《办公室管理》第二次作业。
1、从文员工作的角度对比说明打**和接听**的异同。
2.了解**会议与交互式**会议的基本用途，比较与一般**会议的不同，谈谈各自的优劣和各自需要注意的问题？
3.简要回答邮件分检的一般标准？
4.怎样处理上司不在时的邮件。
5.怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者来访。
6、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。
办公室管理》第二次作业讲评。
同学们好：我将批改作业情况反馈给您，请阅读。本次作业的知识点见于教材的第三至七章，主要考察大家对**、电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务和会议及会谈实务等部分掌握的情况，下面我重点地讲评比较容易出现的一些问题，如学习之后，大家还有哪些问题，就请在互动平台上提出来，我会尽快给大家解答。
1、从文员工作的角度对比说明打**和接听**的异同。
答案：参见教材第43---45页。（1）打**的方法。
因有**，请见下页）
（2）接听**的方法。
2.了解**会议与交互式**会议的基本用途，比较与一般**会议的不同，谈谈各自的优劣和各自需要注意的问题？
答案：普通**的优点是花费低廉，方便快捷。交互**省时、方便、高效，单位或个人可以在任意一部话机上组织国际、国内或本市**会议，每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个实现约定的**号码及密码，即可以参加会议，也可以同时发言、自由交谈。
而且具有保密功能和报数功能。
普通**的缺点是话机固定，不能解决同时多方通话功能，此外保密功能不够。交互**的缺点则是费用相对较高。
3.简要回答邮件分检的一般标准？
答案：①按照收件人的姓名进行分捡。②按照收件部门的名称进行分捡。③按照邮件的重要性进行分捡。④此外各单位还可以依照自己的标准进行分类。
4.怎样处理上司不在时的邮件。
答案：参见课本p72—73页。上司因为出差或其他原因不在公司时，文秘人员处理邮件要给予更多的重视，并承担更多的责任。
首先应该弄清上司不在时，邮件的处理程度和方式有什么变动，怎样变动？文秘人员获得了上司哪些授权，具体如何办理？一般而言，有这样几种可能：
（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。
（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。
（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。
如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。
（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？
做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。如下图：
（5）如果上司习惯于每天给办公室打**，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。
（6）如果上司在临走时留下通讯地址和**。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。
（7）把寄给上司邮包连续编号（如—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。
（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。
5.怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者来访。
答案：参见课本p88—89。应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。
上司正在开会时——“让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让**人与你先谈？”
上司繁忙时——“真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”
上司即将外出——“对不起，某某先生（上司），已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫××，是他的文员。
”然后将留言记录下来。
远道来访或有重要事情的来访——先告诉来访者“他（上司）即将外出……”再去通报上司。若上司指示**人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请**人与您见面。请往这边走……”使对方能充分了解情况。
6、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。
答案：参见教材第137页。会议记录的写法，应该注意如下的事项：
a. 以决定事项为重点，逐项列出较易明了；
b. 简洁而有要领地写出会议经过，不一定要写所有人员的发言；
c. 要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；
d. 要写正确、清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。
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