李永刚。
2023年5月。
前言。我们日常统计工作常常要进行数据整理、数据查询、数据汇总等数据处理工作，常用的工作平台有access、vfp、sql等，但绝大多数工作完全可以在excel中实现，它们的核心是相通的。可以说精通了excel完全可以应对我们日常的小型数据处理工作。
网络科组织的数据处理培训包括excel、access、vfp、sql、cognos等几部分，由简单到复杂。今天我们讲简单的excel，基础操作大家天天用，就不再讲解。我们从excel高级应用开始进行我们的培训。
第一部分使用数据库。
第一章建立excel数据库。
主要内容：数据库简介。
在excel下建立数据库。
使用数据库表单添加、定位和删除数据。
保证数据完整性。
一、数据库简介。
数据库就是一些数据按照有意义的方式集合在一起。
1．数据库组成。
excel数据库中的信息按**的方式存放。**是独有记录的集合，通常按分类排序。而**由字段组成，字段与列相对应。
数据库的第一行存放的是不同的字段，而其它行则是不同记录，行列交叉的单元格则是具体的数据。
2．数据库的类型。
数据库的类型主要有两类：平面数据库和关系数据库。
a平面数据库是两维数据库，其中用列表示字段，用行表示记录。它的优势是简单，易建易懂，不需专门的知识，适用简单的列表，例如，**表或通信表。它的缺点是维护难，存储效率不高，并且不能处理复杂的问题。
b关系数据库可以将多个表中的数据通过关键字（或称关键字段）联系起来，构成了复杂的关系模型。它的优点是可以处理复杂的问题，而且存储效率比较高。关系数据库仅可由数据库应用程序（如microsoft access）来创建。
关系数据的模型是树型结构，不允许环型结构。
3．excel数据库的特点。
excel仅能创建平面数据库，它的优点：具有扩展分析功能，不需要专门数据库知识，适合一般用户的使用，因此它的分布比较广。它的缺点：
没有数据完整性保护，安全性差，对并行使用的支持有限，规模小：excel理论上最多256列（字段），65535行（记录），它是无法处理人口普查那样的大型数据库，即使在有效范围内，在处理大型数据库时，不但受计算机性能的影响，而且也极为不方便。
二、在excel建立数据库。
建立excel数据库比较简单，在某行上各个单元格输入不同的字段名称，并在字段行（标头行）下输入具体的数据即可。
添加记录，记录定位，删除记录，插入记录的方法按平常的操作即可。也可通过记录单进行操作(用tab键进行换行）
注意：1）excel数据库必须是一个方形，从字段行开始，数据库中不能有空行，也不能有空列，因为excel通过空行或空列来判断数据库的边界。为了帮助excel检测字段行，字段行的格式应不同于数据行。
2）建立数据库时最好空出至少前5行，这样对excel的高级操作有好处。
三、保持数据完整性。
数据表建立好后一定要保证数据体的完整性。如果不完整就要调整直到完整为止。例如：
“兴丰”和“兴丰街道办事处”为同一数据体，但在分类汇总时会把它作为两个条件，此时就要进行数据完整性的维护了。方法是选择“兴丰街道办事处”单元格，右键，“从下拉列表中选择”，选择“兴丰”，这样就把“兴丰街道办事处”变成了“兴丰”
第二章高级数据库管理技术。
主要内容：简单排序。
使用自定义序列排序。
创建复杂的排序组合。
使用excel的自动筛选。
使用条件区域。
使用高级筛选。
使用excel的数据库函数。
一、高级排序。
要掌握排序技巧，必须先弄懂排序原则。我们以升序为例讲一下排序原则：
数字型字段：由小到大。1，2，3……
文本型字段（即字符型字段）：1、文本型数字：先第一个数字由小到大，然后第二，第三个，依次类推，例如“2”比“10”大；2、英文：
先第一字母由a-z,再由a-z，然后第二字母，第三字母，依次类推；3、汉字：所有的汉字拼音字母，先第一字母由a-y,然后第二字母，第三字母，依次类推（默认情况下是按字母进行排序，当然也可以设置为按笔画进行排序）。
1． 简单排序。
简单的排序最多可以按三个关键字以不同的方式进行排序。但这常常不能满足我日常一些特殊的要求，这就需要一些高级操作了。
2．通过“自定义序列”进行排序。
例如各镇名称在排序时是按字母先后进行排序，但我们常常是按“行政区划码”进行排序，如果有没有该字段该怎么办？方法是通过自定义序列来达到我们的排序要求。
工具－＞选项－＞自定义序列－＞在输入序列框中输入内容，每一个内容都要回车－＞添加－＞确定。
注意：自定义排序次序功能只能使用一个自定义列表，并且必须用于主排序字段。
3.创建复杂的排序组合。
如果要用多重自定义排序，必须要再做些工作。
创建辅助列。
在紧邻数据库最右侧建立辅助列。
输入公式，=match(c12,$j$12:$j$17,0)，该公式能将给定字段按指定的样式转换成一个数值，并将公式向下填充。
match(a,b,c)函数的含义：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置，它的结果是数值。a 为需要在 b中查找的数据，即查找什么，它可以为数值（数字、文本或逻辑值）或对数字、文本或逻辑值的单元格引用。
b可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，它可以为数组或数组引用即到哪儿查找。c为数字 或 1，它指明 microsoft excel 如何在 b 中查找a即查找方式，如果为1，函数 match 查找小于或等于 a 的最大数值，b必须按升序排列；如果为0，函数 match 查找等于 a 的第一个数值，b可以按任何顺序排列；如果为-1，函数 match 查找大于或等于 a 的最小数值。b 必须按降序排列；如果省略c，则假设为 1。
如果要排序的话，选择数据－＞排序－＞在主关系字“机构类型排序”－＞在次关键字选“行业排序”－＞确定，查看结果。
注意：如果b为单元区域的话，则对b的引用必须是绝对引用，而不能是相对引用。b区域必须是连续的。
二、高级筛选。
1．自定义自动筛选。
它只能按一个字段的两个条件进行筛选。
它有12种条件可以使用：等于，不等于，大于，大于或等于，小于，小于或等于，开始于，不开始于，结束于，不结束于，含有，不含有（前6种对文本或数字进行操作，后6种仅对文本进行操作。
2．使用高级筛选。
进行更为复杂的筛选，需要使用高级筛选功能。在高级筛选中引入了条件区域的新概念。
条件区域：它是工作表上特定的区域，规定了筛选的查找条件。它通常由两个主要部分组成。
第一部分是条件标记行，这些标记应该映射数据库字段标记。第二部分是一行或多行的比较条件。这些比较条件由选项条件运算符和比较值组成。
a设置比较条件：
excel在筛选时不区分大小写，在一行上比较条件是与（and）的关系，在多行上比较条件是或（or）的关系。计算顺序为“z”字型，而非“n”型。（演示筛选过程）
b使用计算条件：
计算公式也可以用作筛选条件。要做到这一点，必须将括号中的条件运算符与要使用的公式组合在一起，条件运算符与公式间需要用连字符“＆”级连在一起。例：
="**erage(e12:e36)，就是筛选利润不小于平均利润的记录。（演示筛选过程）
c两个字段进行比较。
通过一定的条件筛选出自己所需结果。
例如一般情况下利润小于产值，但时有时由于不小心或误操作而使利润大于或等于了产值，如何才能将这些记录挑选出来呢？
第一步：建立一个“假”条件，以保持这类筛选条件。在b2单元格输入“利润不小于产值？”，这个假字段名称是什么无所谓。
第二步在b3中输入公式=(f12>=e12) ，公式必须计算出true或fals，在此我们关心的不是计算结果是“真”，还是“假”，而是计算公式是否正确，因为筛选是按计算公式进行的。
第三步选择数据－＞筛选－＞高级筛选－＞输入列表区域或条件区域－＞确定。同样通过c2：c3区域可筛选出产值大于利润的数据。
d规定筛选结果包含的字段。
如果有一个大型一个数据表，对观察数据是很不利的，此时可以通过条件区域来限制记录数，同样也可通过提出区域来限定字段数。第一步将显示的字段复制到某行上（因为字段名完全一致，所以使用复制的方式），第二步选中数据表某单元格－＞选择数据－＞高级筛选－＞将方式改为“将结果复制到其它位置－＞选择数据区域（$a$11:$h$36）－＞条件区域（sheet2!
$b$2:$b$3）－＞提出区域（复制到：$b$40:
$e$40）,第三步确定。这样就把利润大于产值的记录就筛选出来了。
利用上述方式可以将筛选结果存放到另一个工作表中。将要选定的字段复制到表3，选中表3的提出区域（至少两行，2007仅选择字段一行即可），在表3中点击数据－＞高级筛选（此时由于找不到数据区域会报错，确定即可），选择数据区域（sheet2!$a$11:
$h$36），条件区域（sheet2!$c$2:$c$3），提出区域（复制到：
$b$15:$e$15）。这样就把利润小于产值的记录筛选出来了。
3．模拟运算。
模拟运算与宏极为相似。首先是我们根据公式计算某变量情况下的一个结果，然后让计算机根据公式模拟我们的计算过程计算出各个变量的结果，并将结果回填到数据表中。
excel2003可以创建单变量模拟运算和双变量模拟运算。单变量模拟运算又分行变量模拟运算和列模拟运算。excel2003最多只能进行2个变量的模拟运算，而excel2007则可以通过方案进行多变量模拟运算。
a创建单变量模拟运算表。
单变量模拟运算表的结构特点是，其输入数值被排列在一列中（列引用）或一行中（行引用）。单变量模拟运算表中使用的公式必须引用输入单元格。
在一列或一行中，键入要替换工作表上的输入单元格的数值序列。
a.列引用：如果输入数值被排成一列，请在第一个数值的上一行且处于数值列右侧的单元格中，键入所需的公式。在同一行中，在第一个公式的右边，分别键入其它公式。
b.行引用：如果输入数值被排成一行，请在第一个数值左边一列且处于数值行下方的单元格内，键入所需的公式。在同一列中，在第一个公式的下方，分别键入其它公式。
选定包含公式和需要被替换的数值的单元格区域。
在“数据”菜单中，单击“模拟运算表”命令。如果模拟运算表是列方向的，请在“输入引用列的单元格”编辑框中，为输入单元格键入引用（此时要输入成为变量的单元格引用）。 如果模拟运算表是行方向的，请在“输入引用行的单元格”编辑框中，为输入单元格键入引用。
b创建双变量模拟运算表。
双变量模拟运算表中的两组输入数值使用同一个公式。这个公式必须引用两个不同的输入单元格。
在工作表的某个单元格内，输入所需的引用两个输入单元格的公式。
在公式下面同一列中键入一组输入数值，在公式右边同一行中键入第二组输入数值。
选定包含公式以及数值行和列的单元格区域。
在“数据”菜单中，单击“模拟运算表”命令。
在“输入引用行的单元格”编辑框中，输入要由行数值替换的输入单元格的引用。
在“输入引用列的单元格”编辑框中，输入要由列数值替换的输入单元格的引用。
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