一、 目的。
为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用企业档案资料，确保集团及各下属公司重要信息能科学分类、有效传递、及时保存、合理利用，提高档案管理的完整性，特制订本制度。
二．适用范围。
适用于集团公司及各下属地产公司，非地产公司根据行业特性可参照执行。
三、档案管理机构及职责概述。
1. 各公司的档案工作实行二级管理，一级管理是本公司行政管理部门对本公司档案作统筹管理，二级管理是各部门的档案管理；
2. 总裁办应设专职档案管理员一名，具体负责对集团公司及各下属地产公司档案作统筹管理（包括不限于本公司的档案补充整理/后续鉴定/检索系统完善、各公司档案管理体系建设/备案档案收集整理等），并有责任对集团公司各部室及各下属地产公司档案管理工作进行检查、监督和指导；
3. 各部门应指定唯一的档案管理员，全面负责本部门档案的日常收集、整理、归档、利用等管理工作，并定期向本公司行政管理部门报备/移交档案；全体员工须无条件向本部门档案管理员报备所有档案。
4. 深圳地区各项目公司的总经理，作为各自项目公司档案管理的第一责任人，直接对各自公司档案工作成果负主要责任。应由其指定一名档案管理员，具体负责向各责任部门统一收集、整理、保管、利用、备案、移交各自项目《深圳地区项目公司归档范围细目表》的归档范围中所有档案。
5. 各异地下属地产公司总经理，作为本公司档案管理的第一责任人，直接对各自公司档案工作成果负主要责任。综合部应设专职档案管理员一名，具体负责对本公司档案作统筹管理（包括不限于档案补充整理/后续鉴定/检索系统完善/档案管理体系建设/备案档案送审等），并配合集团公司相关部门对本公司档案管理工作进行联合检查。
四、各单位档案管理通用规则。
总述：各单位档案管理的通用规则，是对各单位档案管理的共性要求。各部门可在通用规则的基础上可自行定制适合本单位实际管理需要的个性化要求，但原则上各项标准不得低于‘通用规则’中的标准，各项操作细则如有冲突的以‘通用规则’为准。
1.归档范围。
凡是反映企业开发、经营、管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。根据集团公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为七大类作为档案管理的范畴。它们分别是：
综合事务管理档案、人事档案、审计档案、会计档案、项目档案、声像档案、实物档案。具体科目详见《集团公司归档范围细目表》、《集团公司各部室归档范围细目表》、《深圳地区项目公司归档范围细目表》。（合同协议原则上应属公司级文件，由行政管理部门存档备查，但涉及财务/融资模块、劳动协议/培训协议等合同文件不受此限，由各主办部门存档备查）。
2.保管期限。
2.1 永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
如公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、**机关核准文件、不动产所有权状及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书；
2.2 10年：凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为10年保管；
2.3 3-5年：凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为3-5年保管。如期满或解除之合约、其他经核定保存5年的文书；
2.4 1年：结案后无长期保存必要者，列为1年保管；
2.5 除上述分类年限外，各单位可自定义年限。
3.管理流向。
3.1 a类：公司级文件，原件及其电子文件由总裁办保存，移交部门应保存复印件或电子文件。
a1主要适用于项目档案，暂时由各项目公司保存原件，定期向总裁办提交电子文件备案，待项目结束或按年度向总裁办移交原件即可。
3.2 b类：部门级文件，原件及其电子文件由主办部门保存，并应定期向总裁办提交实际收录的档案目录备案，b1应同时提交电子文件。
4. 归档时限。
4.1 实时：对于机密性强或重要的档案，须在文件生效后两个工作日内及时归档；如合同文件、结算文件等。
4.2月度：各部门日常工作中形成的档案，一般应于次月5日前由本部门档案管理人员收集整理并报管理流向规定的单位归档。
4.2 年度：对活动周期较长的城建项目或时间连续性强的活动中形成的文件材料，可视具体情况按阶段或年度分批归档。
4.3 人事档案、会计档案、审计档案由业务部门保管，并于每年4月底前提交上年度的档案目录；
5. 密级管理。
5.1 密级划分。
5.1.1绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
5.1.2机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。
5.1.3秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
5.1.4内部：不设密级，是尚未进入市场或尚未公开的文件，仅限于公司内部有关人员使用。
5.2 密级文件的制发。
5.2.1 密级文件的制发，应从编制、审核、签发、保存、利用等环节做好全过程保密控制，防止在任一环节中造成泄密。
5.2.2 文件主办部门要根据文件内容、秘密程度和工作需要，确定适当的密级、印份、共享范围、保管期限、管理流向，由主办部门的负责人审批，并交由指定专人严格按照批准内容印制、发放。
5.3 密级文件的保管。
5.3.1 所有的密级文件，至少应在生效后两个工作日内暂时交由主办部门的唯一指定档案管理员集中保管。
5.3.2 不同密级的文件原则上不应混合组卷，应根据密级类型单独立卷。
为保持文件之间的有机联系确需混合组卷时，该卷宗的密级以卷内存放的最高密级文件的密级为准，并且在后期利用过程中不得整卷出借，只得向申请人提供有权限查阅的指定文件。
5.3.3 各种载体形式的密级文件应妥善保存在具备安全保密条件的场地，并应定期进行清查、核对以防物理损坏或遗失。
5.3.4 档案管理员严禁闲谈涉密事宜，不得无授权超范围发布涉密文件，不得为个人需要摘录其内容，离开办公场所时应妥善收藏。
5.4 密级文件的利用。
5.4.1 机密、绝密档案的利用，应报出借部门所属公司最高领导批准；秘密档案的利用，应报档案出借部门分管领导批准。内部档案的利用，应报申请部门负责人与出借部门负责人批准。
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