文書流程管理作業規範。
行政院。中華民國99年7月。
目錄。第一章總則 1
第二章權責劃分 6
第三章管制標準 10
第一節處理時限 10
第二節管制區分 10
第三節計算標準 14
第四章管制方法 20
第一節登錄 20
第二節統計 22
第三節分析 24
第五章文書稽催 32
第一節衡量準據 32
第二節實施稽催 32
第三節展期申請 34
第四節檢討運用 35
第六章一般公文時效管制 36
第一節法令依據 36
第二節管制原則 36
第三節處理時限 38
第四節計算標準 38
第七章專案管制案件時效管制 41
第一節法令依據 41
第二節管制原則 41
第三節處理時限 43
第四節計算標準 44
第八章人民申請案件時效管制 45
第一節法令依據 45
第二節管制原則 45
第三節處理時限 46
第四節計算標準 47
第五節研討縮短處理時限 48
第九章人民陳情案件時效管制 49
第一節法令依據 49
第二節管制原則 50
第三節處理時限 51
第四節計算標準 51
第五節訂定處理程序 53
第十章訴願案件時效管制 54
第一節法令依據 54
第二節管制原則 55
第三節處理時限 56
第四節計算標準 57
第五節訂定處理程序 59
第十一章立法委員質詢案件時效管制 60
第一節法令依據 60
第二節管制原則 61
第三節處理時限 61
第四節計算標準 62
第五節訂定處理程序 63
第十二章監察案件時效管制 64
第一節法令依據 64
第二節管制原則 64
第三節處理時限 65
第四節計算標準 66
第十三章公文檢核 67
第一節目標訂定 67
第二節作業項目 67
第三節建立公文檢核制度 69
第四節獎懲 73
第十四章訓練與宣導 75
第一節訓練 75
第二節宣導 76
第十五章附則 77
附錄1 78
附錄2 91
前言。公文是**機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為因應業務發展需要，行政院訂定「文書處理手冊」，對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。
為提高公文辦理時效，行政院研究發展考核委員會（以下簡稱行政院研考會）於63年3月訂定「公文時效管制作業手冊」，付諸實施，其後歷經同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正版，實施以還，已具相當成效。配合「文書處理手冊」之文書稽催專章修正為文書流程管理，文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動導正之流程管理理念取代，「公文時效管制作業手冊」爰更名為「文書流程管理手冊」，除文書稽催外，並隨執行需要，將原手冊部分章節增修檢討或予充實，於90年4月修正5版，另為配合文書處理手冊修正，茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理措施等相關資料，於94年1月修正6版，提供各機關參用，復為達成公文處理之簡易化、標準化目標，爰將手冊內容予以簡併及確立遵循標準，於97年12月修正7版，以供各機關參考。
行政院因應公文線上簽核之廣泛運用及定期檢討文書處理手冊，於98年度進行文書處理手冊研修工作，另鑑於文書處理手冊及文書流程管理手冊並存造成機關人員適用之疑義或困擾，爰將文書流程管理手冊更名為文書流程管理作業規範，並於文書處理手冊增訂各機關文書流程管理作業依相關規定辦理之依據，以使本規範與文書處理手冊相互搭配銜接。
文書流程管理作業規範。
第一章總則。
一、全程管制：
一）公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔應全程列入管制。
二）文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。
二、全面管制：
一）行政機關均應實施文書流程管理，並將各單位列入管制範圍，機關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件（或存查）均應列入管制。
二）文書流程管理必須統一規定標準處理原則，俾利共同遵守。一般行政機關之作業規定，得依據文書處理手冊與本作業規範之基本原則，配合機關業務特性與事實需要，由各機關自行訂定。其他如學校、事業機構等，得由其上級機關依其業務性質與需要，參考本作業規範自訂作業規定據以實施。
三、作業範圍：
一）機關每一公文全部流程，應建立完整登錄系統，予以正確登錄及統計其使用時間，作為稽催、統計、分析之依據，以發掘問題、有效稽催，防止積壓及偏差。
二）各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題，研提改進措施，促使文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率及公文品質之要求。
四、管理原則：
文書流程管理為一全程性、全面性作業，其應遵循之原則如下：
一）機關文書流程管理作業權責劃分應以本作業規範規定為基本原則，賦予機關內部單位、成員應負職責。各機關如因機關業務特性肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形，得依業務性質彈性調整。
二）各機關文書流程作業相關法令規定，應隨時檢討及定期修正，落實層級負責，逐級考核，使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全面實施文書流程管理。
三）立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件之性質與處理時限，與一般公文不同，應單獨管制統計。
五、本作業規範用詞，定義如下：
一）文書流程管理：指以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質之文書管理作業制度。
二）自我管理：指機關組織各級人員均應具備提高公文處理時效及品質之觀念，其消極層面在建立人員確遵各項文書處理規定，主動導正影響公文時效因素，積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質。
三）文書單位：指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。
四）業務單位：指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。
五）專責管制單位：指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關**指定，負責綜理文書流程管理相關工作之單位（或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬之單位）。
六）文書稽催：包括狹義及廣義文書稽催。狹義文書稽催，指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，指公文辦結前後，對公文處理之一種稽查作業。
七）文書流程：指文書處理自收文（創簽稿）起至發文、歸檔止之全部流程，包括收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理及歸檔處理等步驟。
八）立法委員質詢案件時效管制：指依據立法院職權行使法及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」之處理時限，所實施之時效管制作業。
九）訴願案件時效管制：指依據訴願法所定訴願處理時限，並以「案」為單元，所實施之時效管制作業。
十）人民申請案件時效管制：指人民（團體）申請各種證照、證書、證明或提供服務等案件，除法規另有規定外，各主管機關應按其性質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以「案」為單元，所實施之時效管制作業。
十一）人民陳情案件時效管制：指依據行政程序法及「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」，人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向主管機關提出之具體陳情，由主管機關訂定處理時限，並以「案」為單元，所實施之時效管制作業。
十二）監察案件時效管制：指依據監察法、監察法施行細則及「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」之處理時限，所實施之時效管制作業。
十三）處理時限：指按公文處理速別規定，自收文至發文(存查)之全部流程可使用時數或日數。
十四）限辦日期：指依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。
十五）可使用時間：指在每一公文處理過程中，每一處理階段所能使用之時間。
十六）創稿：指無正式來文而主動辦理或交辦之案件。
十七）限期公文：指來文或依規定訂有期限之公文。
十八）彙辦案件：指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件。
十九）併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。
二十）個案分析：指對超過一定處理時限之待辦案件，採取以「案」為單元之分析處理作業，其目的在促進全案之整體時效，防止積案產生。
二十一）個件分析：指對使用日期較長之案件，採取以「文」為單元，逐件分析其流程，其目的在於檢討其關鍵所在，從根本上尋求提高公文時效之途徑。
二十二）發文使用時間： 從機關收文次日起，至發文之日止之全部文書流程中，扣除假日所使用之時間，在統計時稱為「發文使用日數」，並以「日」為單位。超過半日或不足1日者，以1日計算，而不足半日者，以半日計算（機關業務特性需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，得以實際使用時數，換算為日計算時間）；立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。
二十三）發文平均使用日數：指發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商。
二十四）專案管制案件：指公文涉及政策、法令與其他機關業務，或須經較長時間協調會辦之複雜案件，經承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送專責管制單位審查，簽請機關**或幕僚長核准後，以「案」為單元實施管制者。
二十五）以文管制：指以「文」為管制統計單元之管理作業方式，其係以收文(創稿)編號之個件進行管制，重點為各「文」是否於限期內處理完畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。
二十六）以案管制：指以「案」為管制統計單元之管理作業方式，凡公文屬專案性質須整體性作業者，其要求重點在於「案」之決定，以案情實質擬處作為管制標的，處理時限與數量統計皆以「案」為標準，並以實施全程管制來達到作業要求。以「案」管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)，並於全案辦結時一併歸檔。
二十七）公文檢核：指藉由資料查閱及對相關問題查詢，並輔以個案抽查、問卷調查等方法，有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳，發掘問題及缺失，從而提出改進建議與解決方法，以提升公文處理效率之一種評核作業。
文书流程管理作业规范汇总
文書流程管理作業規範。行政院。中華民國99年7月。目錄。第一章總則 1 第二章權責劃分 6 第三章管制標準 10 第一節處理時限 10 第二節管制區分 10 第三節計算標準 14 第四章管制方法 20 第一節登錄 20 第二節統計 22 第三節分析 24 第五章文書稽催 32 第一節衡量準據 32 ...
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