档案管理工作模式

**自中国科技信息网。

档案是对人类社会各项活动的忠实记录，随着人类社会全面进入信息时代，档案工作的服务和管理模式也正在并将持续地发生巨大变化。传统的档案形式，其信息和载体是密不可分的统一体，而电子档案的产生尤其是电子签名技术的产生，完全改变了这各传统模式。这种信息记录、传输、发布模式的改变使得人们必须重新审视档案管理的理论、技术和工作模式。

1 档案的收集。

传统的档案收集工作一般发生在一项议案形成决议，一项工程已完成并验收，或某一事项已处理完毕之后，收集到的档案很难反映出很有意义的创意、方法和方案的形成过程。信息化时代以前，虽然人们认识到这种反映过程信息的重要性，但为缺少记录，所以很难都把它们收集到档案中。在信息化时代，这种反映中间过程的信息已比较完整地得到记录，但一般都分散在相关人员的个人计算机中和企业信息系统中，如果档案人员不进人到企业信息系统中去，则也很难收集到此类档案。

无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。档案管理工作者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能，参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加人电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容[3]。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理；此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存人“虚拟库”。

2 档案的保存。

信息化不仅将档案的记录从纸墨刻画形式转变成了肉眼看不见的电子形式，也使信息的记录和传播变得极为方便，致人类社会能够获取和需要面对的信息飞速增长，因而传统的档案保存方式已经不再适用。

传统的档案馆，考虑得最多的是档案库房和档案柜的设置。信息化时代，档案保存的重点考虑内容应该是电子文档的保存。在设计档案馆时，不仅要考虑纸墨刻画形式的档案量及增长速度，更应该考虑电子存储的容量及更新换代的趋势。

现代化的档案馆，应该有能力保存所有格式的电子文档，也应该有能力把所有纸质文档不失真地转化成电子记录，以提高检索能力节，省存储空间。

传统档案管理注重对档案实体的保护，对于电子档案来说，需定期将档案信息从服务器中转储到光盘或磁带上，以作长期备份。面对网络的不安全性，尽管可以采取各种各样的技术和方法来保证网络的安全，但客观地说，任何一个网络都不能确保万无一失，信息丢失或失真现象的发生是难免的，都会对息安全带来严重威胁。如果建立数据的备份，即使信息出现丢失和失真的情形，也能做到有备无患，只要使用备份对原来信息进行恢复，丢失或失真的信息就会重新还回原貌。

3 档案管理模式。

档案从传统形式转变成电子形式后，其保密、借阅、分类和检索也发生了巨大的改变。传统档案一般在案卷上标记保密级别，根据保密级别分别管理。保密的方式主要是对档案实体控制，保证档案实体不被复印、拍摄或窃取。

对于电子档案，密级的管理不是简单标记一个保密级别就能解决问题，而必须有相应的符合国家信息保密规范的信息系统支撑。电子档案信息系统本身应该具备非常高的安全性，对其中保存的档案，必须能按不同密级，不同的类别，区分不同的人群开放可及性。

传统的档案需要办理借阅手和归还手续，对于电子档案来说，正本和复制本毫无区别，任意次的阅读，都不会损害档案的原始性，不会发生一个人把档案借去了这份档案就离馆一段时间的现象。所以，电子档案不需要档案归还的管理。

传统档案管理中，分类和检索是密切相关的，分类立卷主要是为了能更有效地检索档案。电子档案管理中，分类主要是为了更好地利用档案信息，如果仅为了检索，档案可以不借助任何分类。通过计算机，只需要输入与所查档案相关的关键词，即可迅速查出档案文件。

现有档案立卷管理办法，已不再适用于电子档案的管理，我们需要研究出适合不同行业，有利于充分利用档案数据的立卷管理办法，否则，立卷这项工作，纯粹多余。

4 档案利用方式。

档案对人类社会活动的作用，无非是历史记录、证据、参考和知识几个方面，实体档案是如此，电子档案也不例外。然而，在这几种作用的利用方式上，却发生了本质的变化。传统的档案馆，当要提供给人们档案证据时，可以把档案复印一份给索求者，但是复印件和原件毕竟不同，并且可以很容易鉴别，在法律上，还是只有原件才能作为根本的证据。

电子档案则不同，原件和复制本没有两样。没有经过数字签字的电子文件复印件，无法确定真伪。所以电子档案馆必须有一套数字认证系统，其提供的每一份档案，都必须经过提供方私钥和接受方公钥的双重加密，使得其所提供的证据具有不可篡改性，并且只有正确的接受方才能阅读。

与传统相比，电子档案馆提供参考资料就方便多了。传统方式下，档案馆提供复制件给查阅者作为参考，对于有保密要求的档案，查阅者必须在一定期限内把复印件送回档案馆销毁。电子档案的复制比传统档案简单，销毁却完全不一样。

电子档案，无法像传统档案那样确认被销毁，但却可以更容易控制可及性。通过数字认证技术和文件期限设置，可以确保档案复制件只被已授权人阅读，也可以保证档案复制件只能在一定的期内阅读，不存在**销毁问题。

较之传统档案，电子档案最大的优越性体现在对档案的知识利用上。传统档案的信息是分散、无关联的，很难对其中有用信息进行综合分析统计，形成更有作用的知识，以进一步指导社会实践活动。电子档案，如果符合一定的标准格式，能分解成元数据，则可以进行任意范围和层次的分析统计，从中挖掘出更有深层次的规律性的知识[2]。

5 新的工作内容。

5.1 设备故障安全防范网络和计算机设备等硬件系统出现故障造成的危害也是非常大的。其主要可导致数据完全丢失或者系统无法保持原有数据的存贮状态。

这就要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据可用性，可根据自己的工作需要和资金分配进行选择。如果是以保护数据为主要目的，往往采用“冷备份”机制，其优点是比较节约，操作简单，缺点是数据不同步，最新数据有丢失。

如果系统在设计之初就考虑了双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，可以保证业务人员安全地操作系统，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。

5.2 信息加密信息加密的目的是用来防止通信线路上的窃听、泄漏、篡改和破坏，保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开档案信息的非公开性。凡是需要在网络上传输的不宜公开的数据，传输前必须加密。

通过严格限定信息的共享范围来防止档案信息被非授权用户或实体篡改和破坏，保证合法用户。

对信息和资源的使用不会被不正当地拒绝。在多数情况下，信息加密是保证档案信息机密性的有效方法。信息加密过程是由多种多样的加密算法来实施的，通常将其分为常规密码算法和公钥密码算法两大类。

在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中的档案信息的安全。

5.3访问控制访问控制技术是网络环境下档案信息安全防范和保护的主要措施和手段，它的主要任务是保证包括档案信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。具体措施包括：

①入网访问控制。它控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，控制准许用户的访问时间和准许他们在哪个**入网。有了这道关卡，即使是网络合法用户，如果连**都进不去，就谈不上获取相关的文档信息；权限控制。

它控制用户允许访问哪些目录、子目录、文件和其他资源；指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作，如只读、修改、创建、删除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止档案信息的拷贝、篡改和破坏；③防火墙控制。它允许用户对其常用的档案信息库进行适当权利的访问，限制随意删除、修改或拷贝档案信息文件。用以防止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，也可称之为控制进、出两个方向通讯的门槛，既可以阻止对本机构信息资源的非法访问，又可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。

目前的防火墙主要有“包过滤型”和“应用**型”两大类防火墙，分别用于不同的网络层来执行安全控制功能。

5.4 病毒防治网络信息安全主要的敌人就是计算机病毒。现在计算机病毒的传染每两个月增加1 倍。

网络病毒的泛滥对计算机网络系统构成严重的威胁，它以各种形式有选择地破坏档案信息的有效性和完整性。应对措施是采用国家有关主管部门批准的查毒、杀毒软件，密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒、杀毒，并制定严格的防毒制度。

总之，信息化给档案管理工作带来了巨大的变化，必须充分认识到这些变化，才有可能充分应用信息技术，提高档案管理工作的效率和质量，使档案为社会发挥更大的作用。

档案管理工作模式

档案管理工作

档案管理工作规范

档案管理工作体会

其他用户还读了