实用技巧三例

第23卷第2期唐山师范学院学报2023年3月vol. 23 no.2journal of tangshan teachers collegemar. 2001

word实用技巧三例。

杜瑞庆。唐山师范学院计算机教研室，河北唐山063000)

摘要：介绍了word应用程序的三个应用技巧：减少文档的存储空间、给文档加书签、多文件连接。关键词：软件；文档；文件；书签；剪贴板；复制；字节；宏；运行。

中图分类号：tp391.12文献标识码：c文章编号：1009-9115（2001）02-0072-02

word97是常用的一种办公软件，它是一种易学易用、具有**混排与“所见即所得”特点的优秀文字处理软件。但多数人却对其中的多数功能知之甚少，使用中的效率也相当低。鉴于此，笔者整理了一些word97的实用技巧，希望能对大家的学习和工作有所帮助。

技巧1：给文档“**”word97有一个“怪”现象：对文档进行修改后，文件可能变大；甚至有时删除文档的部分内容后，文件也变大了。

这是因为：相同内容的文档可能会因编辑的条件不同而按不同的字节数存储，而新建文件的第一次存盘则占用字节数最少。

为了节省存储空间，给文档“**”，我们就要从“第一次存盘所占字节数最少”入手来制定对策。有下面几种方法：

1首先建立一个新的空文档，然后插入要编辑的文档，再存盘退出，此时文档的字节数最少。

2在编辑完一个文件后，选择“文件”菜单下的“另存为”并换名存储，存储后的文件也总是最小字节数；

3编辑完一个文件后，选择“文件”菜单下的“另存为”，不改变文件名，存储后的文件也是最小字节数。这是word97把另存的文件都看作是新建后第一次存盘的文件的缘故。

因此，为了使word97文档所占存储空间最少，应用“另存为”选项保存最终文件。

技巧2：给文档加上一个书签。

上网时，当你找到一个令你流连忘返的**，但又没有时间看完时，你肯定会想到把**加入书签，而不是傻乎乎地把地址记在一张纸上或笔记本上。不过在较长的word文档中，如果你想要经常游览某一段文档进行复制或编辑，你是否想到用书签？其实我们可以给这些常去的**上的文档加上书签，这样访问时就很方便快捷了。

方法如下：

1选择文档的开头或全部；

2选择“插入”下的“书签”命令；3书签对话框中填上书签名；4单击“添加”完成标签制作。

当你需要用到标签的时候，用同样的方法打开“书签”对话框，然后在你的书签名上双击，就能直接进入你想去的地方。

技巧3：多文件连接。

编辑一篇长文章，可由不同人在不同的微机上分工编辑，最后连接成长文件，可采取如下几种方法：

1仅利用剪贴板。

在word中打开多个文件，利用windows提供的剪贴板作中介，复制到同一文件中。

2“插入”法。

用插入域进行连接。先新建一个文件，在“插入”菜单中选择“域”命令，系统弹出一个域对话框，在分类列中选“链接和引用”，在域名项列中选“include text”，在域**中输入要插入的文件名，按“确定”，一个文件即被插入成功。

其他的文件也可按上述方法插入在新建文件中。需要注意的是，上两种方法存在以下的弊病：（1）存盘后文件占用硬件空间多。

收稿日期：2000-03-30

作者简介：杜瑞庆（1974-），男，河北赞皇人，唐山师范学院计算机教研室助教。- 72 -

杜瑞庆：word实用技巧三例。

2）在方法1中，文件越大，受计算机速度影响越大，响应较慢，且编辑时移动也较困难。

3）在方法2中，当原文件修改后，必须对**域进行更新。

4）域**修改或出错时，word本身提供的工具修改较难，这样就必须按插入域的办法重新操作。特别在windows95下，文件名可能很长，出错的概率增大。

3**：用录制宏的办法。

首先建立一个新的空文档，选择“工具”菜单中的“宏”项，按“录制”按钮，输入录制宏名“tang”，按“确定”，屏幕上出现一个停止／暂停按钮，至此，录制工作就已开始。按插入域办法插入一个文件名后，按录制宏停止按钮，插入一个文件的宏就已生成。下面进行如下操作：

1）编辑宏。在“工具”菜单中选择“宏”，再选择其下面的“宏”命令，系统弹出一对话框，选取“tang”宏，按“编辑”按钮，程序显示如下：

sub tang()’tang macro

range,type:=wdfieldempty, text:=_

includetext””tsszwl”””preserveformatting:=true

end subendsub

多次拷贝行，使其与要连接的文件数目相同，把文件名改成需要的文件名即可。

2）运行宏。首先生成一个新文件，在“工具”菜单中选择“宏”，再选择其下面的“宏”命令，系统弹出对话框，选取“tang”宏，按“运行”按钮。宏命令运行后，所有的文件全部生成在新文件中。

上述方法生成新文件时输入后不用存盘，节省磁盘存储空间，需要连接时运行宏即可。运行宏生成的新文件永远是要连接文件的最新版本，如某文件不需要或要增加新文件，简单地编辑宏即可完成。

three examples about word using skill

du rui-qing

computer teaching and research section of tangshan teachers college, hebei tangshan 063000)

abstract:,andalsorecommendshowtoreducedocument'smemory space, add bookmark to documents and connect more documents.

key words:document; bookmark; clipboard; copy; bite; macro

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