自公司实行财务集中以来，工作效率得到较大提高，信息的准确与及时性也得到一定程度的满足，对数据的利用效果初步体现了财务集中的优势。但伴随财务集中的进行，省财务部数据交换量骤然加大。其中，有较大部分的数据以纸质的形式存在。
大量纸质文档在各核算环节中流转，给文档管理带来了较大的难度。凭证流转过程难以有效监控，查阅、借阅不便。为了改变凭证管理中的无序、低效状况，需要建立计算机应用系统对凭证的流转、存放等各环节进行电子化、条码化管理，以减少管理中的差错、提高管理的效率。
系统通过与公司财务已有 mis 系统的接口，自动获取凭证的有关信息。
该系统的使用范围包括分公司财务部与省公司财务部。主要流程为分公司财务部将收集整理好的报销单等资料传递至核算中心档案管理人员处，档案管理人员将资料分发至各财务环节。财务环节流转完成后，最后归至档案管理人员处存档。
整个管理流程与目前实务操作流程基本一致，仅仅将流程中各环节形成电子流记录于档案管理系统中，可实现对纸质文档的实时监控与管理。系统共由报销单、凭证归档管理、凭证借出管理、凭证归还管理、凭证盒上交管理、综合查询及系统管理七大模块组成。
一、报销单模块：共有五项子功能，分别是创建包裹、包裹查收、报销单跟踪、凭证跟踪及凭证移交。该模块实现对报销单从地、市分公司寄出开始，直到会计帐务处理完毕，将凭证移交到档案室止的整个过程的跟踪、管理。
创建包裹：系统中“包裹”这一概念指向我们目前实务操作中，分公司寄送给核算中心档案管理人员处的包裹，即系统中的电子包裹，其与现实包裹基本一一对应。分公司财务人员首先将要纳入一个包裹寄送的全部报销单的条码扫描进入系统（见上图所示），扫描完成后，在“包裹信息”处将该实物包裹的相关信息，录入至系统中（上图中的包裹创建人目前已在系统中取消，为多余）。
包裹创建后，会自动生成包裹条码，该条码唯一，并会被贴于实物包裹一并寄往省公司财务档案室。被授权人员可即时在系统中查询相关信息。从创建时起，系统开始跟踪该包裹。
省公司本部核算中心的单据实行创建虚拟包裹，本部报销单录入口为相关会计。
包裹查收：当档案管理人员收到包裹时，使用扫描枪在“包裹查收”界面进行扫描查收。查收后，档案管理员对所查收包裹进行确认。
系统将记录从包裹创建到收到包裹的天数。可以设定一个报警天数，在创建包裹超过这个天数还未做收到登记的包裹，系统在上面的结果显示中给于明显的颜色警示。
报销单跟踪：报销单跟踪主要用于档案管理人员与会计人员的报销单交接。档案管理人员确认收到包裹后，将包裹交予会计，会计对收到的包裹进行扫描，如扫描信息与系统中信息一致，则会计可进行接收确认。
接收包裹后，会计现场将包裹拆开，对内装报销单条码进行扫描，系统会自动进行报销单信息匹配。如发现报销单缺或多，立即与分公司相关人员联系。当少收报销单时，在系统中对未收到报销单作作废标记，由分公司在下次创建的包裹中邮寄；当多收报销单时，经会计人员扫描后的报销单条码信息传回至分公司相关人员处，由分公司相关人员利用传回报销单信息创建一个虚拟包裹，该包裹信息与上次所寄包裹信息互为关联。
虚拟包裹创建后，按正常流程在系统中递交至会计人员处，由会计人员进行确认。
凭证跟踪：该功能主要用于会计处理完凭证后，凭证的后续传递。此功能支持凭证的多级传递，即会计a传递给会计b，会计b可传给会计c。。。
以满足不同的凭证的处理要求。会计做完凭证后，该系统会自动在mis系统中将凭证信息抓取，会计选取需要传递至下一环节的凭证（指定接收人），该信息即传至下一环节接收人处。接收人在“凭证查收列表”中可看到已传递过来的凭证。
在收到实物后，扫描凭证条码，系统信息与扫描信息匹配后，即确认收到。在这一期的系统实施中，暂未加入抓取凭证业务内容的功能。
凭证移交：凭证移交功能主要用于核算环节末端结束后，将会计档案交至档案管理人员处。在档案管理人员收集凭证时，当选定公司、凭证类型、日期等信息后，如扫描进入范围外的凭证，则系统报警。
该功能主要便于档案管理人员对凭证归类整理，避免会计混交凭证时，给档案管理人员带来的繁复的整理、分类工作。凭证移交给档案管理人员后，如会计发现有误需要取会，则由会计做撤消移交动作，由档案管理人员在系统中进行确认。
二、凭证归档管理：完成凭证从会计向档案室移交之后，档案室要将凭证要装订成册，凭证册装入凭证盒，要对凭证册和凭证盒编制条码，记录凭证盒放入的房间、柜子、格子位置，完成归档处理。该模块包括：
凭证册条码管理、凭证盒条码管理、册条码打印、盒条码打印、凭证归档五个功能。
凭证册条码管理：档案管理室将实物凭证整理成册后，在系统中创建对应册信息。因公司对每册凭证厚度有规定，当凭证过厚，需分为几册进行装订时，在该界面下方“是否有凭证附件册”选择“是”，并按实物册数目录入，系统即自动在该凭证号下生成相应的几册凭证。
生成的这一凭证会在相关册信息中注明共有多少册，目前为第几册，以便于管理。
凭证盒条码管理：凭证盒条码管理与凭证册条码管理相同，主要是根据相应的册创建凭证盒信息。可通过查询功能，查出未入盒册信息，并将册归入盒中进行管理。
当创建好凭证册或盒后，系统会生成相应的条码。为规范凭证管理，加强控制，正常情况下系统只允许打印一次凭证册或盒的条码。系统部分支持条码的批量打印，即一次只能打印十张条码。
主要为了防范贴条码时发生错误，而大面积地重打条码。
凭证归档：对已入盒的凭证册，指定、纪录他们在档案室中的存放位置（房间、柜子、格子），完成归档。其中格子、柜子及房间的设置与前述册与盒的设置类似。
三、凭证借出/归还管理：凭证借出需由借阅人员向档案管理人员提出借阅请求，管理人员对请求进行确认，以确定是否进行借出。当有外部使用者（如：
审计、税务等）需要借阅凭证时，仍需由相关会计向档案管理人员提出请求。外借责任人为借阅会计。凭证借出的时间系统自动进行记录，系统可统计超过借阅时限的凭证。
档案管理人员可借此向其进行催收、提醒（这一期的实施暂不加入短信提醒等功能）。
目前已要求软件开发公司将凭证借出/归还与凭证册/归还借出纳入一个模块。以便于使用。
四、凭证盒上交管理：对于存放在档案室中超过一定时间的凭证，将进行上交处理，移出档案室。这里就是对经批准进行上交的档案盒（处理单位为盒）进行记录、处理。
已经做了上交处理的凭证册、凭证盒，他们原来的有关信息不做删除，依然保留在系统中。
凭证盒的上交需履行一定的审批手续，由档案管理人员提出请求，相关领导审批。（目前这一期的实施中，暂未加入对凭证的盘点功能。）
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