第一部分：
国家局、省局最新体系建设要求。
质量是企业的生命，质量管理是增强企业核心竞争力的内在要求，服务质量是商业企业软实力的集中体现，信息化与质量管理体系建设的有机融合是iso9000落地生根的有效途径。
质量管理体系建设开展以来，围绕姜成康局长“三个突出”的中心思想，国家局又进一步提出了“体系目标化、管理流程化、流程信息化、基础管理规范化、改进持续化”的“五化”标准。湖北省局围绕“卷烟上水平”的战略目标，结合实际工作，探索出了“142”的体系建设实施方法：
一条主线：一体系建设为抓手，以信息化为支撑，推动“卷烟上水平”。
四个维度：一是“目标树”的目标引领；二是“管理芯”的过程控制；三是“螺旋梯”的持续改进；四是“计算机”的信息支撑。
两个平台：即企业员工工作平台和企业质量管理体系流程管控平台。
我们要按照国家局和省局的体系建设要求，进一步对我们的体系文件进行修订。梳理顺序为：
1.组织机构、岗位、角色和人员2.文件基础信息3.**质量目标4.岗位工作目标及工作流程5.关键流程及步骤。
目前，我们所使用的体系文件分为五大类：
我们要按照 “六有七步”的标准对我们的体系文件进行梳理，“六有”即：人人有职责、事事有程序、工作有标准、过程有痕迹、绩效有考核、改进有保障。“七步”即：
明确科室职责---化为岗位职责---化为具体工作---制定工作流程---描述工作要求---找出监控环节---确定考核办法”。
特别是在梳理各工作流程时，要严格按照“5w1h”（何因、何事、何地、何时、何人、方法）的标准，对每个控制节点进行详细的描述，以明确工作的标准和要求，便于进一步规范和指导工作。
第二部分：文件清理要求。
部门手册修订完成后，紧接着就是为管理体系信息系统的录入做好准备工作。内容包括质量目标的制定、岗位质量目标及工作梳理、关键流程的梳理及控制及岗位工作流程梳理等。
一、质量目标的制定。
质量目标的核心思想就是从实现企业总的质量目标为出发，去协调企业各个部门乃至每个人的活动。从层次上，质量目标可分为企业质量目标、各部门质量目标以及个人质量目标，即我们目前使用的一级目标、核心指标、支撑指标。将质量目标分解落实到各职能部门和各级人员，使质量目标更具有操作性，同时，各部门、各级人员只有明确了自己的质量目标，知道了努力的方向，明白了应该干什么，什么时候干，怎样去干，干到什么程度，才能够充分调动其积极性，以确保质量目标的完成。
在制定质量目标的过程中，我们要注意以下问题。
1、质量目标应兼具以下特性：
1）先进性：所谓的先进性，就是部门所制定的目标在行业及省局相关标准及目标中，所处的地位。如果制定的相关目标不具备先进性，那么就失去了制定的意义，制定相关质量目标就是为了提高各项管理工作，那么首先第一点就是要制定具有先进性的指标。
例如：销售资金非现金结算率=100
其中：直接划扣率》92%
**依据： 2024年销售资金非现金结算率为99.99%，其中直接划扣率为86%。2024年销售资金非现金结算率已达到100%，其中直接划扣率已达到91%。
所处水平：按照前期统计结果全省的销售资金非现金结算率95%左右，其中直接划扣率在50%左右，该目标远远高于全省平均水平。
2）全面性：质量目标的制定要涵盖到方方面面，确保目标的上下衔接，左右融通。如要考虑质量目标的一致性。
制定部门质量目标时必须保持与市局（公司）总体目标的一致性，制定个人工作目标时考虑与部门质量目标的一致性。市局设定市场净化率不低于95%，区局可设定为95.5%，市场管理员则应设定为95.
5%以上。要考虑质量目标与当年中心工作、重点工作的承接性。例如：
2024年市局重点是创建优秀基层管理所（市场部）在制定岗位目标的时候，部门考虑到这点将部门指标层层分解的时候，给会计核算员制定了一条质量目标，那就是“以专业核算促进管理提升”每月的专业分析不少于4篇，为基层管理所提供专业帮助，服务基层。要考虑工作流程中设置的相关指标。其他部门（个人）的重要质量目标需本（部门）岗位协助方能完成的，可列入相关指标，共同确保总体目标的实现。
3）可量化：质量目标一定要具备的第三个特性，就是可量化，使目标直观、通俗易懂，执行者才会知道自己要怎么做，怎样才能达到目标值。
4）易监测：这里所说的易监测是指目标在执行的过程中，能够有相应的制度和内容可以对该目标进行监测，能够考核。
例如：前面所说的资金结算率，就易于考核能监测，在卷烟销售系统中就可以很容易查到每个月的资金结算率，而这个指标也是考核财务工作的一个重要指标。
下面演示的“质量目标梳理表-岗位目标”**可以帮助我们梳理每个岗位的质量目标，为质量目标的系统录入做前期准备。
监测频次：是指每次监测的时间，分为月度、季度、年度。
目标项：是指所制定的质量目标。
目标值：质量目标所要达到的结果。（量化指标）
计算公式说明：计算质量目标的公式。
公式所需的数据项：公式中相关数据的**。
系统自动计算：数据是否直接可以通过系统平台计算得到。
二、岗位质量目标及工作梳理。
质量目标制定完成后，根据“质量目标及工作流程”**中要求填列的项目，制定岗位质量目标及工作内容，实现将部门工作任务分解到每个岗位的目的。
样表：质量目标及工作流程。
综合管理员1质量目标及工作流程。
一、质量目标。
1.责任目标。
1.1硬件故障修复率100%
1.2软件系统维护率100%
1.3来文接收和登记的准确率100%
1.4档案归档率100%
1.5宣传报道工作完成率100%
2.相关目标。
2.1信息安全事故率为零。
2.2公文差错率为零。
二、工作内容。
1.计算机管理。
1.1计算机及网络维护。
1.2计算机耗材申报、领用。
2.收文管理。
3.发文管理。
4.信息报道管理。
5.招待物品管理。
6.档案管理。
三、工作步骤及标准（收集所有工作内容的步骤、标准）
1.计算机管理。
1.1计算机及网络维护。
四、附件（所有工作内容所需的输出，即记录**）
附件1 ：
**编号及版次：r-xx-04（a）
说明：1、责任目标：是指需要本身工作任务完成才能实现的目标。
2、相关目标：是指需要本身密切关注对工作造成影响的，但不由本人承担的，需要共同努力才能达到的目标。
3、工作内容：本岗位的工作及负责的工作流程，只纳入常规性的工作。
4、步骤及标准：是将工作内容进一步细化，工作手册的工作流程、作业标准，这里我们是不会涉及别人的工作内容的，但是流程是一个连贯的流程，这里只归纳本岗位的工作，这里就会存在断点的问题，因此在作业标准这一栏中，需要将别人的工作简单归纳，以保证流程的连贯性。
三、关键流程的梳理及控制。
部门制定的工作流程中所涉及的关键流程，是部门日常工作中的重中之重，为了保证相关工作的顺利完成，并着力解决在工作执行过程中遇到的诸如执行率不高等问题，综合计划科统一对关键流程实施监控。那么在实施监控前，必须对关键流程进行梳理，以达到可控状态。
下面，我们就通过“关键流程、步骤梳理表”来跟大家讲解。
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