档案管理工作流程

合作市社会保险业务档案。

建档工作流程。

合作市人力资源与社会保障局为加强社会保险业务档案管理，确保社会保险业务档案的完整、准确、系统和有效利用，社会保险业务档案建档工作大致分为以下9个步骤：

第一步：确定文件材料的收集范围和划分保管期限。

1、收集范围：社保机构档案收集范围主要是在社保机构办理养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险过程中，直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。

2、划分保管期限：社保业务档案的保管期限定为永久、定期两种，定期又分为10年、30年、50年、100年4类。

第二步：分类与组卷。

1、分类：将归档文件按其险种结合管理方式分为九大类，即社会保险管理类（gl）、社会保险费征缴类(zj)、养老保险待遇类（yl）、失业保险待遇类(sb)、医疗保险待遇类(yb)、工伤保险待遇类(gs)、生育保险待遇类(sy)、社会保险业务统计报表类(tj)、社会保险稽核监管(jh)。

2、组卷与排列：各种社保材料的组卷与排列，具体按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理。

第三步：装订及折叠。

1、社保业务文件材料按“卷”装订。按办理业务环节流程中形成的文件材料依次排列装订。

2、去除铁质订书钉，不符合要求的纸张进行裱糊，不符合要求字迹进行复制，以文件左边线和下边线为基准，在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔，用棉线装订，在背面打结，要求结实、平整、美观。

第四步：编文件页码。

给每“卷”归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页，页码编在右上角（背面有文字的编在左上角）。

第五步：编制档号。

档号是有次序地固定档案的位置，便于档案的保管、检索、统计和利用。

档号编制的要求和方法：

编档号要根据全宗内社保业务档案分类有关的代字、代号确定档号的结构，其档号结构如下：

社保业务档案档号：全宗号－类别－年度－期限－案卷号。

第六步：编制检索工具。

社保业务档案的著录，使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容：

案卷题名、编制单位、案卷时间、页管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。

第七步：标注案卷皮。

1、案卷皮封面的填写：档号：全宗号—类别—年度—保管期限—案卷号。

2、案卷题名：既案卷标题。

3、归卷单位：填写立档单位全称或规范简称。

4、起止日期：填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。

5、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。

第八步：填写备考表。

备考表：本卷情况说明（如文件缺损、修改、补充、复制、移出、销毁等情况），立卷人、立卷时间、检查人、检查人时间。

第九步：装盒（同一年度、同一类别、同一保管期限若干个卷可装入一盒中）

1、社会保险业务档案盒正面在案卷题名粘贴处粘贴案卷题名。

2、盒脊填写：年度、保管期限、类别、案卷号（大流水号）、盒号（大流水号）。

2023年3月9日。

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