滁州职业技术学院。
毕业设计 姓名：朱立妹。
学号：20091607109
系部：经济**系。
班级：09 文秘。
课题：档案管理工作。
指导老师：潘申石。
第一部分档案管理工作的背景和目的。
随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。
档案事业是经济社会发展的重要组成部分，是党和国家重要的工作之一。新时期为档案工作提供了无限发展的空间和机遇，同时在发展过程中也遇到了一个个前人没有触及过的挑战和阻力。如何充分利用机遇，突破一个个挑战，夺取档案事业不断向纵深发展，这是摆在我们档案工作者面前的大问题，结合公司、企业的实际需求对其档案管理过程中的各个环节进行叙述，包括档案的收集、整理、保管、利用、检索以及新型档案的存储和保管利用。
关键词：档案管理保管新型档案。
目录。摘要。
第一部分档案管理工作的背景和目的。
第二部分迈出坚实的第一步：做好档案的收集工作。
第一节：档案收集工作概要。
第二节：收集工作中的立卷。
第三节：档案收集的起点—归档。
一、 归档范围。
二、 归档时间。
三、 归档的质量要求及案卷整理。
第三部分走好重要的第二步：档案的整理工作。
第一节：档案整理工作概要。
第二节：档案管理基本工序。
第一道工序——分类。
第二道工序——案卷排列。
第三道工序——案卷目录的编制。
第四部分稳健关键的第三步：档案的保管工作。
第一节：档案保管工作任务。
第二节：档案保管工作的内容。
第三节：档案保管的存档设备。
第四节：档案信息安全。
纸质档案。
缩微品档案。
电子档案。
第五部分跨越艰难的第四步：档案的检索和利用。
第一节：档案检索工具。
第二节：常用检索工具的编制方式。
第三节：档案提供利用的方式方法。
第六部分新型档案的管理。
第1节：电子档案的管理。
第二节：声像档案管理。
第二章迈出坚实的第一步：做好档案的收集工作。
收集是档案工作的第一环节，它的质量直接决定和影响着其他环节的质量。
一、档案收集工作。
说到档案的收集工作，有些人简单地认为是将文件拢拢堆。确实，档案的收集工作就是要将散乱在部门、个人手中的档案集中到档案室，实行统一的管理。但是，人们对“怎么收”、“收什么”的不同理解会造成收集结果的大相径庭。
把有价值的档案都集中保管起来，就可以为开发利用档案资源创造良好的条件。一个档案收集工作的好坏取决于两项重要指标：一是数量充分、质量优化。
所谓的数量充分是指收集的档案要完整齐全，对于收集的档案只归档和接收有保存价值的档案，防止鱼目混珠、泥沙俱下便可达到档案收集工作的质量优化。二是门类齐全、结构合理。将各种门类、各种载体的档案在收集过程中的集中收集保管就称为门类齐全，而结构合理是指收集档案时应有所侧重，要注意收集本企业、本行业的特色档案。
第二节：收集工作中的立卷。
立卷的基础工作。
将本公司在工作中办理完毕的文件材料挑选出有查阅保存价值的部门，按照他们在形成过程中的联系和规律组成案卷，叫文书立卷。文书立卷在文书工作和档案工作中具有重要意义。首先，立卷可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。
文件是在实践活动中一一形成的，每份文件都是独立的，有它自己的特定使命和作用。但是，在同一项工作、同一个问题的处理过程中形成的多种文件又是有着密切联系的。所以，我们不仅仅需要将具有查考价值的全部文件材料一份一份齐全完整的保存下来，而且还需要依据它们之间的联系，有秩序地系统地整理起来。
其次，立卷有利于保护文件的完整与安全。不仅在数量上要保证档案齐全，在质量上保持档案的有机联系，而且要尽可能的维护档案本身不受损坏，避免档案遭有意破坏。
立卷中存在的问题及改善方法。
首先，在某些公司，文书工作和档案工作是由不同的部门和人员分别负责的。文书立卷的工作按照常规主要由文书承办部门负责。但是，在实际工作中，经常出现文书部门和档案部门互相推诿的现象。
文书部门往往是将文件处理完毕之后，就弃而不管了，到一定的时间就会将大量零散的文件交给档案部门，这无形加重了档案部门的工作量。很多档案人员为此怨声载道，大呼“这不是我的工作”，最后虽说是不得不接手，却也是心不甘情不愿，工作质量大打折扣。
其次，有些公司的文书工作和档案工作是由一个人兼任的，平时工作量比较大，加之有些人本身就有拖拖拉拉的个性，显得不是那么紧急的文件就被一拖再拖，最终还是会导致档案工作出现弊端。针对以上的问题，我的建议是坚持推行文书部门或业务部门立归档的制度，同时档案部门要积极主动的协助立卷部门做好工作，提高案卷质量和工作效率，防止各部门立卷归档文件的重复和遗漏。
科学的立卷方法和组卷。
文件的联系是多方面的，不同的文件具有相同的特征，都可以看做文件之间的相互联系。把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，就是按文件的特征立卷，是一种比较科学的方法。主要的科学立卷方法由按问题特征立卷、按时间特征立卷、按名称特征立卷、按作者特征立卷、按通讯者特征立卷、按地区特征立卷。
由于各个企业业务工作都有所不同，所形成与使用的文件在数量、成分和内容上都各有不同。因此不会有一个万灵的公式或机械的固定方法供每个企业套用。不过，万变不离其宗，可以根据本企业的实际情况，灵活运用各个特征立卷，适当地分别不同保存价值组卷，以便日后查找。
第三节：档案收集的起点—归档。
归档就是指文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按规定的时间移交给档案室集中保管。文书在归档的过程中需要注意的是它的归档范围、归档时间以及案卷的整理。
一、 归档范围。
文书整理归档的范围概括来说，包含了本机关（单位）在工作活动中形成和使用，反映本机关工作活动，具有查考价值的文件及其它相关材料。在文书整理归档范围的确定上必须做到明确，以避免归档文书的遗漏和不必要的重复。文书整理归档的重点应该以本机单位直接产生的文书为主，着重保存记载反应本单位主要职能的，具有重要和长远查考价值的文书。
应该归档的文件材料如下表表示：
不具有查考价值的文件不需要归档，并于年底可按制度销毁。在所产生的文件中，不需要归档的文件材料如下表显示：
二、 归档时间。
按《机关档案工作条例》规定，一般文书的规定时间为文书部门或业务部门应在第二年的上半年向档案部门移交全部案盒档案，交接双方据移交目录清点核对。对一些专门性的文件、特殊载体的文件、机密性强的文件或驻地比较分散的机关文件及形成规律特殊的个别业务单位文件，根据实际情况商定适当的规定时间。对有些单位文书处理和档案工作由一人兼管的，就不需要专门规定规定时间，只要把文档收集齐全并整理立卷就算归档了。
三、 归档的质量要求及案卷整理。
文书工作人员在对文书材料整理归档时应注意保持归档文件之间的有机联系；保证文书材料的完整、齐全、没有缺漏页、被损坏的现象；严格、准确的界定文书材料的保管期限，一般情况下，档案保管期限分为永久和定期，定期又分为长期30年和短期10年；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护的要求。
在日常工作中，由文书部门对需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。当一年工作终了，还必须在平时归卷的基础上做进一步的整理与编排。案卷整理编目工作一般要求在年终和次年年初分别做好，主要包括：
一）、调整立卷。
调整立卷中需要注意四点：第一，检查卷内文件是否齐整，有无尚未办理完毕的或重份的文件；第二，检查卷内文件运用立卷特征是否妥当，有无文件归档不统。
一、相互混淆重复或拆散文件联系的情况；第三，检查卷内文件的保存价值是否相差悬殊；第四，检查卷内文件数量是否酌情适当，一个案卷一般200页左右为宜，一般不少于40页。
二）、拟写案卷标题。
拟写案卷标题要使其基本结构力求完整、合乎语法、标点正确，文字上要求简练通顺、概括准确。
三）、卷内文件的排列、编号。
文件的排列可按时间、地区、作者、通讯者、名称、人名的姓氏笔画的顺序等。可灵活选用一种或多种结合进行排列。文件系统排列后，应用阿拉伯数字编写张号，编号时注意编号的位置，即一卷之内应当统一。
四）、填写卷内目录与备考表。
卷内目录位于一卷文件的最前页，用以介绍卷内文件的内容，便于查阅。主要由顺序号、作者、发文号、文件标题、文件日期、所在张号和备注。备考表位于全卷文件最后，用以保护文件，说明卷内文件情况，便于保管人员利用的。
备考表样式如下图：
五）、填写案卷封皮与装订。
案卷的封皮应用牢固耐拆的厚纸印刷，用毛笔正楷填写，一边长期保存。文件在装订时需注意的是：去点文件上的金属钉、针，以防年久生锈损坏文件；逐页检查文件，保证卷内文件完整、大小统一；装订时用麻绳，注意不要有倒置、脱落的张页；不便于装订的要用案盒，卷袋保管。
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