办公室管理作业

浙江广播电视大学。

现代文员专业（开放专科）

简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

口头语言的基本特征：（）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（）有重音。

口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。（）有歧义。因为汉字一音多字。

（口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。

敬语使用的一般场合：（）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。

（）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括：（）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（）比较高雅的话题，如古典**、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（）积极、健康的生活体验的话题；（）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：（）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、**、丑闻、**等。（）过于敏感的话题。

如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（）夸耀自己的话题。（）庸俗的、色情的话题。（）不宜谈论的保密的话题。

如涉及商业机密的话题。

印章的使用主要有那几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

印章的使用的主要形式为：（）落款章；（）更正章；（）证见章；（）骑缝章；（）骑边章；（）密封章；（）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。

简单阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。

分送的基本原则：（）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

按照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

类型：（）按问题特征立卷；（）按作者特征立卷；（）按文种特征立卷；（）按时间特征立卷；（）按地区特征立卷；（）按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；

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