《办公室管理》第三次作业讲评

同学们好：

我将批改作业情况反馈给您，请阅读。本次作业的知识点见于教材的第八至十一章，主要考察大家对日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事和交际与礼仪等部分掌握的情况，下面我重点地讲评比较容易出现的一些问题，如学习之后，大家还有哪些问题，就请在互动平台上提出来，我会尽快给大家解答。

1、日程安排计划表种类大致有几种？试以其中一例，编制一份预定表。

答案：①年预定表、月预定表、周预定表、日预定表；② 编制预定表略（参见p166--170），预定表是为了要能够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

月预定表（例）

2、试论人工提示上司日常工作的方法。

答案：文秘人员有时会觉得用手工来提示更方便、更实用，这些方法有：

基本办公日程表。文秘人员都有一份台历，上司为了旅行和开会的方便经常使用袖珍日历。尽管电脑在计划大的项目、提示生日和假日之类事情上很有用，但纸日历在做现场记录方面却更胜一筹。

譬如标上一个符号提醒明天上午回**或作一个备忘录记住两天后请某人吃午饭。旧日历至少要保存一年时间（如果上司有要求，保留时间会更长）。做纳税准备的时候或者查对一些日期如旅游日期、特殊约会时，通常要查考日历。

固定活动日期一览表。每年在日历上要标出固定活动日期。如果在这些日期通常要送礼品或贺卡，可提前几天标上一个提示日期。

o 特殊的家庭活动日期，如上司与职员的生日；

o 节假日，如中秋节、圣诞节；

o 会议日期，如董事会；

o 付款日期，如保险费到期日；

o 更新日期，如各种订购；

o 纳税日期，如季度纳税日。

使用提示性备忘录。要提醒上司注意没有事先安排，但十分确定的活动，最好的方法是在标明这次活动的文件夹中放入一份提示性备忘录。如：

需要提醒上司见一个客户，这个客户要来上海，但具体时间还没有作出安排，文秘人员就要准备一个文件夹，在里面放上一份必要的提示性备忘录。一旦旅行日期确定下来，在文件夹里放上有关资料，然后把整个文件夹交给上司。

提醒上司做某事，可以直接把有关文件放在他的桌子上。如果上司想就某事采取一定的行动，在文件里附上一个简短的提示。例如：

假设上司说过：“如果我们得不到沈力平的消息，我想在星期五给他发个传真。”那么文秘人员就要在星期五准备一份这样开头的备忘录：

“你准备给沈力平发传真”，把它附在沈力平的档案里，然后把档案放在上司的桌上。如有可能，帮上司起草一份发给沈力平的电文，并附在档案里。

准备约会表。文秘人员利用电脑程序，在每天早上或前一天打印一份最近活动安排表（注意把最后一分钟定下的约会输入电脑）。

每天早晨在上司办公桌上放上一份一天约会时间表和日程安排表。这张表应该在前一天工作结束的时候准备好，并注意自己留一份作参考。

每次约会的时候，把需要的有关资料或准备好的报告交给上司。有些上司喜欢每天早晨把文秘人员叫到办公室询问当天要开哪些会，讨论哪些问题。你应该把日程安排表及有关材料带在身边，上司会把事情一件件交待清楚。

准备特殊提示卡。有些上司觉得每天晚上离开办公室的时候有一张提示卡片非常有用。卡上不仅有第二天的活动安排，而且还可以提醒在家中应该做哪些事情。

准备交往提示文件。如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，这时交往提示文件就可以派上用场。文秘人员把有关资料输入电脑并打印出来。

如果你的上司想要一份小型文件，你可以在活页笔记本上准备，记下上司见过的每一个人的姓名、职业或其他关系以及见面时的情况。为帮助你的上司回忆起某个人，文秘人员可以提到一些具体的个人情况。如这个人有什么特征，或老板送过他什么东西等，都要作简单的记录。

3.文秘人员对上司主要工作的辅助主要包括哪些方面？

答案：①提神醒脑的服务。②私事方面的协助。③财务管理。④其他等方面。通过本题的练习，使学生了解照料上司身边工作的意义，重视并能够妥善处理相关事宜。

4、简述文秘人员在差旅过程中的主要任务。

讲评：通过本题的练习，使学生了解商务旅行、公务外出时文员的主要工作任务，能够对包括交通工具的选择、出差诸项事宜的准备、境内外旅行各种手续的办理以及出差结束后的各项工作情况有清晰的了解。

5、模拟进行到国外出差前的工作准备。

答案：1 办理护照。上司出差因该属于因公护照，应该到所在的省市自治区外事办公室办理。

2 办理签证。上司属于公务签证，要在出发前留出充裕的时间到美国大使馆或领事管办理。如果要途径他国，还要办理过境签证。

3 办理保险。

4 办理“黄皮书”。告诉上司持单位介绍信去所在省市卫生检疫站注射疫苗，并领取“黄皮书”。

5 办理出境登记卡，到户口所在地办理临时出国登记手续，如果出国时间超过6个月，还需注销长住户口。带上办理完毕的饿所有证件和证明，到护照颁发机关领取第二张“出境登记卡”，凭此购买国际机票。