摘要：在基层档案保管单位库藏信息急剧膨胀的今天，为提高其有效利用率，更好地发挥它们在社会管理、领导决策中的服务功能，优化档案信息成为亟待解决的。
问题、改变传统的评价标准、严把归档入口关、剔除过期。
二、基层档案保管单位库藏档案信息优化的措施。
为了更好地发挥档案信息的服务功能，提高基层档。
案保管单位库藏档案信息利用效率和有效利用率，笔者。
认为可以通过全局层面和细节层面实施优化处理，以最。
和重复档案信息、凸显个性特色的档案信息重组等多项。
措施可实现档案信息的优化。
终达到优化库藏档案信息的目的。
～）全局层面的档案信息优化措施。
．改变传统观念中“量”的评价标准。在传统的档案。
工作思维中，很大程度上存在将库藏档。
案数量作为一个单。
关键词：档案信息优化措施。
论基层档案。
保管单位库藏档案信息的优化。
唐祖军。位档案工作评价和。
档案机构级别评判。
的标准。如２００年国家教育部和档案。
局联合颁布的《高等学校档案管理办法》
近年来，随着我国社会经济的飞速发展，基层档案保提到，“已集中保管的档案、资料在３万卷（长度３００延。
管单位收集的档案材料呈井喷式增长。这给档案工作提长米）以上”的高等学校应当设立档案馆。这样的提法，可出严峻挑战一方面，档案信息载体数量的急剧增多使档能会导致部分档案管理机构一味地追求档案数量而忽略案库藏显得捉襟见肘；另一方面，急剧增多的档案信息给。
了质量。我们应该转变观念，从效益的角度，实事求是地。
其管理和利用带来挑战，影响档案利用查全率和查准率，开展档案工作与机构的评价，不能武断地将档案数量作不利于档案信息的开发利用。因此，优化档案信息，提炼为唯一的评价标准，以致在一定程度上误导档案工作的。
档案信息的有效利用点，尽可能提高有用信息在库藏档开展。案信息中的比重显得尤为重要。２．重新认识和处理归档入口“严”与“宽”的关系。从。
一。库藏档案信息优化的提出。
理论上讲，档案工作者应准确理解档案收集和归档要求，正确确定每一份文件是否应归档及应归档文件的保管期。
在一次对广东江门五邑地区部分基层档案保管单位限，但由于客观和主观多种因素的影响，在实践工作中往的调查中，笔者发现许多单位的库藏档案信息处于鉴定往很难做到。笔者认为，在不能确定某一份文件是否应归。
滞后或无鉴定状态，明显失效的文件依然大量存于库藏，档或不能确定应归档文件的保管期限时，为保证库藏档。
影响档案信息的检索甚至误导档案利用者。鉴于此，笔者案信息优质化，应打破传统理论中“从宽”的观念，而应理认为，基层档案保管单位应建立长效的档案信息优化机。
直气壮地将那些虽无法判定是否应归档但可确定价值不。
制，以便更好的服务利用。大的文件挡在归档入口之外。但为解除后顾之忧，防止因对于档案信息优化的理解，北京商学院于力、黑龙江错误判断或把关过严而造成的后果，笔者认为可以通过商学院常桂云曾认为，“所谓档案优化，就是在最低限度延长不归档文件保存期限来弥补其中的不足，以便使那。
收藏量的状态下保存最大限度的必要信息量，即用最低些因被误判但的确还有利用价值的文件可以“起死回限度数量的档案文件保存最大限度的有价值信息。”笔生”，给文件归档鉴别工作留有积极主动的空间。
者认为该观点仅认识到从档案信息的整体结构上对档案。
．“随ｂ，－档”应该慎行。在调查中发现，绝大部分单。
信息进行优化，没有认识到从档案信息的内部结构上优位都在贯彻执行《归档文件整理规则》，部分单位还实行化档案信息。笔者认为，档案信息的优化，至少包括两层了“随ｂ，－档”。但与之前采用年度归档的档案相比，在查含义：
一是库藏档案信息尽量优质化，提高有用档案信息找利用时显得信息零碎，不便于全面、便捷地掌握某一问的查全率和查准率，这是全局层面上的档案信息优化；二题的信息，这与档案管理的目的和原则相悖。可见，虽然是库藏档案信息结构要尽量有序化、条理化、重组化、科“随时归档”具有诸多优点，但它不便于档案信息整理者学化，使档案信息的管理和利用变得更加方便快捷，这是从整体上归纳、优化一个年度的档案信息，打破了档案信细节层面上的档案信息优化。
息的有机联系。为方便管理与利用，笔者建议尽量采取年。
度统一归档。作用不同和价值大小，选择适当的载体形式来承载档案。
．全面认识和开展档案鉴定工作。笔者认为，全面的信息，既便于保管档案信息，又便于优化库藏结构。具有档案鉴定工作包含两种情况。
一是要及时清理过期、失凭证价值，需要永久保管和定期较长时间保管的档案信效、作废、被修改过的档案材料，将那些与新的文件精神息，可以采用纸质载体形式进行保管；具有参考价值，只。
相悖、已被新的行政命令或法律法规替代、文件所依据的需定期较短时间保管的档案信息，可以采用电子文件形上位法已作修改、已在新的会议中议定通过的决议、适用式进行保管。期已过、文件内容所指对象已经变更或消失等的档案材。
．编排和优化“重点信息”。笔者在对一大专学校档。
料定期清理出来；二是要以档案的最低保管期限为周期，案室调研中发现，近两年来，在所有的档案借阅记录中，定期开展档案的鉴定工作，清除保管期限已满并确定不逾３０％的借阅内容集中在历届毕业生的新生录取名册、
再保存的档案材料，调整保管期限已满但还需要继续保学籍册、成绩册和毕业生名册，这些借阅者主要是该校历存的档案材料。通过鉴定，将无效无用的档案信息剔除，提高库藏有效档案信息的“纯度”，减少无效无用档案信息对档案检索的干扰。
二）细节层面的档案信息优化措施。
．利用档案整理技巧实现档案信息的系统与完整。为便于档案信息的有效利用，具有相关联系的档案材料本应集中排在一起，但新的《归档文件整理规则》要求将具有不同保管期限的档案材料分开保管和排列。当某一组具有有机联系的档案材料因保管期限、类别不同而不能排在一起时，根据笔者经验，建议编写“相关文件材料归档互见表”，并将该表与相关文件材料一并存放，让这。
一。组文件在“逻辑地址”上成为一个整体，实现这一组档。
案信息的系统性和完整性。②
．剔除在组织机构重组中的档案重复件。为适应社会经济的发展，近十多年来，我国企事业单位调整和改革力度大，很多单位都在调整和改革中得到重组。经过重组的机构，立档单位从几个变为了一个，几个立档单位的档。
案也由几个库藏合并为一个库藏。经合并后，库藏档案信息必然出现大量重复。重复的档案信息，不仅造成库存浪费，降低档案工作效益，也“稀释”了有用档案信息，降低了有效信息的查准率。
因此，对于重组机构的库藏档案，应剔除重复件。
．发文呈批表等发文稿纸应选择性归档。虽然《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确要求“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，但笔者认为发文稿纸、文件处理单应选择性进行归档。实践中，部分发文稿纸、文件处理单是没有归档价值的，例如单位发文的文。
件呈批表，一般上面主要写明了文件拟写人、校对人和领。
导同意发文的批示，该类发文的有效利用价值体现在单。
位印章上，而不体现在是否有领导的批示，再说，按正规发文程序，领导同意了才会发文，既然发了文，就表明已经得到了领导的同意，所以，这样的文件呈批表归档，显得多此一举。
．档案载体形式选择的优化。可以根据档案信息的。
届毕业生，借阅的目的主要用于解决教师资格申报、出国申报、毕业证真伪鉴定、工资级别确定、学历和经历证明等。可见，基层档案保管单位的档案信息服务具有个性化，档案保管单位应创造性地开展工作，抓住自身特点，积极主动地开发档案信息、优化档案信息资源。例如可以采取编写学籍档案专题目录、新生录取名册专题目录、毕。
业生名册专题目录、毕业生届别与班级索引、班号档号互。
见表等方式，制造有用的信息合流，使有用的档案信息实现最大限度的优质化。三、基层档案保管单位。
库藏档案信息优化时应注意的问题。
库藏档案信息优化，是一个去糟粕、存精华的过程，是对档案信息重组与整合以达到最大有效利用为目的，不是对档案信息的随意剔除或编排。因此，在对档案库藏信息实施优化时，应注意处理好多个方面的关系。一。
是要正确处理“完整”与“优化”的关系。档案工作。
的基本原则明确要求“维护档案的完整与安全”，长期的档案工作实践也证明了这条原则的科学性。但完整，不等同于全部，而是在有目的地剔除无用或价值不大的文件资料后，将有用的文件资料归档整理，实现完整与系统。二是要正确处理“销毁”与“优化”的关系。
档案信息。
优化过程中，在事实上会销毁一部分档案，但档案信息的优化，决不能简单地理解为销毁档案。销毁档案，只是实现档案信息优化的途径和需要。因此，基层档案保管单位在实现库藏信息优化时，不能机械地认为或者硬性规定要销毁一定数量的档案，不能将销毁档案任务化。
用ｕ１．山西档案。
作者单位：江门职业技术学院。
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