（一）行文规则。
1. 遵守行文规则的客观必要性。
行文规则是国家有关部门为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，而制定的控制行文数量、行文方向和行文方式的规定。
遵守行文规则的客观必要性在于：
1）加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确、传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；
2）使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；
3）精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。
2. 行文规则的基本内容。
1）根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被领导的隶属关系；同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指导与被指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；非同一系统的任何机关之间均属不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。
2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级行文。
为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。
因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
3）正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。
除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。
选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关，受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列情况则不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。
4）坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请示、批准。
党政机关应尽量减少联合行文。
5）联合行文时，作者应是“同级机关”。因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级**之间、**各部门之间、上级**部门与下一级**之间可以联合行文；**及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；**部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
6）行文前必须对有关问题协商一致。为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
7）严格控制公文数量，简化行文手续。机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。
除此，还应简化行文手续，为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
二）公文稿本。
公文的稿本是指同一公文的不同稿次及不同文本。公文的稿次有草稿、定稿。公文的文本有正本、副本、存本、试行本、暂行本和不同文字的文本。
稿次是在公文制作过程中形成的。稿次不同，内容常有不同。文本中的正本、副本、存本和不同文字的文本是根据同一公文的不同用途来区分的，但内容相同。
文本中的试行本、暂行本是对公文性质的一种限定方式，即限定其为试行或暂行。另外，还有修订本，也是规范性公文的一种特殊形式。
1. 草稿。
草稿又称未定稿，是公文定稿之前所有稿次的统称。除个别内容特别简单的公文外，一般公文在制作过程中很少有一次完成的。为了使公文内容不断完善，往往要对文稿进行反复的修改、补充，形成一次或多次草稿。
有些内容复杂的重要公文往往要形成几次、十几次甚至几十次草稿。这些草稿根据其先后顺序及在形成过程中的具体作用又被称为初稿、二稿、三稿……或修改稿、修正稿、草案、修正草案、讨论稿、征求意见稿等。
草稿虽不是正式公文，但它可以为正式公文的产生提供一个不断修改、不断完善的基础。同时，草稿还可以忠实地记录公文的形成过程及公文作者的思想变化过程，从而为后人的查考和研究提供珍贵的第一手资料。
2. 定稿。
定稿，有时又叫原稿、底稿。当草稿经过审核，由机关领导人签发或经有关会议讨论通过后即成为定稿。定稿是制发正式公文的标准依据。
只有一次草稿的公文，其草稿经审核签发后即成为定稿。有多次草稿的公文，一般最后一次草稿经讨论通过或审核签发后成为定稿。
定稿的作用十分重要。它不仅是印制正式公文的依据，而且是以后查考、核实公文真实性的凭证。在日后的查考利用中，定稿的作用大于正式公文。
因此，对定稿应妥善保存。尤其是一些重要公文的定稿，一定要与正式公文的存本一起保存，并立卷归档。如果依据定稿制发的公文需要修订时，不能直接改动已发公文的定稿，而应另拟草稿。
3. 正本。
正本即正式发出生效的公文。它是根据定稿印制或缮写，供向外发出的文本。正本具有标准的格式，是收文机关据以办理的依据。在工作中直接发挥作用的是正本公文。
4. 副本。
副本又称抄本，它的内容与正本完全一致。副本原来是指根据正本另行复制的文本。现在由于印刷技术的发达，副本的形式一般也与正本完全一致，都是随正本一道印刷的。
副本的作用主要是供有关部门和人员传阅、交流、参考或备查，以加快公文处理速度。
5. 存本。
存本是发文机关留存的与正本内容和形式完全一致的公文文本。存本应与定稿及有查考价值的草稿一起保存，并立卷归档，以备日后查考利用。
6. 试行本。
有待于接受实践检验后再行修改的文本叫试行本。试行本主要用于一些法规性公文，如条例、办法、规定和规则等。当对某些问题做出正式规定的条件尚未成熟，需要试探性、试验性地做一些规定时，往往以“试行本”的形式发布公文。
所以，试行本的作用不同于同一公文的正本、副本、存本、草稿和定稿等稿本，试行本是对公文性质的一种限定（限定其为试行）方式。试行本也有自己的草稿、定稿、副本和存本等。
试行本在试行期间是具有法定效力的正本，应当认真执行。但试行本的试行期不宜过长，在试行期间应不断总结试行过程中的经验教训，并积极着手对其进行修订。经过修订后的文本一旦生效，试行本即作废。
7. 暂行本。
暂行本的性质与试行本相似，是暂时施行的文本。当对某些问题不宜做出正式规定但又必须有所规定时，往往以“暂行”的方式来发布公文。暂行本在暂行期间与正式公文一样有效，应当认真执行。
暂行本的暂行期往往比试行本的试行期长一些，有的长达几年、十几年。但也不能一味地依靠暂行本来推动工作，当暂行公文发出后也应积极着手制定正式的、非暂行的公文。“暂行”的标注方式与试行本相同。
8. 不同文字的文本。
有些公文的作者和适用范围涉及使用不同语言文字的民族、地区或国家，往往要同时用两种或多种文字撰写、印制，从而形成不同文字的文本，如汉文本、蒙文本、中文本、英文本和日文本等。两种以上文字的文本，同是正本，同时有效。
二、公文写作要则。
一）公文写作的基本要求。
公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统。
一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，还必须遵循下列一些基本要求：
1. 符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。
2. 实事求是、讲求实效。
3. 主题明确、结构完整、格式规范。
4. 用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。
二）公文写作的语言运用。
1. 公文的语言特点。
语言是公文的基本要素，特殊的应用领域与应用目的使公文的语言具有一定的特点。了解这些特点，有助于使公文更有效地“表之于外，达及他人”。公文语言的主要特点就是：
庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文词语的特点主要有：大都为规范化的书面词语，排斥使用一般的口语词、方言词、土俗俚语，禁绝使用生造的词语等；词语需有确切的含义，除非不可避免或特殊需要，一般不使用含义不确切的词语；在音节方面，公文词语以双音节词为主，单音节词、多音节词的使用频率比其他文章稍高；有一部分词形确定、含义精确特定的公文专用词语；介宾词组、联合词组、“的”字词组的使用频率较高。
公文语句的特点主要有：含义完整确切，在文中具有较强的独立性，关键性文句脱离上下文之后仍不生歧义，不易被歧解或曲解；起铺垫、过渡作用的语句少且简短，以利直接而精当地表意；一般都有专门表达公文主题的主题句，使主题鲜明显露；陈述句多，祈使句次之，疑问句、感叹句再次之；有较多带限定修饰成分的单句，其中含复杂主语或宾语的单句比一般文章为多；泛指性无主句较多；判断句中，“是……的……”形式有较高的使用频率，常用于表达作者对陈述对象的见解、态度和解释；单句多而复句较少，比较有利于受文者的全面理解和准确执行。
公文表达的特点主要有：在表达方式的运用方面兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式，不同文种各有侧重；直接表意不渲染、不婉曲，以保证受文者直接快捷地获取有用的认识；只表述对解决现实具体事务有价值的事与理，以保证公文具有现实针对性；对现实的反映追求从本质、总体到现象、细节的全面真实，决不作任何虚构；较强的程式化、规范性，即对同类对象所使用的表述手法、式样甚至语句都相对固定并形成一定的规范；所使用的符号系统统一通用，如我国当代公文就统一使用通用性强的现代汉语的书面形式作为符号系统。
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