公司出差管理办法

发布 2019-07-20 15:45:20 阅读 6269

福州康为网络技术****部门文件。

行字[2011]003号。

关于下发公司出差管理办法的通知。

公司内各部门:

为了进一步加强和规范公司出差管理及差旅费支给办法,结合公司的实际出差情况,特制订本管理办法。现将本办法下发,请各部门负责人认真组织部门员工学习并贯彻执行。

福州康为网络技术****。

2023年11月18日。

附件:第一部分总则。

第一条目的:为了进一步加强和规范企业管理,有效控制费用,提高效率,规范出差人员的审批费用标准及报销程序,结合公司的实际情况,特制订本管理办法。

第二条适用范围:除另有规定外,公司所有员工均悉依照本管理办法进行适用。

第三条职责:财务部是管理办法的最终管理部门,人事行政部是管理办法的直接管理部门。

第二部分出差审批程序。

第一条员工出差时,应至少提前1日办理出差申请,填写《出差申请单》,并按以下程序进行审批。

1、部门主管负责人出差,报请总经理审批。

2、其他各部门员工出差,报请部门主管审批。

3、因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前可以**方式请示上级主管,以及告知人事行政部,出差归来后补办手续。

4、出差人员在出差前须交接好工作,指定职务**人;

5、《出差申请表》一式两份,申请批准后,一份送至人事行政部备案作为考勤依据,出差返回后即时到人事行政部报备实际出差日期,双方于《出差申请表》上签名确认;一份作为预支差旅费凭据留存财务部;

6、若有申请招待费的,还应同时附上《pr费用申请表》,按规定审批。如因事情紧急而未及时填表,须事先由部门负责人口头报告总经理,等返回公司后,应立即补办手续;

第二条出差人员因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留的,根据出差者申请,经调查无误后支给出差差旅费。

第三部分出差费用报销方式。

第一条住宿费用按标准报销,超标部分自付,欠标不补;往返交通费实报实销;

第二条业务招待费报销时依票据实报实销,应列出清单,写明招待事由、单位、具体人名及金额;

第三条住宿费用标准和出差日补助(含餐补)开支标准:

1、特殊(省会)区:指直辖市(北京、上海、天津、重庆)、经济特区(深圳、珠海、汕头、海南、厦门)、省会城市(各省自治区首府城市)、沿海城市(大连、秦皇岛、烟台、连云港、青岛、温州、北海、南通、宁波、广州、湛江等);

2、一般区:除特殊区、省会区以外的地区;

3、普通员工出差,一般乘坐火车或汽车,在特殊情况下经总经理批准可乘坐飞机。(特殊情况指:至目的地无直达列车或有直达列车但超过12小时车程的;处理紧急公务;与副总以上人员一同出差;飞机票与火车票同等价值。

)4、关系公司形象的出差(如商业谈判签署合同、参与会议统一入驻酒店等)需要入住星级酒店的,事前须向公司总经理审批。

5、住宿费必须附具住宿费用清单,公司只负责住宿费用,其它产生的杂费(如洗衣费,餐费)一概不予报支。

6、当天16时前离开出差地的,必须在当日中午12时前办理退房手续,公司不再报销当天的住宿费;当天16时后离开出差地的,必须在当日18时前办理退房手续,公司报销半天的住宿费。如果出差期间未住酒店,而自己解决住宿的(由客户提供住宿的除外),补助80元/天。

7、夜间(晚上8点至凌晨6点)连续乘坐长途汽车或火车6个小时以上的,加发一天出差补贴。

8、乘坐航班或大巴时,公司要求员出差人员购买相关保险(如航空意外保险、交通意外保险)。

9、对于省内单程出差宁德、莆田、泉州、厦门、南平的人员,没有特别需要可出差当天返回(除次日另有工作行程或无当日返程票外)。

第四条员工出差有下列情况的,应全额或部分扣发以上费用:

1、员工出差由对方提供免费住宿、伙食、市内交通的地区,扣发相应餐补(10元/餐)。

2、因公陪同客人出差,陪同人员的住宿、伙食、市内交通费包含在业务费用中据实报销的,扣发相应餐补(10元/餐)。

3、员工出差,途中因私绕道,须经公司总经理批准,其超出的日程和路程之费用不予报销,因此在外多逗留期间的差旅费不予发放,并计事假。

4、员工出差地有公司宿舍并可提供住宿的。

5、其它人员随同高层管理人员出差时,住宿并入高层实销。

第五条出差补贴中,已包含市内餐费、通讯费,不得另外再报销,多余费用请自行支付。

第六条福州五区八县当天往返的短途出差人员,不计出差日补助,可按伙食补贴标准核发误餐补贴:10元/餐。

第四部分出差人员差旅费现金借支规定。

第一条差旅借支标准:按出差天数计算,普通员工每天借支标准不高于300元;中层管理人员每天借支标准不高500元;高层管理人员可按实际需求由总经理核准。

第二条如遇特殊原因超支,必须经主管部门以上经理审批,证明原因方能借支。

第三条借款及报销原则为:前款不清,后款不借。

第五部分出差交通工具申请标准及交通费开支办法。

第一条公司员工出差,根据路途交通情况,乘坐巴士、公汽、长途汽车、火车硬座为主,凭当日车票实报实销。

第二条公司员工出差,一般不准乘坐摩托车、三轮车等机动车辆,特殊情况需注明乘坐理由。

第三条招待费:请客、送礼、客情维护等招待费,报副总经理或总经理授权**人批准方可报销。报备时,应说明目的,受请单位人员、职务、时间、人数及预估费用。

第六部分补贴计算时间及标准。

第一条出发时间的计算:12:00点(含12:00)以前出发算1天; 12:00——17:00(含17:00)出发算半天;

第二条返回时间的计算:12:00点(含12:00)以前返回算半天; 12:00点以后返回算1天;

第三条出发时间及返回时间都以车、船、机票上所载时间作为依据。

第四条在外住宿时间核定:根据公司工作安排、出差申请单及当日住宿发票确认;出差完毕以后,应在回来后三天内报销所支费用,逾期如产生含糊不清单据,财务部门不予报销。

第五条员工在外出差,车程两个小时以内尽量业务结束当日赶回公司,如因特殊情况须报批部门经理及主管副总同意。

第七部分长期驻外(含临时外地调任)

第一条因工作需要,需长期(≥10天)派驻外地工作时,适用本条款相关规定(家住派驻地的人员除外)。

第二条员工驻外期间,应严格自觉依公司相关管理制度高效工作,并按规定时间定期汇报工作情况。

第三条驻外人员之住宿、简单家具、办公设备、办公用品等由公司免费提供,但个人使用之生活用品与生活设施(如床上用品、生活日常消耗品、个人卫生用品、个人交通工具、衣物等)自理。

第四条外派人员驻外期间享有驻外津贴。相关标准如下:

第五条说明:在派驻地期间不再享有相关出差待遇。离开派驻地的出差参照本管理办法的相关条款执行。驻外津贴的具体核给情况参见当月工资。

第六条驻外人员初次到达派驻地,在未找到固定居所前,可申请住签约酒店或招待所,但最多不超过7天。

第七条驻外人员休年假时可申请报销往返交通费用,每年一次。

第八条驻外人员在派驻期工作超过24个月的,经本人同意,应转为本地员工,不再享有本办法“长期驻外”相关条款的规定。对不同意转为本地员工的,人事单位将安排调回任用。

第九条驻外人员与公司签订驻外专项协议的,费用报销及补贴按相关协议规定执行。

第八部分附则。

第一条签字制度:所有正常额度内报销及借支均需所属部门主管、财务主管、总经理签字方能执行,超出正常部分须报经总经理批准执行。

第二条报销凭据须按所行路线区段分类排行粘贴,注明起始地点、费用金额及出差日期及准确时间,由主管部门经理签字认可。

第三条凡因出差不实,擅离工作岗位,且未经部门领导同意的“失踪人员”,弄虚作假,单据不实,签字不全者,财务部门一律不予报销。

第四条本制度自颁布之日起实施。

附:福建省内各地常住酒店及**。

附:福建省内各地常住酒店及**。

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