文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料管理。
本公司各类文件统一由综合部办公室管理。
第一条收文的管理。
1、综合部在收到文件的当天，由综合部文秘进行收文登记后送综合部部长签批，收文人按照综合部部长阅批意见办理、保存，办理人员在收文登记簿上签名，以示负责。需传阅的文件，由综合部负责转送传阅。
2、综合部收到上级和有关单位会议文件等急件，应及时登记在收文登记簿上，按有关规定程序通知综合部部长，不得拖延。
3、实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
4、公文办完后，应根据文书立卷、归档。
5、凡外出参加会议带回的文件，应及时送综合部登记保管。
6.公文的签收。
1）单位所有文件(除领导订启的外)均由综合办公室(文秘)登记签收。在签收和拆封时，综合部(文秘)需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2）对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
7.公文的编号保管。
1）综合部(文秘) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2）本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合部(文秘)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
8.公文的阅批与分转。
1）凡正式文件均需由综合部部长根据文件内容和性质阅签后，由综合部(文秘)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送总经理(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2）一般性质的函、电、通知等，可由综合部直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3）综合部文秘应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。
9.文件的传阅与催办。
1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将。
有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合部文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”，公司办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示要求办理有关事宜。
3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4）文件阅完后，应交收综合部文秘，切忌横传。
5）严格遵守保密制度，对有密级的问价应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
第二条发文的管理。
1、严格执行公司内部发文程序及规范，发文工作要做到规范、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式和处理程序。
2、发文程序：
1）由专职人员负责起草书面文稿，文字要准确精炼，用语要规范贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。
2）书面文稿交由综合部文秘，由文秘递交综合部部长。
进行审阅，审阅痕迹应保留在审核原稿上。
3）经综合部部长审核的书面文稿，由文秘负责修订、打印、签发，发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布。
4）已经审批签发的书面文件应及时登记，存档。
5）公司上报下发正式文件的权利归属公司综合部，各部门一律不得自行向上、下发送正式文件。
6）凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由综合办公室统一进行登记编号印发。
7）部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排不知重要工作要求发文应向综合部办公室提出发文申请，并将文件底稿交由综合部办公室审核，综合部办公室同意发文，方可按煤铝公司规定发文。
8）公司文件均由煤铝公司总经理批准，集团公司盖章后签发。
第三条发文的范围。
1.凡是以公司综合部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、便函、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.公司综合部下发文件主要用于：
1）公布单位规章制度；
2）**上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
3）公布单位体制机构变动或干部任免事项；
4）公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
5）公布有关奖惩决定和通报；
6）其他有关重大事项；
3.红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命，其他文件一般用a4纸印发。
附件：1.收发文管理流程。
2.收文记录表。
3.发文记录表。
4.接收传真记录表。
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