采购是企业物资**部门按已确定的物资**计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。
一、 采购系统主要功能。
采购是企业物资**部门按已确定的物资**计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。
1、采购订货。
a采购订单：可以由采购计划确定**商后，产生采购订单，也可以直接编制采购订单。经供货单位审核确认后的订单，可以生成入库单和采购发票。
b订单执行统计表：可以查询某张采购订单或某业务员、某**商或某货物的订单的到货入库和货款支付详细情况。可以查询各种外币采购业务的订单详细执**况。
c采购订货统计表：可以查询某业务员、某**商或某货物的订单的到货入库和货款支付汇总信息。
d**商催货函：对拖期没有按时到货的供货单位，能及时向**商发出催货函。
2、采购业务。
a采购入库：可以根据采购订单和实际到货数量入库填制入库单，可以根据采购发票填制入库单。可以暂估入库，支持退货负入库和冲单负入库，并可处理采购期初退货。
b受托代销商品入库：可以处理商业企业接受代销单位的货物，并填制受托代销入库单，录入暂估金额。
c采购发票：能对取得供货单位开具的发票进行处理。采购发票分为增值税专用发票、普通发票、运费发票、其它票据等。
发票可以根据入库单产生，受托代销业务的发票可以由采购结算单产生。可以处理负数发票。可以进行现付款结算。
d采购结算：采购结算是针对非受托代销采购业务的入库单，根据发票确认其采购入库成本。采购结算可以由计算机自动结算也可以由人工进行结算，对费用票系统提供功能更强大更灵活的单独结算。
e费用分配：工业企业可以将采购发票的费用或费用发票的金额按入库数量或入库金额分摊到入库成本中。
f受托代销结算（商业）：受托代销结算是商业企业销售完委托代销单位的货物后，与供货单位办理付款结算的一种手续。结算时要开具代销商品结算单，交给委托代销单位。
3、采购帐表。
a货到票未到统计表：可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件统计货到已入库但发票未收到的情况。
b货到票未到明细表：可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件查询货到已入库但发票未收到的情况。
c票到货未到统计表：在可以查询某段日期内，某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况。
d票到货未到明细表：在可以查询某段日期内，某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况。
e费用明细表：费用明细表是对采购发票分已结算、未结算，按发票日期、发票号、费用名称逐条记录详细列表的明细表。
f结算统计表：结算统计表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货统计的汇总表。
g结算明细表：结算明细表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。
h存货采购余额一览表：采购存货一览表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称分类汇总记载的统计表。
i存货采购明细表：采购存货明细表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称明细记载的表。
j采购综合统计表：采购综合统计表是分别按供货单位或按地区，按采购部门、业务员，按货物大类、货物分列汇总的统计表。该表分为：
供货单位采购统计表、地区采购统计表、采购部门采购统计表、业务员采购统计表、存货采购统计表，反映采购业务活动中的定货、到货入库，收票、付款情况。
4、采购分析。
a采购成本分析：根据发票，对某段日期范围内的存货与参考成本、计划价进行**对比分析。
b**商**对比分析：根据发票，对某种货物各供货单位实际供货**进行对比分析。
c采购资金比重分析：根据采购发票，按**商、业务员、地区、存货大类、采购类型进行某段时期内各种货物占用采购资金比重分析。
d采购类型结构分析：根据发票，对某段时期内各种采购类型的业务比重进行分析。
e采购货龄分析：对已入库未结算的存货，分析到目前为止它们各自的货龄。
二、 采购系统具体操作。
1、分类体系。
在使用本系统之前应做好启用帐套的准备工作，按需要将存货、**商、地区分类设全。
2、建立档案。
按需要建立部门档案、职员档案、**商档案、存货档案、仓库档案、收发类别。
3、系统初始。
1）期初暂估入库是将启用采购管理系统前没有取得供货单位采购发票，不能进行采购结算的入库单输入进系统，以便取得发票后进行采购结算。
期初暂估入库数据在【业务】/【采购入库】/【入库单】功能中输入。
注意：如果已先启用了存货核算系统，并且已做存货核算【月末结账】后，那么采购管理系统不能处理期初暂估入库单。否则不能运行采购管理。
如果存货核算系统只是先做了【期初记账】，那么可取消存货核算系统的【期初记账】再做采购管理的【期初记账】。
2）期初在途存货是将启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，货物没有入库，不能进行采购结算的发票输入进系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。
期初在途存货数据在【业务】/【采购发票】/【专用发票】或【普通发票】功能中输入。
注意：期初在途货物数据支持负数退货数据录入。
3）期初受托代销商品是商品流通企业将启用采购管理系统前没有与供货单位结算完的受托代销商品数据输入进系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。
期初受托代销在【业务】/【采购入库】/【受托代销入库单】功能中输入。
4）期初记账是将采购期初数据记入有关采购账、代销商品采购账中。期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。
期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。
操作步骤】1. 用鼠标单击【设置】下的【期初记账】或按下[alt]+s键，用光标移动键↓选择【期初记账】，即可进入期初记账处理功能。
2. 用鼠标选择〖期初记账〗，对期初数据进行记账；用鼠标选择〖取消期初记账〗，则对期初记账数据设置为未期初记账状态。
注意：a没有期初数据时，也可以期初记账，以便于输入日常采购单据数据。
b已做【月末结账】处理后，不能取消期初记账，除非取各月的【月末结账】。
c如果已先启用了存货核算系统，并且已做存货核算【月末结账】后，那么采购管理系统不能处理期初暂估入库单。否则不能运行采购管理。如果存货核算系统只是先做了【期初记账】，那么可取消存货核算系统的【期初记账】再做采购管理的【期初记账】。
4、日常操作。
1）采购订单是企业与**商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、**、运费等。
操作流程】1. 当有《采购计划系统》时，可以根据采购计划制定采购订单；
2. 待供货单位确认后，修改并审核订单；
3. 货物到达企业后，填制入库单，并在入库单上注明订单号；
4. 对于已执行完成的订单和不能执行完成的订单，可以人工关闭订单；
5. 查询订单的到货执**况；
6. 查询订单各存货的到货执**况；
7. 对于拖期的订单，向供货单位发出催货函。
2）采购入库是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：入库单、退货单；按业务类型划分为：
普通业务入库单、受托代销入库单（商业）。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。
在实际工作中，用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。
操作流程】1. 填制采购入库单。
a如果采购入库货物是根据采购订单产生，那么可以用复制原采购订单方法填制入库单；
b如果采购发票先收到并且已输入计算机，那么入库单可以用复制原采购发票的方法填制；
c如果本次入库的货物以前已有相同的入库单，那么可以用复制以前入库单的方法填制。
2. 如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。
3. 交给采购结算会计进行结算处理。或者在采购入库单生成发票并直接结算。
4. 查询各入库单的实际入库成本。
注意：a凡是审核过的入库单本系统不能再修改。因此审核必须认真仔细。如果没有启用库存管理系统，并且企业管理不要求严格，那就可以不审核入库单。
b采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。
3）采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。
采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票（包含：普通、农收、废收、其他收据）、运费发票；按业务性质分为：兰字发票、红字发票。
操作流程】1. 输入采购发票。
a如果采购发票有对应的采购订单，那么可以用复制原采购订单方法输入发票；
b如果采购入库单先填制并且已输入计算机，那么发票可以用复制原采购入库单的方法输入；
c如果本张发票与以前已有某张发票相同，那么可以用复制以前发票的方法输入。
2. 如果管理需要的话，通知审核人员对输入的发票进行审核确认。或者经主管领导签字准予报销的发票做审核确认。审核过的发票不能修改、作废。
3. 交给采购结算会计进行结算报销处理。
提醒：a根据采购入库单，可批量地生成采购发票，并自动结算。
b采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。
4）采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。
采购结算是针对“一般采购”业务类型的入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，另外考虑费用折扣结算的特殊性，专设费用折扣票单独结算功能；从单据处理上分为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数发票结，费用折扣发票与入库单结，费用折扣票与存货结等方式。
采购管理教案培训
课程名称。授课教师。课程所属系 部。采购概述。教学目的与要求 理解采购的概念和相关概念的区别，传统采购管理与现代采购管理理念和方法的主要区别。掌握采购的基本原则和程序，了解采购的任务 采购的分类以及采购学的研究对象与方法。授课时数 2学时。教学重点和难点 本讲重点是采购工作的程序和原则 管理采购的重...
采购管理采购人员培训
采购人员培训资料。第一章采购人员的标准。一 才能方面 1 价值分析能力。采购人员必须具有 成本价值 观念，精打细算，随时将投入与产出加以比较 此外，采购人员还必须能够对 单的内容逐项进行剖析 评判。2 能力。采购人员应能够依据各种资料，研究 判断资源是否充裕 从物品原材料 的涨跌，能够推断采购成本受...
采购培训 成本管理
采购培训之二 成本管理。前言 作好成本管理要从成本分析作起，成本分析需要运用经验，产品知识和综合判断能力对实际或是预期的成本包括原物料成本 人工成本 加工费 管理成本等加以估计。成本按其不同产生和存在形式可分成固定成本 可变成本 半变动成本 直接成本 间接成本和总成本。成本分析基本原理 无论是采购成...