档案管理
第一章绪论。
第一节档案管理概述。
一、档案管理工作的性质和特点。
二、档案管理的内容。
三、档案管理的范围。
四、档案管理的基本要求。
一、 档案管理工作的性质和特点。
档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
（一）工作性质。
是国家科学文化事业的组成部分；
是部门各项管理工作的组成部分；
是文献信息管理系统的组成部分。
（二）档案管理工作的特点。
（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护。
档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；
大多数档案是“孤本”，不能随意复制；
档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案。
2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点。
档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：
3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流。
档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。**原则是这一特点的充分体现。
4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾。
档案直接关系到形成者的切身利益，关系到****，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
二、档案管理的内容。
包括两个方面：
一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
三、档案管理的范围。
不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。
1）按档案内容：分为普通档案和专门档案。
普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；
专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。
（2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案。
一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；
特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。
特种档案的制成材料、载体和信息存贮方式都不同于普通档案。
3）按形成单位：分为公务档案和私人档案。
公务档案：国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理、生产建设、科研活动中形成的档案。
私人档案：各行各业著名人物在其个人历史活动中形成的档案，包括家谱、族谱、手稿、书信、日记、**及反映其生平事迹的传记材料。
（4）按形成时期：分为古代档案、近代档案、现代档案三种。
古代档案：2023年以前历代形成的档案。
近代档案：自2023年至2023年中华人民共和国成立以前形成的档案。
现代档案：中华人民共和国建国以后形成的档案。
三、档案管理的基本要求。
1、完整性要求 2、安全性要求 3、科学性要求
4、规范性要求 5、经济性要求 6、现代化要求。
第二节全宗理论。
一、全宗的含义及类型。
二、立档单位的构成条件与全宗划分原则。
三、立档单位的变化对组织全宗划分的影响。
四、全宗理论的适用范围。
五、全宗理论的发展。
六、我国关于全宗理论的**。
一、全宗的含义及类型。
（一）全宗的含义。
全宗是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。
（1）全宗是一个有机整体。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。
（4）全宗是档案的基本管理单位。
二）全宗的类型。
1）按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。
组织全宗：一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体；
个人全宗：社会著名人物在其活动中形成的档案整体；
项目全宗：在某一项活动中形成的档案集合体。
2）按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。
独立全宗：一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体；
联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一管理的档案集合体；
汇集全宗：按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体；
档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。
例如： “某省手工业局、手工业联社联合全宗”
“国民**联动系统汇集全宗”
“国民**东北地区铁路交通部门汇集全宗”
“国民**中国驻外使领馆档案汇集”
“国民**各银行档案汇集”
二、立档单位的构成条件与全宗划分原则。
（一）立档单位的构成条件。
长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。
与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。
1）组织立档单位的构成条件。
执行了相对独立的社会职能，以自己的名义对外行文。简言之，要有独立的人事任免权、行文权、财权，一般还具有法人资格。
2）个人立档单位的构成条件。
当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位。
3）项目立档单位的构成条件。
项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量。
项目立档单位与组织立档单位是交叉的。为了避免档案分散和不必要的重复，需明确项目全宗和组织全宗各自的范围及界线。
综合性档案馆为了全面反映国家和地区的社会实践活动，应以组织全宗为主；
专门档案馆以反映本专业概况和专业技术的发展和变化为目的，应以项目全宗为主；
不止一个单位参加的科技、生产和工程项目，可设置临时机构立档单位，或将该项目档案归入其牵头单位或主管部门的全宗中去。
二）全宗划分的原则。
1）独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。
2）关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。
3）方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。
4）一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。
三、立档单位变化对组织全宗划分影响。
组织立档单位的变化有两种情况：根本性变化、基本职能的变化。
一）所谓根本性变化是指立档单位的政治性质、生产关系性质上的变化。在发生根本性变化时，各个历史时期的不同政权、建国前后的**机关、官僚资本主义企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗。
2）单位基本职能变化的影响。
新成立单位符合立档单位条件的，其档案构成新的全宗；
由若干撤销单位合并成一新的立档单位，分别构成全宗；
从某一单位分离出去的单位，其档案构成新的全宗；
原为一独立单位，后改为一单位的内部组织机构，改变前为一全宗，改变后是另一全宗的组成部分；
临时机构一般应纳入其主管单位档案全宗。但临时机构执行的是独立的社会职能，为期时间长，档案数量多，可单独构成全宗。
四、全宗理论的适用范围。
1）在收集工作中的应用。机关档案室的归档工作要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；档案馆对档案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的档案作为一整体统一进馆，不得随意分散；
2）在整理工作中的应用。在档案整理工作中，一个全宗的档案作为一个整体，进行系统化整理、分类和排列，档案管理的完整性、系统性得到体现； back
3）在鉴定工作中的应用。档案鉴定以全宗为基础来权衡全宗内案卷和文件的价值，若离开全宗孤立地鉴别一份文件，则难以判定其价。
4）在保管和统计中的应用。全宗是档案保管和统计的重要单位。
5）在编目工作中的应用。许多档案检索工具都是以全宗为对象编制的。
6）在基础工作中产生的全宗理论不可避免地利用工作产生影响，如阅览室调卷、档案展览、档案编研等都离不开全宗。
五、全宗理论的发展。
1、档案管理最初采用的是事由原则，即以档案文件内容来整理组织档案，随着档案数量和种类的增加，**原则逐渐取代了事由原则。
2、**原则的表现形式是“全宗理论”。
3、全宗理论的发端——法国最先提出“尊重全宗原则”（2023年）。
4、在法国“尊重全宗原则”基础上，普鲁士提出了“登记室原则”（2023年）。
5、荷兰档案学家谬勒、裴斯、福罗英于2023年发表《档案的管理和整理手册》（又称《荷兰手册》），从理论上论证了**原则。 back
20世纪以来，**原则进入广泛传播和发展时期：
英国：20世纪20年代提出了“档案组合”（archive group）；
美国：20世纪30—40年代提出了“文件组合”（record group）；
苏联：20世纪20—30年代提出了“国家统一档案全宗”概念，后俄罗斯使用“俄联邦档案全宗”概念。并在其2023年档案事业法中规定，档案全宗是“相互之间具有历史联系或逻辑联系的档案文件的总和”。
这意味着非同一**而在内容上具有逻辑联系的档案文件集合体也可构成全宗。
德国：布伦内克对**原则的修正：提出“自由**”原则，在整理档案时要兼顾“**”和“事由”。
六、我国关于全宗理论的**。
问题一：档案数量剧增，全宗规模过大，若拆分全宗 ，则违背了同一全宗档案不可分散的原则；
问题二：科技档案等专门档案怎样按全宗原则管理；
问题三：档案馆类型增多，出现综合性档案馆和专门档案馆之间馆藏接收范围的交叉问题，以及全宗的归属问题；
问题四：社会经济体制、国家机构改革给全宗划分造成困难和混乱；
问题五：计算机技术更加广泛和深入地渗透到档案管理中，电子文件的大量产生，对全宗理论的挑战。
我国学者关于全宗理论的观点。
档案管理系统
rfid智能档案管理系统。设计方案。一 档案管理的现状与问题。近年来，我国档案管理事业取得了长足的发展，档案管理事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统保密档案管理手段与技术所导致的问题日益突显 1.保密档案编目流程繁琐低效 整理时间冗长 传统方式下，保密档案入...
档案管理系统
文立方实现对电子档案数据的安全存储和管理，针对大量历史数据和现行归档文件能够管理目录和原文，可以进行安全的存储，可以管理目前的档案类型，并能支持新的类型。实现归档文件的收集和整理。与现有办公系统接口，实现办公厅归档文件的自动归档 提供各子公司文件管理和收集整编模块，使其可以对本部门归档文件分散整理 ...
档案管理系统
系统采用lotus domino作为系统及数据库平台。用户使用公司的notes办公自动化平台作为客户端与管理端。使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。系统设置档案条目库 权限结构库 卷宗库 借阅管理库 档案目录库 系统配置 档案库等几种功能模块。用户在档案条目库中创建档案条目。通过...