关于HSE基础规范管理的通知

关于hse基础资料规范管理的通知。

为进一步加强基础管理工作，公司决定对hse基础资料进行规范，具体安排如下：

一、规范依据。

1、hse/ohs/ems管理体系文件。

2、《强化危害辨识与风险管理暨hse大检查考核评分表》及《应急管理检查考核评分表》。

资料清单见附录1。

二、规范内容。

1、基本做法：

1）按照统一格式，以年为单位，对hse基础资料进行统一梳理、装订。

2）年度未结束、或跨年度尚未完成的工作，资料集中装盒。

2、格式要求：

1）装订版面：a4幅面，分纵向和横向。

2）封皮及隔页页边距：

纵向装订：上3cm,下3cm；左2.8cm,右2.5cm

横向装订：上3cm,下3cm；左2.5cm,右2.5cm

3）装订方式：左侧/上端夹条装订，不塑封，加透明胶皮。

4）封皮、封底：浅绿色花纹纸，字体行距30磅；标题少于6个字（包括6个字）的资料，文字之间空一个字符。

5）目录：序号加标题。

序号以年度内开展某项活动的先后时间排列，阿拉伯数字；序号在前，标题在后，之间用顿号隔开。

若被装订材料仅涉及一项（单独一次）活动，目录以该活动的不同构成材料排列（按照工作流程和时间先后）；若装订材料包含相同活动的不同批次内容，目录则以不同批次的标题排列，同一批次中的不同材料，目录中不再出现小序号。

目录两字为二号小标宋简体、不加黑，之间保留两个字符的空格，序号和标题为三号仿宋字体、不加黑。

6）内容：所有装订资料不打页码。

单项活动，各部分材料之间不加隔页；相同性质的不同批次材料，之间用彩色隔页区分，在隔页上打印序号和标题，除此之外不得进行其他修饰。

详见附录2。

7）资料盒子执行统一规格，各单位报计划采购。

尺寸：3寸文件盒。

颜色：浅蓝色。

标签：包括正面、侧面，由公司统一设计，统一制作，各单位领取，费用自担。

三、几点要求。

1、各单位要高度重视，要把资料规整作为改进工作绩效、提升基础管理水平的重要内容，对照清单，安排专人对各种资料进行全面整理。

2、对于2023年的资料，各单位必须在6月30日之前完成规整、装订；本通知下发之前已经装订的，各单位要按照统一要求进行规范；从2023年开始，各单位必须于次年2月底之前完成上年度的资料规整、装订。

3、各单位的资料盒应在5月15日之前完成计划报批，5月31日之前到位。

4、各单位hse管理员负责hse基础资料的统一保管，对于装订的资料，凡需借用或复印，应做好登记，限期归还，保持整套资料的完整性；对于电子版的资料，要用固定硬盘或光盘刻录的形式，妥善保存。所有资料保存期限为5年。

5、宝鸡宝石特车公司、咸阳宝石钢管钢绳公司、宝石机械成都装备制造分公司，应按照通知要求做好本单位的资料管理。

二〇一〇年五月四日。

附录1：hse资料清单。

注：须装订资料共38种，涉及安全环保处33种，各单位24种。

附录2图1：a4封面(纵向)

图2：a4封面(横向)

图3：隔页（纵向）

图4：目录（纵向）