文件格式规范

1. 目的。

对公司内部文件内容格式统一规范，提升企业管理形象，特对以word文档发文的文件提出以下基本格式要求。

2. 文件格式分类。

根据《文件管理制度》规定，本规范以文件属性划分为行政性文件格式和管理性文件格式两种。其中，行政性文件格式以通知为例说明格式要求。

3. 行政性的通知、通告、通报格式如下：

3.1 页眉：文档需添加页眉，页眉左侧为公司logo**，与正文对齐；页眉右侧为文件编号，编号字体为黑体小五。

行政性文件编号规则为：**yyyymm ××

*-发文机构**；yyyy -发文年份；mm -发文月份；××文件流水号。

3.2 称呼：称呼为文件传阅范围所涉及的部门。

3.3 标题：文件标题字体为宋文标题三号，居中对齐，段前间距为1行（或12磅），段后间距为2行（或24磅）。

3.4 正文：正文字体为宋体（中文正文）小四，首行缩进2个字符，行距为1.5倍。

3.5 落款：落款署名字体为宋体（中文正文）小四，右缩进4个字符，段前间距为4行（或48磅）。落款时间为字体为宋体（中文正文）小四，用汉字将年、月、日标全，并与署名对齐。

3.6 备注：文件内容备注的字体为宋体（中文正文）小五，单倍间距。

3.7 参考：

3.8 页脚格式：无要求。

4. 管理类文件的格式。

4.1 封面：管理类文件需制作封面。

4.1.1 封面页眉：

参照行政类文件页眉格式要求，页眉左侧为公司logo**，与正文对齐；页眉右侧为文件编号，管理类文件编号规则参照《文件管理制度》说明。页眉设置“首页不同”，并选择无边框格式。

4.1.2 封面标题：

首行为公司名称，文件标题字体为宋文标题三号，居中对齐，段前间距为10行（或120磅），段后间距为0行（或0磅），字体颜色为红色；第二行为文件名称，字体为宋文标题一号，居中对齐，段前间距为3行（或36磅），段后间距为2行（或24磅）；文件名称下方为文件属性**，**内容参见本文，**格式为1倍行距，字体为宋体小四。

4.1.3 封面页脚：

封面需添加页脚，页脚文字内容居中对齐，字体为黑体小五；页脚文字内容定位文件的安全属性，根据不同的文件性质可参考定样为“绝密文件严禁复制”、“机密文件严禁复制”、“受控文件严禁外泄”。

4.2 正文：正文页眉页脚的设计与封面不同。

4.2.1 正文页眉：正文页眉按以下格式设置。

注：正文页眉**设置：1倍行距，宋体，五号字体。

4.2.2 正文页脚：参照封面页脚格式。

4.2.3 页码：页脚当前位置插入页码，页码格式为*/*右对齐。

4.2.4 正文字体为宋体（中文正文）小四，首行缩进2个字符，行距为1.5倍。

4.2.5 行文体例：

章
. 例： “1. 目的”；

节
.2……，例：“3.1 页眉”；

条
.1.2……，例：“4.1.2 封面标题”。

款
.1.2.1……，与条的编号可视文件规模和内容确定使用。

则：可用（1）、（2）、（3）……也可用a、b、c……

4.3 落款：落款格式参照行政性文件格式要求。

5. 文件发布格式。

5.1 以电子形式发布的文件，须统一转为成pdf文件格式发布。

5.2 pdf格式文件应由归口部门设置限制修改密码，并报公司总经办备案。

5.3 归口部门应同时做好对原文件的保存（word文档格式），以便修订。

*******。

2023年9月12日。

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