电子档案在煤矿科技档案管理中的建立

作者：刘云丽。

**：《各界·下半月》2023年第05期。

摘要：随着时代发展、科技进步，纸质档案最终将被电子档案所替代，而企业建立电子档案也成为企业管理与档案管理的必然趋势。本文从电子档案与档案管理的概述入手，并对其进行分析，总结出电子档案与纸质档案的异同。

最后根据煤矿企业自身存在的特点，提出煤矿企业电子档案建立的方法与注意事项。以供煤矿科技档案管理工作人员参考。

关键词：电子档案；档案管理；档案建立。

电子档案的出现是档案管理与现代信息技术相结合的成果，也是企业档案管理发展的必然道路，对煤矿企业的发展具有重要意义。从保存期限、保密程度、物質载体、空间差异与传输速度五个方面来说，电子档案都存在纸质档案无法比拟的优势。因此，在企业建立电子档案并使之长期有效保存，是企业档案管理工作人员应当考虑的问题。

一、电子档案与档案管理概述。

一）电子档案与档案管理的功能。

记录是电子档案的基本功能，而档案管理的功能就在于对电子档案所记录的数据进行分析与研究，开发与利用电子档案记录内容，使企业和国家能够对其直接利用。

二）电子档案与纸质档案的异同。

1.两者的相同点。不管是纸质档案还是电子档案，两者的共同目的就是对档案资料进行有效保存，以便于企业管理与利用，也为今后的工作提供方便。

即便电子档案是现代化技术的成果，它也存在着同纸质档案一样的缺点，例如怕高温、怕物理损伤和化学伤害。纸质档案也一样，由于是纸制品，在保存过程中要防止其靠近水源、火源，同时要做好防虫措施。

2.两者的不同点。（1）保存期限差异。

纸质档案如果能够避免虫蛀、防水、防火，得到妥善保管，则可以长时间存在。而电子档案则有固定的保存期限，短则5年，长则15年。（2）保密差异。

由于电子档案共享性高，存在被网络黑客入侵、被企业内部人员盗取的风险。因此，其保密性能不如纸质档案。（3）物质形式差异。

纸质档案所采用的物质形式一般是纸、文件袋、文件夹等材料。而电子档案的物质载体一般为优盘、光盘等。（4）空间差异。

纸质档案的储存占用空间较大，往往需要企业设立专门的档案室。而电子档案用电子产品保存，所占据的空间范围比纸质档案小得多。（5）传输速度差异。

在档案资料的传输性能上，电子档案有赖于高水平技术成果，可以实现计算机之间远距离传输，并且传输速度快，在查阅、索引、更新、修改与传输方面都十分便捷。而纸质档案的相关工作都需要人工翻阅、运输来完成，在一定程度上，造成时间成本和人力成本的增加。