档案管理办法。
第一章总则。
第一条为规范公司档案管理工作,有效保护和利用档案,按照集团公司精细化管理要求,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《湖北省档案管理条例》、《湖北能源集团股份****档案管理办法》和及有关法律、法规,结合公司实际,特制定本规定。
第二条公司档案是指公司各个发展时期在建设、生产、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的,对国家、社会和集团公司、本公司具有保存价值的各种不同形式、不同载体的历史记录,包括纸质档案、电子档案、**档案、磁性载体档案、实物档案等。
第三条公司的档案受国家法律保护,公司对在各项工作中形成的档案依法享有管理、使用和依据国家法规进行处置的权利,并有保护档案的义务。
第四条公司档案工作是公司经营管理的基础工作之一,是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作,档案工作应紧跟公司各项工作的发展,不断改革、创新以满足新的需要。
第五条公司应加强对档案工作的管理,把档案工作纳入公司发展规划和年度工作计划、规章制度及工作流程、经济责任制和岗位责任制,把档案工作经费列入本单位经费预算,以保证档案工作顺利开展。
第六条要积极应用现代化手段和先进技术管理档案,推进档案信息化建设,做到档案管理数据化和服务网络化,以适应公司档案信息化管理的需要。
第二章档案管理体制。
第七条公司档案工作实行“统一领导、分部管理、各负其责”的原则,维护档案的完整和安全,有效地提供利用。
第八条档案工作坚持集中统一管理的原则,努力实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第九条公司档案工作领导小组是公司档案工作统一领导机构,公司综合部是领导小组日常办事部门(办公室),归口管理公司档案管理工作。公司档案室设在综合部。
第十条公司档案整编工作小组由公司各部门指定专兼职档案人员组成,在公司档案工作领导小组的统一领导下,具体负责本部门档案的收集、管理和归档工作。
第三章档案管理职责。
第十一条公司综合部作为公司档案工作领导小组的日常办事部门,负责公司档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导,负责公司各种门类、不同载体的档案的管理,同时负责对公司各部门档案工作的监督、检查和指导。公司档案工作由综合部主任主管,综合部文档专责分管,主要职责是:
一)负责贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策,组织制订实施细则,建立健全公司档案工作的各项管理制度;
二)负责公司档案工作发展规划并组织实施;
三)负责对公司各部门档案工作进行监督指导;
四)负责公司档案文件、资料的形成、积累工作;集中统一管理公司档案的收集、整理、归档工作,并提供利用档案和安全保管;
五)负责督促各部门档案文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作;
六)负责档案工作的宣传、开展档案业务交流活动及组织各部门档案人员的业务培训工作;
七)负责协调、联系公司建设项目工程竣工档案的验收工作;
八)负责公司档案信息资源的鉴定保护、开发利用和档案的编研工作;
九)负责抓好公司档案信息化建设,实现档案管理数据化、服务网络化的管理;
十)落实经济责任制中的档案工作考核目标,确保档案工作与本公司经营管理工作同步;
十一)负责公司档案统计分析和汇总上报工作;
十二)接受集团公司档案业务监督检查,努力提高档案管理水平。
十三)严格执行保密制度,做到不该说的不说,不该借的不借。
第十二条各部门兼职档案员具体职责为:
一)认真学习、贯彻、执行档案工作的规章制度;宣传档案工作,提高本部门员工档案意识;参加档案业务培训,掌握档案管理工作的基本技能;
二)负责本部门履行职责中形成的所有档案资料的集中统一保管,对本部门产生的档案资料系统、齐全、完整地收集、保管;
三)参加工程项目评估会、技术审查会、工作(生产)例会、科研成果鉴定会等部门组织的重要的会议和活动,负责收集所产生的各种档案资料;
四)负责对本部门产生文件材料的质量把关,对破损或载体变质的档案理进行及时修补和复制,对因移交、作废、遗失等注销账、卡时,要查明原因,并保存依据,保证文件材料的字迹、纸张、内容、装订等符合档案归档的质量要求;
五)每年在规定的时间内,及时将应归档的档案材料按要求进行初步整理,编制移交清单并经部门负责人审查后,集中移交给档案室;
六)负责做好本部门档案资料的安全和保密工作;
七)协助综合部做好所属档案资料的鉴定、销毁等工作;
八)检查本部门档案制度执**况,根据档案工作遇到的问题,提出改进档案工作的意见和建议。
第十三条各部档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律,严守****。应具有档案专业及相关专业知识和计算机操作技能。
第四章文件的形成和归档。
第十四条各部门要按照生产经营管理的规律,建立文件资料的形成、积累、整理和归档的严格程序,确保每一项经营活动的归档材料完整、准确、系统。科技文件的形成、积累、整理和归档工作,工程部应“五纳入”(纳入有关管理制度;纳入工作程序和网络图;纳入本部门有关人员的职责范围;纳入相关合同;纳入经济责任制)、“三结合”(接收归档与现场收集相结合;随时收集和集中收集相结合;对内收集和对外收集相结合)。
第十五条各部门兼职档案员应做到“四参加”,即必须参加有关生产和工作会议、必须参加有关科研项目验收、必须参加工程项目竣工验收、必须参加设备开箱验收工作,负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。
第十六条凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案室归档,任何单位、部门和个人不得据为己有。归档文件材料的基本**:
一)公司内部各部门形成的文件材料;
二)公司收到相关单位的需要执行、办理的文件材料;
三)公司工程建设的施工方、监理方应向本公司提交的文件材料;
四)公司外购设备等带来的文件材料。
第十七条归档时间要求。
一)在各项管理工作中形成的文件材料,须在次年三月之前,将应归档的文件材料向公司档案室归档;
二)外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档;
三)工程项目档案资料,须在项目竣工验收后三个月内向档案室归档;
四)声像材料、电子档案、奖章、印章、字画等应在工作结束后随时归档。
五)会计档案由财务部立卷后隔年向档案室移交归档。
第十八条归档文件质量要求。
一)归档文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备;
二)归档文件材料应为原件;确无原件的可归具有凭证作用的文件材料;
三)归档文件材料所使用的字迹、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护耐久性要求;
四)重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存。
第十九条文件材料归档的部门负责人对其归档的文件内容及质量进行审核。工程项目档案需要监理工程师对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续,监理单位应提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第二十条各类文件材料归档份数一般为一式一份,公司制发文件一式两份,工程项目竣工档案资料为一式三份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。
第二十一条文件材料归档时,应严格履行交接手续。归档责任人编制归档目录清单,填写《档案移交(接交)登记簿》,一式两份,交接双方按清单交接清楚,双方签字,各留一份,以备查考。
第二十二条对于散存在个人或部室的应归档的文件材料,综合部文档专责有权征集。
第二十三条公司档案整编工作小组应根据国家、集团公司的有关规定,结合公司实际,制订文件材料归档范围和保管期限表,并对各类材料的归档时间作出明确的要求,制定“三合一”制度。
第五章档案整理。
第二十四条要按照《归档文件整理规则》(dat/22-2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(da/t28-2002)等行业标准和规定,对归档的档案文件材料进行分类、组合、排列、编号、装盒和编目,科学规范地进行整理,便于保管和利用。
第二十五条档案分类整理方案要符合国家有关标准和规范要求。各部门可参照执行国家档案局《工业企业档案分类试行规则》以及相关的行业规定和行业标准,可结合本部门的实际制订科学合理的档案分类整理方案。
第二十六条公司档案室必须建立、健全档案检索工具体系,编制档案总目录、分类目录和专题目录,方便快捷查找和利用。
第六章档案保管。
第二十七条库房必须与综合部、阅览室分开(远控基地建成后),非档案管理人员不得随意进入档案库房。
第二十八条档案资料实行分柜、分类保管,柜架排列整齐、合理,有编号,符合规定要求。
第二十九条库房管理应采取以防为主,防治结合的原则,配备合格的消防、通风和控制温、湿度的设备,应达到防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防虫、防潮、防有害气体、防高温等要求,做好库房温、湿度记录。
第三十条库房内严禁吸烟,存放易燃物品及其它杂物,保持库房内安全、卫生。
第三十一条要定期进行库藏档案的清理、核对工作,出库入库要进行登记,做到账、物相符。
第三十二条定期检查档案的保管情况,发现问题及时处理。
第七章档案鉴定与销毁。
第三十三条档案保管期限分永久、定期30年和定期10年三种。确定保管期限的基本原则是:
一)有长远利用价值的档案应永久保存;
二)在一定时期内有利用价值的档案分别为定期30年或定期10年保存;
三)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
第三十四条保管期限的日常鉴定工作由各部门兼职档案负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。
第三十五条库存档案的定期鉴定由综合部文档专责鉴定,鉴定间隔时间由公司根据实际确定。
第三十六条失去保存价值的和已到保管期的档案要经过鉴定后进行销毁。
第三十七条销毁前必须编制档案销毁清册,撰写销毁档案内容的分析报告,报有关领导批准、签字,方可进行销毁。
第三十八条销毁时要有二人以上有关人员监销,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人要签名盖章以示负责。
第八章档案统计。
第三十九条档案统计内容主要包括档案管理基本情况、档案的数量、档案提供利用及利用效果统计等方面。
第四十条档案统计应以原始记录为依据,统计数据应做到准确可靠,不得弄虚作假。
改编2023年制度 1
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