如何推进企业电子档案管理

发布 2022-02-13 08:54:28 阅读 9828

作者:韩玉兰。

**:《档案管理》2023年第03期。

电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面,成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台,并随着信息技术的迅速发展,不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块,在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化,探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。

1 企业档案管理信息化的软环境。

随着互联网技术和应用的快速发展,企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段,步入了企业战略协同系统应用阶段,其中erp(enterprise resource planning,即企业资源计划)最具代表性。erp系统以经营资源最佳化为出发点,全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务,并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理,进行系统协同整合,核心的内容就是要进行应用系统及数据集成,建立可以共享的统一数据管理结构。

建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则,是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式,网络环境下的档案馆如何构建和运作,都是需要深入**的问题。

2 电子档案管理的特点。

信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台,使用者在自己的电脑终端上,可以直接进行档案信息检索,迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级,并可以完成**借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理,如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块,每个档案模块按不同的检索顺序进行排列,并根据管理需要划分不同的管理权限,使档案信息按阅览权限公开,提高档案资源的利用效率,为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理,节省大量的人力、物力、财力,符合国家当前的“三节约”政策。

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