文件编码：qms-d-30
版次：a分发编码：
编写人：审批人：
2002－01－31发布2002－02－01实施。
修改记录页。
1、 目的。
对本院质量体系所要求的档案文件予以控制。
2、 适用范围。
2.1 院内编制的质量管理体系文件；
2.2与产品有关的档案文件（如勘察设计成品及有关的有存档价值的技术文件）
2.3 与产品有关的外来文件（如顾客提供的文件、外来的设计基础资料以及外包项目的成品文件）
3、 职责。
3.1 主要职能部门是经营计划室（成品档案组），3.2 相关部门是设计所，总工室、勘察分院、院办公室（行政），其主要职责是严格按《技术档案管理规定》做好归档工作。
4、 档案管理规定。
4.1 可行性研究、城市规划、方案设计、初步设计和施工图设计等成套文件（包括说明书、概算、设备清册、蓝图、底图等）在设计文件完成后一个月归档2份。上述所有文件应制作光盘存档，并在设计完成后一个月内归档1份。
4.2 本院承担的工程地质报告，成果形成文件一个月内由项目负责人将书面文件2份及光盘1份送到院成品档案组归档。
4.3 标准设计、通用设计、图册、手册归档2份。
4.4 对蓝图的资料管理要及时归档上架，严格执行借阅制度，定期或不定期向借阅人员催还，以免遗失。技术档案管理员必须经常查库，做到账、图、卡相符合。
认真做好防盗、防火、防霉、防虫、防尘工作，确保库房干净，整洁，使档案资料不受损坏。对消防器材每年检查一次，做好记录，定期更换。
4.5 在院长，总工程师的领导下，档案管理人员应协助、配合技术人员鉴定已过保管期的技术档案资料。我院库存的档案资料，原则上应五年清理一次，在特殊情况下经院长批准可提前或延期进行，销毁档案资料的工作由档案管理人员同院领导派出人员（2人以上）共同进行。
4.6 技术档案资料的借阅，应由借阅者填写借阅证，办理借阅手续，按期及时归还，续期一般不得超过三个月，超过三个月资料管理人员应催还，并留下记录，延期需办续借手续。一次借阅不超过5份。
借阅与归还时应与管理人员当面清点、登记、盖章。外单位人员来院借阅档案资料的一律凭单位正式公函，由总工程师签署意见，方能允许在资料室查阅档案资料。
4.7 技术档案资料管理人员必须遵守纪律和保密制度，保守国家和单位机密，提高业务水平，妥善保管和维护技术档案资料的完整和安全。
附： 技术档案保管期限表。
技术档案保管期限表。
图纸送晒清单。
ms-d-30-01年月日。
提交单位接收单。
加晒图纸发图单。
qms-d-30-03 编号：
单位： 日期： 年月日。
发图单。qms-d-30-02 发图编号：
发往单位： 发图日期年月日。
技术书刊发放登记表。
qms-d-30-04 编号：
技术期刊借阅清单。
qms-d-30-05 编号：
设计底图修改申请单。
qms-d-30-06编号：
图纸作废通知单。
qms-d-30-07编号：
一式二份，一份存档，一份发现场日期：
设计文件送归档登记薄。
qms-d-30-09 编号。
主管归档人接收人年月日。
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