制定团队法律文书（含文件夹）统一编号格式、法律文书分类模式和存档格式等；
一、满天星培训。
文件名的写法 201510301335（单位+某某）
年月日时刻（修订者单位+修订者姓名）
二、法律文件命名规则指引 trialday
1 文件命名规则。
工作文件的文件名，一般采用以下方式命名：
文件名称-案件名称或项目名称-起草或修改日期及版本序号-本版本作者。
例如：**意见-某银行vs某实业公司、某建设公司等-20131120v2-李四。
法律分析意见-甲**设立事项-20131128v3-张三。
2 文件命名规则详解。
2.1 文件名称。
2.1.1文件名称依各文件内容确定。如文件名称过长（如超过6个字），可采取统一的文件名称简称。
2.1.2如在文件修改过程中，文件名称发生变化，应及时修改保存时的文件名称，此前版本文件名称建议一并调整。
2.2 案件名称或项目名称。
2.2.1案件名称或项目名称一般以主要当事人名称方法命名，客户名称在前，对方当事人名称在后，中间间隔英文小写字母“vs”。
2.2.2案件名称或项目名称中当事人数量一般不超过4个，且一方当事人一般不超过2个，一方各当事人之间以顿号间隔，如一方有未列当事人，应在该方最后一位当事人后加“等”。
2.2.3如项目名称中只涉及一方当事人，则应以当事人名称及项目内容作为项目名称。
2.2.4当事人名称建议采取案件裁判文书使用简称或项目中其他通用简称，并保持各文件间一致。
2.2.5在同一案件或项目进行过程中，案件名称或项目名称一般应保持一致，如加入其它重要当事人或项目内容发生重大变化，可根据需要调整名称。
2.3 起草或修改日期。
2.3.1起草或修改日期为该版本完成日期，以八位年月日数字命名。
2.3.2如起草或修改文件未能当日完成，建议在当日最后一次修改时保存该版本，此后其他日期再次修改时就改日另存版本。
2.4 版本序号。
2.4.1版本序号是单份文件统一的序号，为保持同一文件版本号的连续性，即使文件修改中文件名称或案件名称、项目名称发生变化，版本号应连续编写。
2.4.2文件当日第一版无需添加版本号。
2.4.3如当日对文件进行修改时，该次修改作者在日期后添加序号，从v2开始，版本号与日期间无需添加间隔符号。
2.4.4如其他日期对文件进行修改时，该次修改作者填写修改日期，并在日期之后接续此前版本号继续编号，无需重新编号。
2.4.5同一版本文件如需分别保存“修订版”与“清洁版”，应在版本号后标注。
2.5 版本作者。
2.5.1版本作者以该版本起草者或修改者中文全名命名，一般不采用拼音或其他简写形式。
2.5.2如文件需对外以本所名义显示作者，则应以本所简称作为作者名，或在作者个人名前添加本所简称。
2.6 连接符。
上述各项内容间（除日期与版本号）均以英文短划线“-”间隔。
2.7 定稿文件。
文件定稿后，在定稿日期后添加中文“定稿”，无需添加版本号，一般不添加定稿作者。
3 文件命名操作。
3.1 文件新建。
3.1.1为避免文件属性错误，所有文件首次编辑均必须在“新建文档”内编写，不得在原有其他文件中修改后另存，新建文档快捷键为ctrl+n。
3.1.2如需使用原文件中内容，建议从原文件中复制后，粘贴至新建文档内。如需选择原文件全文，快捷键组合为ctrl+a。
3.2 文件保存。
3.2.1文件编辑过程中，应开启软件自动保存选项，并注意随时保存，保存的快捷键组合为ctrl+s。
3.2.2修改文件后，应当另存文件，另存文件的快捷键为f12，另存同时应及时修改文件名称。
3.2.3在接收外来文件时，应根据统一命名规则修改文件名称，另存至相应文件夹。
3.3 文件整理。
3.3.1应随时检查文件夹内文件命名，如发现文件名称不符合统一命名规则，应及时修改，修改文件名快捷键为f2。
3.3.2在同一案件文件夹中，应设置“过程文件”文件夹，亦可根据需要，在不同子文件夹中单独设置“过程文件”文件夹。
3.3.3同一文件定稿后，应将该文件此前版本统一移动至“过程文件”文件夹，以保证文件整齐。
3.4 文件传递和发送。
3.4.1团队内部发送文件时，一般直接以文件名称命名邮件主题。
3.4.2对外发送文件时，以文件名称为基础，根据需要调整邮件主题，一般可删去版本作者及版本号。
4 其他。4.1本指引中快捷键均以windows系统及word软件为例，如有其他操作系统或软件快捷键不符，仅供参考。
4.2本指引仅供团队内部使用。团队成员使用本指引期间，如有任何问题、建议，应及时沟通，根据需要调整本指引内容，确保团队内部文件沟通顺畅。
三、电子卷宗制作——思维导图管理法
（惟胜会贵州惟胜道律师事务所知识管理部负责人陈万莉）
如何进行电子案卷管理。
纸质材料的电子化。
基础配置：自动推送＋双面功能扫描器。
补充配置：扫描宝手机软件（ios系统）／扫描王手机软件 （安卓系统）
案件材料并非一两页，对纸质材料的扫描是一大工作量，也是让很多律师对案卷电子化望而生畏的痛点。但只要配备一台拥有自动推送、且支持双面功能的扫描器则能够让人从该工作中解脱出来，只需要将卷宗整理好，放入扫描器推送板上，就可以去做其他的工作了。等待扫描完毕，即可以在电脑上获取案件卷宗的全部电子材料。
除扫描器外，手机中安装扫描宝（ios系统）／扫描王 （安卓系统）是必须的补充。例如，立案后法院出具缴费通知书，为提高办案效率，经办律师可能会立即直接将缴费通知书送交客户进行缴费。此时，手机的扫描宝／扫描王就能够及时的收集到该份材料的电子文件。
电子卷宗的扁平化管理。
案卷电子化后，如何管理电子案卷？是建立文件夹存放还是采用其他方式，是需要思考的第二个问题。案卷是有逻辑结构的，以一个诉讼案卷为例，如果我们采用文件夹方式对案卷进行管理，简单划分如下：
可以看出，案卷逻辑结构层层递进，甚至以证据为例，可以在第三层级结构下按照证据清单、第一组证据、第二组证据等进行第四层级逻辑结构的设定。因此，电子案卷的管理，就是案卷逻辑结构的管理。
但文件夹管理卷宗的弊端在于：我们需要层层递进才能寻到想要的那一份文件，且这是一个单一直线的推进，在不同逻辑项下的文件需要在不同文件夹之间不断转换才能找到，使用者无法在一个平面对卷宗进行全局了解和快速定位选取。
因此惟胜道采用了思维导图案卷管理法。
配置：x－mind软件（支持windows和iso系统）
一个案件的电子卷宗是这样的：
图重要）很明显，思维导图下的案件卷宗，能够使使用者在一个平面对整个案件卷宗材料进行检索和定位，鼠标轻轻点击即可打开文件。
小贴士。如果你已经按照文件夹方式对案卷进行了管理，实现文件夹管理到思维导图的管理也不过只是轻松一步即可。将第一层级文件夹“某某v某某间合同纠纷案”拖拽到x－mind空白面板处，会形成如下模样：
图重要）大家发现没有，虽然只是拖拽了一个文件夹，但x－mind自动识别了该文件夹下的全部文件夹、文件的逻辑结构，用节点的方式进行了呈现。这一点，在我们使用的其他思维导图软件所不具备的功能。
思维导图案卷管理法下，对我们起草的法律文件，我们要求必须归入两种文件格式。（1）如一份起诉状：起诉状的word文档格式；（2）委托人签字／盖章后的起诉状原件扫描档。
电子卷宗的共享。
随着案件的进程，案卷电子卷宗不断变化的。因此，电子卷宗的团队共享是必须的。将电子卷宗放入印象笔记与团队进行共享。
这样，每个项目组人员都可以实时根据案件进程，将案件材料放入该案的电子卷宗中，其他项目组成员只要在有网络环境下即可以实现同步，从而获取最新的案件电子卷宗材料。
图重要）电子案卷管理的优势。
案件材料的随时可取。
在团队办案（我们称为项目组）的情况下，每个项目组的成员都需要案件材料。且不说到手第一份材料可以采用每人复印一份的方法解决，重要的是在办案过程中，每个项目组人员会因自己的角色制造或得到不同的材料，例如图表、立案通知书等等，如果要求每个人的到材料后第一时间将材料复印给每个人，那真是既浪费了时间又没有了效率。
案件分析／汇报会议共享。
大家都有过这样的经历，在案件分析谈论会上或者和客户进行汇报会议时，经常需要反复对应材料来进行讨论，一般情况下，都是刷刷刷翻材料然后传阅。而思维导图电子卷宗可以快速实现文件检索及定位，且材料内容在投影上显示，每个人员都能清晰看见。节约了找材料的时间，提高了客户体验效果。
**利器。原来大家想过用思维导图做庭前准备和庭前纪录，但如果将电子卷宗与**结合，会产生什么样的效果。例如质证环节，我们可以将证据的质证意见记录在该份证据之后，为庭审的答辩及庭后的复盘做好准备。
另外，对法官就案件提出的所有问题，可以在平面思维导图上迅速抓取文件或信息，避免了在庭上一直处于找材料的尴尬。甚至，有时候找不到材料还会影响自信，庭审效果大打折扣。
归档及知识管理的好帮手。
前面的工作做好了，归档应该是一件so easy的事情，不用分别找项目组人员要不同的缺失材料。任何人可以通过思维导图案卷对材料的逻辑结构、信息等一目了然。而案件知识管理的**不正是这些一个个案件的材料吗？
小贴士。采用了思维导图案卷管理法，还可以利用x－mind“导出功能”一键导出该案的excel卷宗材料清单。
四、惟胜道知识管理心得分享 what can we do
尽管我们还未举行开业典礼，尽管我们的家装也尚未完全到位，2024年4月16日，惟胜道律师事务所却蓬荜生辉。机缘巧合，惟胜道律师事务所的知识管理部临时发起了一次关于律师业务知识管理的小范围分享交流活动，却不想引起了律师同行的关注，大家的热情简直让知识管理部受宠若惊。整理了一下知识管理部的课件，与大家概括分享本次2小时活动的内容。
知识管理做什么？
律师案件知识管理是一个新兴的律所部门，我们总说起这个部门很重要，但是知识管理到底是做什么呢？
其实作为律师而言，我们一直都在潜意识的做知识管理的工作，比如说案件**词的留存、工作记录的保留以及类似案例的工作档案，但是并没有将这些知识化的积累系统的规划起来。而其实当把这些知识化的积累构成一个运作体系，则会大大提高事务所工作效率和工作质量，并可以有效在所内进行知识传递。为了使事务所案件管理部的律师们专心做案子，我们的知识管理部就这样应运而生了。
我们的工作其实总结下来，集中在诉讼产品、知识体系、内部培训、品牌宣传、思维技术五个方面。
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