如何加强会计档案管理

摘要：通过不断地加强管理会计档案来提高财务管理的水平，使会计档案管理更好地为经济建设和经济体制改革服务。

关键词：会计档案管理加强作用

中图分类号：f275 文献标识码：a 文章编号：1003-9082（2015）10-0096-01

会计档案主要是通过记录单位的日常经济业务，从而形成可以反映这个单位的重要史料与证据，它是会计工作中比较重要的一部分，也是财务管理工作的最后环节，但是会计档案的管理却经常被财务人员忽视，慢慢的也成为了财务管理工作中较难控制的一项工作，并直接对财务管理的质量水平造成影响。其实，档案管理是一门学问，会计人员只有通过积极认真的去学习与探索，才能掌握这门学问，从而提升自己的准知识与素养。因此，可以通过不断地加强管理会计档案来提高财务管理的水平，从而使会计档案管理更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案的定义和内容

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。

1.会计凭证

会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记会计账簿的依据。会计凭证种类繁多、形式多样，通常按填在程序和用途的不同，分为原始凭证和记账凭证两类。原始凭证记录的是经济信息，是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础，是登记会计账簿的原始依据；而记账凭证记录的是会计信息，是会计核算的起点，是介于原始凭证与账簿直接的中间环节，是登记会计账簿的直接依据。

2.会计账簿

会计账簿是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。在实际工作中，由于各种会计账簿所记录的经济业务不同，会计账簿的格式也多种多样，但其基本内容包括封面、扉页和账页三个部分。

3.会计报表

会计报表是根据会计账簿记录和有关资料，按照规定的报**式，总括反映一定会计期间的经济活动和财务收支情况及其结果的一种报告文件，是财务会计报告的主要组成部分，分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、及各种附表、报表附注和决算说明等。

4.其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如经济合同、财务数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交、保管以及销毁清册等。

二、会计档案的形成与保管

1.上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。这些会计档案的收集整理应当由会计机构负责，并按照归档要求，整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。

2.如果是当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年。

期满之后，原则上应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

3.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等为25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。

4.保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。

三、会计档案管理中需要关注的几个方面

1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管3年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

2.规范会计档案立卷

会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过帐皮大中型原始凭证等应折叠摆放；银行存款对账单、应行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。必须使用专门的装订封皮来封粘装订线，并加盖装订的相关会计人员的印章，同时要把封皮上所要填写的内容对应填好。

一切就绪后，要入档，注意必须是根据月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中。

会计账簿要分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿一般是一个单位一本；以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时，主要是挑出空白页，然后依照科目的顺序来装订成册，最好要加封面、封底以及扉页；如果是计算机生成的总帐、明细账要单独组卷并加装封面和扉页并填好所要求填写的内容。装订好后，要按顺序在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

3.建立健全会计档案的安全和保密措施

有些单位已经建立起综合档案室，相应的财会部门就应该按综合档案室的要求办理相关手续，并将制定好的档案移交综合档案室保管。而有些单位还没有建立综合档案室，制定好的会计档案则要在财务部门暂时保存，并要由专门的人员去进行妥善保管，还要做好防磁、防潮、防尘、防盗、防火、防霉烂、防虫蛀和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，做好在两个不同建筑物内。

如果会计人员已经离职，在离职前要将会计档案交到本单位的综合档案室或财会部门进行保管，坚决不能自己存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。 4.

规范会计档案保管的期限管理和销毁管理

在会计档案保管时限，各单位要严格遵守《会计档案管理办法》的规定来执行，如果期限满了要进行销毁。销毁时，要经由单位的会计档案管理部门首先提出销毁的意见，再由相关的财务部门进行鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。如果是机关、团体和事业单位需要上报本单位领导，经批准后才可销毁；企业经企业单位领导审查，再由上级主管部门批准后销毁。

如果其中还有没有结清的债权债务的原始凭证，要另行留出，然后通过会计档案保管部门保管，直到账务结清为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。单位如果按规定对会计档案进行销毁时，要由会计档案保管部门和财会部门进行共同监督。

监督的人员要认真核对清点会计档案，然后再销毁。销毁后，还要在销毁清册上签名盖章，同时将销毁的情况如实报告给单位的领导。

5.加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计档案首先要经过会计人员的整理，所以其就是第一责任人。会计档案的质量的高低要取决于会计人员水平的该地，如果会计人员熟知、熟练会计档案的整理，就可以提高案卷的质量。所以，要定期定点的对相关的会计人员进行培训教育，尤其上岗前的及培训更为重要。

培训的内容要从最基础的开始，让他们尽快熟练会计档案管理的基本知识与操作技能。

6.完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续

实行会计委派制的地区和部门，要根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

7.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不仅仅是由系统本身来决定，还取决于使用操作人员的自身素养。因此，各单位要积极开展会计知识的培训学习，并支持、组织相关人员学习，从而来提升他们会计电算化知识以及相关专业知识，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。

加强会计人员素质，加强档案管理意识，及时归还手中完善好的档案。

总之，目前各单位财务管理中急需将强改进的就是会计档案管理的工作，各单位要加快改进、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为单位服好务。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

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