第一章总则。
第一条为了加强银行档案的科学管理,逐步实现档案管理的规范化、制度化、现代化,结合具体情况,特制定本办法。
第二条按照统一管理、集中存放档案的原则,总部及各支行对本单位在经营管理、基本建设、党、政、工、团等工作中形成的各类档案,进行分类整理组卷后,由档案管理部门进行集中统一管理,不得分散保存,确保档案完整、准确、安全和有效利用。
第二章档案管理体制。
第三条全辖档案实行分级管理,各支行形成的文件材料原则上由本支行负责立卷和归档。
第四条总部及各支行均设立专职档案管理人员。总部设两名,每支行设一名具有一定档案业务水平的人员负责档案材料的搜集、整理、归档工作。
第五条总部档案管理部门负责全行档案管理工作,负责对各支行档案工作进行指导、检查和监督。
第三章各类材料的形成与归档。
第六条归档范围。
一)各级党、政领导机关、人民银行、监管部门颁发的决定、命令、规定、制度、办法、通知等;
二)以单位名义向上级领导机关、监管部门的请示、报告及其批复、指示;
三)各类会议记录、纪要;
四)各种会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示,以及会议讨论和参阅的文件;
五)本单位的工作总结、计划、统计材料;
六)各单位参加有关会议的文件材料;
七)总部下发的各类文件、各类综合性报告、专题报告、调研报告、工作总结和**的重要经验材料等;
八)财务、会计及其管理方面的报表及文件材料;
九)经营管理方面的文件材料;
十)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;
十一)内部刊物、简报和各种汇编材料;
十二)与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
十三)在日常管理及重大活动中的各类影像资料;
十四)单位印鉴启用和作废的文件材料、交接登记薄;
十五)上级领导检查、视察工作时形成的指示、讲话、工作汇报以及其他文件材料;
十六)获得市级(含)以上或本行表彰奖励的相关文件及进行表彰的审批材料;
十七)其他具有利用和保存价值的资料。
第七条档案材料的收集。
1.建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限;
2.对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;
3.及时催办已办理完毕的文件上交**,在次年检查齐全后整理立卷归档。
第八条档案的归档、立卷与管理。
1、分类:依据档案**,按年度、档案形成的机构、保管期限分成若干层次和类别。
2、归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。
3、案卷排列:立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份。
4.整理案卷:使之厚度适宜,控制在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;每一案卷端正书写标题。
5、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求,破损的文件应予以修正,易退变的文件(热敏传真纸文件等)应予以复印。
6.归档文件应逐件在首页右上端的空白位置加盖归档章。
7.对所有档案系统排列,确定保管期限,填写档案盒脊、编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放。
第四章档案保管。
第九条根据档案集中管理的原则,各支行各类档案由支行设专人实行统一管理,人事档案由人力资源部根据有关规定设专人专项管理。
第十条总部与各支行均设置档案库房、档案装具及其它必要设施,严格档案库房管理,防止失密、泄密事件发生。加强档案的科学管理,做到档案存放条理化,排列系统化,保管科学化。归档文件、材料分类清楚,组卷合理,以利于调阅、存放和减少档案的损毁。
第十一条卷内文件应排序列题,对破损的文件材料及时裱糊,对卷内文件编定页号,去除金属装订物,最大限度的延长档案的保管寿命。
第十二条档案管理人员调动时,必须在离职前,将其所保管的档案数量及现状交代清楚,并办理交接手续。
第十三条库房内档案柜的摆放力求整齐,并进行统一编号。
第十四条入柜档案井然有序,并备有档案存放地点索引,以便掌握存放情况,以满足迅速调阅的需要。
第十五条定期进行检查核实,如发现档案与目录不符或毁坏,应及时查明原因,采取补救措施,如人为造成,视情节轻重,追究责任。
第十六条加强安全和保密。非档案管理人员未经许可不得随便进入库房。工作人员工作完毕后,应对门窗、电源、消防器材等进行全面认真的检查。
第十七条做好库房的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防阳光等防护工作,保持库房的清洁卫生。
第十八条严格查、借阅手续。各支行需查阅、借阅档案时,向总部档案管理部门提出申请,履行相关手续后,由专职人员进行。
第十九条未经领导批准,任何人不得擅自摘录、复制。
第二十条加强对保密档案的管理。档案保密、解密必须按照有关规定办理。
第二十一条丢失档案应立即报告单位领导,并认真追查,视情节轻重经予严肃处理。
第五章档案鉴定销毁。
第二十二条对超过保存年限和无保存价值的档案,由档案管理员提出意见,总部档案管理部门会同有关支行进行鉴定。
第二十三条鉴定完毕后登记在册,参加人员签字盖章,送有关领导审批后方可销毁。
第二十四条在销毁档案时,要由专人在指定地点监销,监销人员必须保证在三人以上。
第二十五条销毁清册必须立卷归档,长期保存。
银行科技档案管理办法模版
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