会计档案管理

会计档案是各单位再办理会计业务中形成的记录单位经济业务的会计资料，是会计活动的客观产物，是检查各单位遵守财经纪律情况的客观依据，也是各单位总结经营管理经验的重要参考资料。《会计法》规定：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。

村合作经济组织的会计凭证、账簿、会计报表和计划、分配方案、经济合同等会计资料，是村级经济活动的重要档案，必须定期收集整理、装订成册，健全归档、保管调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案工作做好。

一、会计档案的概念。

是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算等专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

2）会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；

3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料（如存贮在磁性介质中的会计数据和财务数据统计资料等），会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

二、会计档案的作用。

1、反映作用。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是村级的重要档案，它是对一个村经济活动的记录和反映。

2、史料作用。会计档案可以为国家、单位提供详尽的经济资料，对国家制定宏观经济政策和单位制定经济决策具有一定的参考价值。

3、查证作用。会计档案可以了解村级每项经济业务的来龙去脉。

4、监督作用。会计档案是检查一个村是否遵守财经纪律的书面证明，可以揭示在会计资料上弄虚作假、违法乱纪等行为。

三、会计档案的整理、立卷、归档。

1、整理。会计年度终了，结旧建新以后，会计人员应按归档要求，将会计档案分为会计凭证、会计账簿、会计报表、票据存根、其他会计资料等五大类，审查核对，整理齐全。

2、立卷。村级会计档案，实行村财**的街镇，由街镇农村会计服务中心（经管站）按照归档的要求，负责整理立卷、装订成册。具体会计档案立卷编号如下：

1、会计报表。类号为“a1”，案卷顺序号为连续编号，本年度案卷号按本年度连续编号。例：

雄州街道钱仓村2023年度1-4季度的科目余额表、收支明细表、应收应付明细表、损益表（年终）、资产负债表（年终）装订成册。其编号为：

第一季度会计报表：

第二季度会计报表：

第三季度会计报表：

年终会计报表：

2、账簿。类号为“a2”，案卷顺序号为连续编号，本年度案卷为本年度连续编号。例：

若雄州街道钱仓村2023年总账，银行存款日记账，现金日记账，收支明细账，应收应付明细账，固定资产明细账，则其编号为：

总账。银行存款日记账。

现金日记账。

收支明细账。

应收应付明细账。

固定资产明细账。

3、记账凭证。类号为“a3”，案卷顺序号为连续编号，本年度案卷号为本年度连续编号。例：

雄州街道钱仓村2023年一季度记账凭证有两本，第一本顺序号为1，第二本为2，其编号为：

第一本记账凭证：

红标签：蓝标签：

第二本记账凭证：

红标签：蓝标签：

会计档案盒填制：

立档单位：雄州街道经营管理站。

时间：2023年1月1日至2023年3月31日。

本月共2册，本盒是第。

一、二册。凭证号自1号至62号共62张。

保管期限15年。

财会主管：财务审批人（村主任）；立卷人：专职记账员。

全宗号：单位代号，暂不填。

目录号：全宗内会计档案案卷所属目录的编号（当年号）

卷号：档案顺序号（连续号）

年度：2023年度。

凭证整理立卷、装订成册的会计档案，填制好相应的档案封面资料，归档。

4、其他会计档案。

例如雄州街道钱仓村2023年度其他会计资料如下：

银行存款调节表，银行对账单，财务年报，资产年报，收益年报，农民负担资料，经济合同，财务公开，民主理财等，顺序编号。

银行存款余额调节表。

银行对账单。

财务年报。资产年报。

收益年报。农民负担资料。

经济合同。财务公开。

民主理财。5、票据存根。

例：雄州街道钱仓村2023年票据存根共有5本。

第一本：第二本。

第三本。第四本。

第五本。根据上述编号，编制会计档案目录。目录一式二份，一份存档，一份备用。具体式样如下：

年会计报表目录填制如下：

年账簿目录填制如下：

年记账凭证目录填制如下：

年其他会计档案目录填制如下：

年票据存根目录填制如下：

3、归档。档案管理员对入档案室保管的会计档案，按照报表、账簿、凭证、其他、票据存根这五大类顺序排列。然后，在每一卷中，在按照永久、定期的顺序，时间最长置首位，最短的放末尾。

排放整齐，方便查找。

四、会计档案的保管。

1、清点查收。

街镇农村会计服务中心（经管站）会计编好会计档案目录，移交给经管站档案室，统一归档、保管。档案保管员必须清点查收，不得推诿拒绝。

2、保持原样。

移交的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人员共同拆封，以分清责任。

3、存放有序。

会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

4、办理借阅手续。

会计档案一般不得借出，如有特殊需要，须经经管站长批准，方可提供查阅或者复制，办理借阅登记手续。查阅、复制人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

5、村合并会计档案的保管。

村合并后，原各村的会计档案应当由合并后的村统一保管。

移交会计档案的村，应当编制会计档案移交清册，列明应交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

五、会计档案的保管期限。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年和25年5类，详细情况见下表：

会计档案保管期限表。

上述会计档案的保管期限为最终保管期限。

六、会计档案的销毁。

1、由经管站档案保管员和专职记账员提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

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