基础类初级秘书任职资格标准。
试行）为使秘书工作有章可循，提高工作效率，并不断向新的目标努力，特制定本标准。
注：带﹡号的项目为非基础类初级秘书非必备技能。
一、基本条件。
1、素质要求。
1) 敬业精神：在期限内准确保质完成工作。
2) 服务精神：满足内外客户的工作需求。
3) 严细认真：工作条理性强，认真细致，能发现并避免错误。
4) 团队精神：支持团队决定，与团队成员分享相关信息，在必要时提供帮助。
5) 沟通能力：能够理解他人表露的外在情感或明显内容，能表达自己看法或者意见。
6) 逻辑思维：发现问题基本关系，根据重要性分出任务轻重缓急。
7) 保守秘密：严格遵守保密制度并督促他人遵守保密制度。
8) 积极向上：不散播负面信息，积极维护公司形象。
2、学历要求。
学历：大专（或同等）学历以上，专业不限。
3、工作经验。
工作经验：（对应秘书的级别，除任职资格需达到相应的标准外，还需有工作经验的要求。）
初级秘书（基础类一级）至少从事秘书工作6个月以上。
4、绩效表现要求。
初级秘书在最近四次考核中绩效表现最低要求：月度绩效考核均在b级（含b级）以上。
5、其他包括奖惩情况、培训记录及成绩。
在工作期间受到的奖惩、参加培训的记录以及培训成绩均会对资格达标产生一定的影响。
二、任职资格行为标准。
1、提高自身及同事的工作效率。
1) 组织并有效完成本岗位的工作。
1 根据既定的工作程序开展工作，合理运用时间管理法，充分、有效利用时间完成本职工作；
2 最大限度地控制办公用品等的浪费。
2) 维护安全稳定的工作环境，在权限范围内开展“5s”管理，以促进工作开展。
1 监督和保持工作环境整洁干净；
2 维护工作场所内人员、物品和信息的安全；
3 发生意外事故或紧急情况时，及时采取合理的措施，减少人身财产损失；
4 向上级报告影响员工绩效而本身无法控制的工作环境变化，提出改善建议﹡。
3) 部门内外流程上下接口的协调工作。跟踪部门人员提请的工作流程执**况，及时跟进，促使流程按时顺畅完成。
4) 必备知识范围。
3 时间管理知识；
4 计算机应用知识（包括打字速度、word、excel等基本应用）；
5 社会公布的火警、匪警、急救等**号码以及公司火警及安全管理部门的**号码；报警系统的操作方法、灭火器材的使用方法等；
6 公司内、外常用**号码；传真、e-mail等使用方法；
7 “5s”管理；*
8 公司考勤管理制度、固定资产管理制度、内部沟通制度、公文处理程序、文件与资料控制程序、各部门的安全管理及基础业务流程等的管理制度。
2、培养、维护有效的工作关系。
1) 创造并保持与其他员工的有效工作关系。
1 对属于自己职责范围内的工作协助要求，积极配合并予以满足；
2 将有效信息迅速、准确地传递给相关同事；
3 在未能及时满足需求的情况下，需有礼貌的向对方解释原因；
4 讨论、解决影响工作的各种问题并迅速提交给相关人员。*
2) 问候和帮助来访者。
1 礼貌地按公司规定的接待礼仪接待来访者，迅速明确他们的需要；给来访者提供准确的、符合公司要求的信息；
2 按照接待流程与接待礼仪要求，引导来访者到目的地；
3 礼貌地解释迟延或不能提供帮助的原因，取得对方谅解；
4 如遇自己职责之外的情况，迅速上报给相关人员进行处理。
3) 必备知识范围。
1 公司的组织结构及各部门的业务分工和办公位置；
2 公司的接待礼仪及规范；**接听礼仪、**记录方式；
3 公司重点内部外部客户常用联系**。
3、信息管理。
1) 处理打入、打出**。
1 按相关的标准礼仪迅速、清晰地对来电做出反应；迅速、准确地将相关信息传递给相关人员；
2 快速正确识别来电方，并准确地记好其要求；
3 在自己的职权范围内回答询问或将询问提交给相关人员。
2) 收取、整理并分发邮件。
1 根据公司预定程序收取邮件并根据需要进行登记，在既定的时间里整理邮件，并分发给相关人员；
2 邮件地址、邮编书写明了、正确，信函内附件附着牢固，发现丢失，立即上报。
3) 信息系统的建立与信息维护。
1 使用合适的软件或方法建立信息系统；
2 及时、准确地维护、更新信息，将新信息输入信息系统，根据公司的规定处理过期的信息；
3 用公司规定的方法对有责任维护的公共信息系统进行维护。
4) 信息接收与发送。
1 以合适的途径寻找并获得所需信息；
2 准确记录所获得的信息，并按要求的形式呈现；
3 在指定的期限内，选择最适当的方式正确并准确地将信息传送到指定部门及指定人员；
4 及时传递重要信息给相应人员；
5 及时纠正或汇报出现的错误信息，尤其是数字信息。
5) 信息查找与恢复。
1 使用计算机软件选择有效的查询方法查找数据信息；
2 及时备份重要数据信息，选择合适的方法恢复丢失信息。
6) 必备知识范围。
1 本部门人员通讯信息库；
2 文件压缩及备份方法；
3 信息的查询与检索方法。
4、文档管理。
1) 使用现有的文档系统存储信息。
1 迅速将信息按顺序存储在正确位置；
2 正确进行文档分类，确保存储资料的完整性和安全性。
2) 从现有的文档系统获取资料。
1 迅速找到所需资料，并将资料传递给所需的人或位置；
2 识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出。
3) 复印。
1 制作的副本符合要求的数量和质量；
2 材料浪费被控制在最低限度内；
3 副本按要求进行校对；
4 文件应按要求加以封装，并且整洁、安全。
4) 必备知识。
1 文档检索系统；电子及纸质文档存放的原则及存储方法；分类办法，基本分类路径。
2 公司及部门行政文件的行文规范和分类标准；通知类文书基本写作技能。
3 存储顺序的分类；字母顺序、数字（序列号）、主题、地理（域）、时间（年代）等；
4 按不同顺序方法，对文档进行排序的技能。
5 部门档案收集及向总部移交方法。
5、办公设备申购、跟踪与使用。
1) 根据部门需求申购办公设备。根据需求，申购办公设备并跟踪申购请求的执**况。
2) 申购信息查询及领取发放设备。
1 及时查询到货信息；
2 领取及发放办公设备。
3) 办公司设备的使用。
了解并熟悉办公设备的使用；
负责办公设备的日常维护，负责设备的送修与跟踪。
4) 必备知识范围。
1 复印机操作知识及卡纸等常规故障处理方法；
2 常用设备的相关信息。
6、会务协助工作。
1) 会议前的准备。
1 参加相应的会前事务筹备会议，明确会议目的及指示；
2 根据指派的任务，收集或准备相应的所需各项资源，满足会议的时间安排及需求；
3 利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项。
2) 协助会议进行。
1 根据会议议程，确保会议如期进行；
2 检查会议所需的各项资源正常运作；
3 为与会人员提供及时、准确的会议信息；
4 灵活有效地处理意料之外的事情；
5 对无法处理的事情应及时汇报至会议总协调处。
3) 会后整理。
1 对会议使用完毕的物品进行整理、清理；
2 根据要求整理会议相关资料。
4) 必备知识。
1 文件发放的过程和原则；
2 公司与会议有关的管理规定；
3 有关会议设施准备的安排。
4 会议记录的技巧；
5 食宿、交通安排的技巧。
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