财务报销管理制度。
二0一七年一月一日。
一。为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，制定本制度。
1、本制度中所称日常费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费、加班误餐补助，车辆使用费，学生礼品，员工福利物资采购及其他费用等。
本制度所称成本费用指与公司主营业务-学历教育相关的成本支出。该项成本支出原则以经审批的合同或协议为支付依据，幷严格按付款审批流程执行。
2. 财务报销审批程序：
1）公司日常费用报销：股东之间的费用实行交叉审核原则，员工费用原则上找分管董事或前置审批事由董事签字。所有的费用报销不论金额大小最终必须至少有一位有权签字人签字审批，财务部门方能支付。
公司现启用企业微信工作平台进行付款审批，审批流程在企业微信中确认后，会计录入公司smartschool财务系统即可付款。因长沙实验施行经营者聘用负责制，经公司股东会决议，湖南学历部负责人负责长实日常费用的签字审批，单次费用金额1万元以上的需股东审批。
2）与学历相关的成本费用按系统设置成本通过负债管理支出。
3）员工日常费用-差旅费，通信费，办公费，交通费，业务招待费依据人事部门相关报销制度执行。（标准）
具体要求如下：
1.市内交通费。
员工外出办事鼓励使用公交，地铁等交通工具，也可以申请用车，但需要提前告知主管进行订车，若有特殊情况也可自行打车，但须取得有效车票，不允许用其他发票抵扣，其他特殊情况可酌情处理。单次单程市内交通费50元以上的单独申请。
员工私车公用报销采用按公里数报销补贴制度，人事部门统计每月员工外出公里数并制定公里数补贴标准，每月初交财务部集中报销。
2.餐费补助。
员工外出办事的餐费补助及加班餐费补助为每餐15元，由员工填写费用报销单报销。
3.业务招待费及外部协调费用。
业务招待费的报销股东之间交叉审核，不设置限额。
员工报销业务招待费严格按照一事一报的原则简述事由及内容，无论金额大小一律股东签字确认，单次金额500元以上的需股东前置审批。比如：报销单据上具名：
本月招待费用总计金额多少，这种形式的报销单据财务部有权拒收。
4.物资人采购分固定资产采购及日常办公物质采购，物质采购原则上实行人事部集中采购原则。员工不能单独购买自己所需办公用品。
特殊情况， 员工零星采购也需到人事部办理入库领用验收手续财务部方可报销。
各部门需将自己所需的物资采购申请递交人事部，人事部每月或单次汇总办公物质采购申请经有权签字人审核通过后进行采购；学生礼品，重大活动物质采购，员工福利采购需提前三天填写采购申请单及费用分摊**经有权签字人签字后一并提交财务部方能付款，电脑等固定资产采购一律实行前置申请采购。超过2000元的大量物质采购一律实行前置申请，请购具体流程见人事部采购管理制度。
5.公司重大活动依据预算申请制报销。
二．付款流程：经办人提交费用报销单据（同时在企业微信中提交付款申请，按组织架构提交给对应审批人，并抄送财务值班qq,财务值班qq人选在企业qq中每周更新标示）（票据要求见第五条）→主管签字→财务审核单据→有权签字人签字→财务付款。为规范财务核算，员工费用报销一律转账至员工本人工资卡；金额2000元以上的物质采购原则上由财务部直接转账到**商指定账户。
（特殊情况建议提前三天申请预支费用，发票报销）
与学历相关的成本上交不按上述流程直接发给财务对应自考成考远程项目负责会计付款。
三．费用报销时间：员工日常费用报销每周固定在周四，周五报销。
四．备用金领取制度。
1.公司员工为保证合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。
2、备用金借支程序：借支人填制借支单，交主管签字，财务审核签字后交总经理签字审批后，出纳向借支人支付备用金。临时工作任务借支需提前一天向财务部申请报备。
3、公司员工业务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证业务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。
实行定额备用金制度的人员须经财务部和分管股东签字认可。
4、备用金借支人须在业务或出差完毕后4个工作日内到财务部结清备用金，实行定额备用金的借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。
每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。
5、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由会计打印系统单据截图给借款人备查。
6、备用金是为保证业务需要而设，因私不得借支备用金。
五．报销凭证要求。
一）日常费用开支对原始票据的要求及填报要求：
、所有票据必须是合法的正式发票，特殊情况下不能取得发票的，可以下列费用发票充抵大致相同金额的收据及白条，但必须提供费用事由相关的收据及支付依据；业务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；
2）.发票要求开具公司全称：”湖南出头科技****“ 或：
”长沙实验外国语专修学院” ，发票必须附信用**才是有小发票，原则上社保及公积金归属于哪个公司即开具哪个公司发票，发票必须是最近2个月之内的发票，超过期限的发票不予受理。
3）.原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。
4）.报销单据分两类分别粘贴，a类为清单或收据，b类为正式发票---填制纸质费用报销单（a单由会计在公司系统中打印报销单据：此单为实际领款金额。
现改为在企业微信中打印费用报销单。b单：公司财务报销单（按发票票面金额填写，此为按正式合法的发票，类别详见公司财务报销单分类和标准）--报销人签字---交财务部值班会计。
5）费用报销填报实行一事一报，分门别类，简述费用内容及事由。大小写金额保持一致，不得涂改。
6）b单采用公司财务部统一配置的单据，自行提供的单据财务部不予受理。
7）不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理或退回。
五．费用报销付款方式：原则上一律通过公司日常报销付款账号网银转账，不支付现金 ，采用ab 票单据形式为完善公司对外财务报告 ,b票可以通过公司网银财务报销模板单独转账。
六．费用报销单据类别。
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