第一条档案的收集。
一) 由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进。
行分类、排列、编目后移交行政部。
二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、
全面的整理。
三) 收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不。
全的档案，要做好记录。
第二条档案的整理。
一) 档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。
二) 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整。
理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：
gm/ 01 —*
位代表流水号001～999。
位为档案柜号。
位为二级分类的编号。
位为一级分类的英文缩写。
第一条分类梳理。
归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。
第二条档案专用章。
所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。
第三条档案编号章。
档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案。
室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。
第四条检索目录。
所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。
第五条电子备份。
重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
第一条档案使用。
一) 文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人。
批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。
二) 借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经。
部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。
三) 借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离行政部门，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。
四) 借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；
五) 外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准。
后方可使用。
六) 按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使。
用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
第二条档案归还。
一) 档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪。
裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档。
案借出登记薄》登记，并由使用人和档案管理人员分别签字确认。
二) 发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失。
的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。
三) 档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会行政部进行更新，以保。
持档****性。
第三条档案保管与检查。
一) 公司各类应归档文件应集中于行政部管理，任何部门和个人不得私自保。
存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
二) 每月底，行政负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案柜的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。
三) 档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
第一条档案保管期限。
第二条档案的销毁。
一) 对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作。
档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。
二) 由档案员进行档案销毁，qa和档案归档部门各指派一人进行监销，档案。
销毁须协同保卫部门共同处理。
三) 档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字。
样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。
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