● 系统采用lotus domino作为系统及数据库平台。
用户使用公司的notes办公自动化平台作为客户端与管理端。
使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。
系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。
用户在档案条目库中创建档案条目。
通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。
通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。
通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。
完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中。
用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。
功能：保存系统管理权限信息。
角色：公司档案管理员。
权限：管理者——公司档案管理员。
作者——本部档案管理员、事业部档案管理员。
读者——default
1. 本部信息表。
a) 表单。
b) 权限。
c) 描述。
2. 事业部信息表。
a) 表单。
b) 权限。
c) 描述。
3. 操作。
创建本部信息。
创建事业部信息。
编辑。 删除。
功能：保存档案目录结构信息。
角色：公司档案管理员。
权限：管理者——公司档案管理员。
作者——公司档案管理员。
读者——default
1. 权限。
档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限。
2. 内容。
用户按级别维护目录。
在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。
目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。
3. 操作。
创建一级目录。
创建二级目录。
创建**目录。
删除。 编辑。
功能：保存档案条目信息。
角色：公司档案管理员。
权限：管理者——公司档案管理员。
作者——default
读者——default
1. 流程：
员工创建档案文件——>事业部档案管理员归档。
2. 内容：
普通员工创建投档文档，填写内容（红色部分）：
提交事业部档案管理员归档。
3. 操作：
创建档案。
编辑。 删除。
1. 内容：
档案管理员创建档案流程：
创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、**目录、卷宗。
如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有的卷宗号和同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号。
如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案。
在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置。
档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目。
一位三位两位两位一位四位三位。
一级目录年度年限级别卷序号文件序号。
二级目录。**目录
案卷号。档案编号。
在档案条目库中对档案文件附件存放的档案库进行配置，设置附件存放的数据库。
当档案库数据库大小超过一定的数据量，管理员可新建档案库。
配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。
档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。
提供模糊查询功能，通过输入关键字，可与档案条目中的所有字段匹配。
功能：保存档案卷宗。
权限：管理者——公司档案管理员。
作者——事业部档案管理员、本部档案管理员。
不能存取者——default
卷宗内容： 当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类做修改后，需要点击“更新卷宗”操作，对卷宗内所有文档的信息进行更新。
当放置在此卷的文件页数超过设定值，不能向此卷宗归档，只能重新立卷。
配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。
创建档案卷宗。
编辑。 更新卷宗。
档案借阅分为档案查询、档案借阅，其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。
公司档案管理员将根据查询人提出的查询申请，在查询界面中进行查询，并将查询结果导出excel表，作为附件发送给查询人。
查询人需在查询结果中确认需要的档案条目，记录档案编号。
查询单样式：
档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，将填写借阅单，并选择自己所在的本部、事业部。
系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息，定义审批流程。
当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为多人时，系统缺省将定义第一个领导作为审批人。
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