办公环境中常见的安全隐患：
办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗中的隐患）；
办公室物理环境方面的隐患（室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患）；
办公家具方面的隐患；
办公设备及操作中的隐患；
工作中疏忽大意造成的隐患；
消防中的隐患。
办公室中安全检查的方法：
确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；
发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；
如发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
接**的流程以及注意点：
1、接听** ps：在铃响两声到三声时，拿起**；应从问候语开始。
2、主动报出自己公司的名称、自己的姓名和职务 ps：公司、部门、个人。
3、询问对方公司的名称、姓名、职务（注意甄别、过滤**）
4、详细记录通话内容 ps：5w2h：who (人) 、when (时)、where (地)、what (什么事)、why (为什么)、how(怎样做)、how much( 多少)
5、复述通话内容，以便得到确认
注意重复要点：
对方的**号码。
对方约定的时间、地点。
对方谈妥的产品数量、种类。
对方的解决方案。
双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方。
其他重要的事项。
6、整理记录提出拟办意见。
7、呈送、转告上司。
接**时注意的其它要点：
不要同时接两个**。
不要让对方久等。
通话中注意及时的回应。
注意挂**的细节。
避免信息沟通的偏差等。
拨打**的流程以及注意点：
1、提前想好谈话要点，准备好资料 ps：找谁、时间、地点、谈什么事、为什么、方式
2、正确拨号。
3、询问对方公司名称、姓名、职务。
4、说明自己的公司名称、姓名、职务。
5、主动询问是否需要再说一遍。
6、在通话记录上注明接听人及时间。
通话时注意要点：
通话是临时打扰，若交谈时间较长，要先征求对方意见，如“可能要耽误您10分钟，不知您是否方便？”
若为上司打**，听到对方叫听话人时，要通知上司做好准备，不可让对方不耐烦的久等。
若对方受话人不在，可留言或表示以后再打。要确定转话人的身份，重要的事，事后要再确定一下。
秘书部门掌管的印章主要有三种：
一是单位正式印章（含钢印）；
单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。
二是单位领导人“公用”的私章；
三是秘书部门的公章、专用章。
印章管理人员在使用印章时应注意：
遵循单位用印制度，不能违章用印，擅自用印。
应审查盖印单位有无有关负责人的批准手续。
用印时应注意审阅、了解用印文书的内容，不能不看内容就盲目盖印。同时还应检查留存材料是否完全。
用印登记。盖印。盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。
不同用途使用的章：落款章、骑缝章、封存章、密封章、骑边章、更正章等。
时间管理的陷阱有哪些、如何跨越时间陷阱提高工作效率？
陷阱：1、干扰太多：声音干扰、职能干扰、空间干扰、设备干扰、源源不断的信息干扰、上司的干扰。
2、做事方法不对，坏习惯太多：喋喋不休的“**粥”、文件满桌病等。
3、猪八戒踩西瓜皮——滑到**是**：没时间做计划、计划常常被打断。
4、不如意思拒绝别人。
5、“反正时间还早”一拖延。
6、基本功太差，没有好的工具。
提高效率：1、要事第一。
2、 并行工作、合并同类工作：双管齐下、合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。
3、 善用时间管理的工具：记事本、备忘录、清单、计划表、时间表 (时间计划表、工作日志表、工作计划等)
4、 善用零碎时间：“等”的时间、衔接时间、上司不在的时间。
5、为自己设定时间底线：养成在最后期限之前完成工作的习惯。
6. 学会说“no！”
7．学会有效排除干扰如：有效处理信息。
8、练好基本功。
9、“例外”工作“案例化”、固定工作“程序化”、“标准化”
二接待工作。
有约接待：1、事先准备：提醒上司做好准备 2、热情待客 3、礼貌引导 4、妥善处理 5、适时告退。
未预约接待：1、了解来宾的身份及来意 2、分流来访者 3、婉拒来宾 4、礼貌相送。
团体接待：一）准备工作。
1、尽可能多的了解来访者的相关情况。
(如：姓名与职务、人数、性别与年龄、来访目的、日期、主要人物背景简历、生活习惯，兴趣、爱好、忌讳等)
2、制定接待工作计划，即拟定接待方案。
1）接待方案的基本内容。
a、接待方针（接待的指导思想）
b、接待规格：高规格、低规格、对等接待。
c、接待日程安排：概括性的；具体的。一般以**、列表的形式列出：日期、时间、活动内容、地点、人员、备注等内容。
日程安排注意点：
a活动安排应主要围绕来访者的工作事宜，重要内容不可疏漏。
b时间、活动安排要合理，要注意突出优势，并充分考虑自己的不足之处。
c同时要确定各活动项目的陪同人员，活动的地点，主持人、住宿的地点、房间数量等。
d、接待形式。具体接待活动项目开展形式、方式。
e、接待人员组成与分工。
f、接待经费开支。
3、做好文字材料、相关资料的准备工作。
如：欢迎词、祝酒词、参观地的资料、对上级的汇报材料、介绍材料、新闻稿件、谈判材料、会谈材料等)
4、做好后勤准备工作。
二）客人到来后。
1、做好迎接、陪客参观游览、宴会、会见会谈等接待活动。
1）宴会。在接待工作中常会安排迎接宴会和送行宴会。宴会，可分别在早上、中午、晚上举行，其中晚宴最为隆重。
宴会分为三种：国宴、正式宴会、便宴。
当前国际上宴请的方式除宴会之外，还有冷餐会、酒会、茶会、早茶、宵夜、工作进餐等。
安排宴会注意点：
a、选择好时间、地点、确定好参加的人员。（注意在时间和数字等上的忌讳）
b、按规格订好菜单。（考虑来宾特别是主宾的口味、爱好、习惯及禁忌，及当地的特色）
c、按排好席位、布置好宴请现场。ps：以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。主桌的确定以“面门为上，以远为大，以中间为尊，以右为尊”为原则。
d、注意宴请前接待礼仪及就餐时的礼节，敬酒要有分寸。
e、席间可安排领导讲话和其他文娱活动。隆重的宴会，要有正式的祝酒词、答酒词。
2）会见与会谈。
会见，是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见。按其内容可分为：礼节性会见、政治性的会见和事务性会见。
会谈，指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见。
会见会谈流程：
a、联络通知。
b、准备资料。
c、布置会场：准备文具及扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。准备一定的茶具、茶水和饮料、点心等。有时需放置双方标志旗帜。
d、安排座位：会见时，座位安排通常为半圆形。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐。“右上左下”。
e、合影。3）签字仪式。
准备：a、确定主签人、助签人、主持人、致辞人、观礼人员、记者等。
b、准备好签字文本、签字用具等。
c、布置好签字厅。
总体要求：庄重、整洁、清静。
室内应铺地毯，设仪式标志牌（或悬置横幅）。
正规的签字桌应为长桌，最好铺设深绿色的台布。
签字桌应横放于室内（面门），在其后摆放适量的座椅。
在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。
签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗。
排列座次： “右上左下”原则，即客右主左。
流程：签字仪式正式开始，有关各方人员先后进入签字厅，在既定的位次上各就各位。（主持人宣读重要来宾名单；宣布仪式开始；奏与仪式相应的歌曲）
签字人正式签署合同文本。
签字人相互交换签署的文本、握手祝贺。
共饮香槟酒互相表示祝贺。
致辞。礼毕退场。
三）接待总结。
三会务工作。
一）准备工作。
1、成立会务工作机构：某会议筹委会、某会议筹备组（办公室）、某会议秘书处等。
2、草拟会议筹备方案（会议预案，即会议计划）
1）确定会议主题与议题：
2）确定会议名称、开会时间、会期、地点：会议的名称应根据会议议题或主题确定，由主办单位、主题、类型组成，有些可包括时间、范围、届次、地点、地区和规模等要素。
3）拟定会议的议程、日程安排及有关程序。
4）拟定与会人员的范围或名单及编组办法。
5）拟定会议文件的准备方案。
a关于召开会议的请示：
b会议主题文书：提交会议审议批准的：工作规划、计划、报告、预算、议案、各项决议的草案。其他，如：开幕词、闭幕词、领导讲话稿、大会发言材料、会议总结报告等。
c会议参考性文件：调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、图表等。
d管理性文件：会议通知、议程与日程安排、选举程序、表决程序、会议须知、保密规定以及与会人员名单等。
6）拟定会议用品的准备方案：纸、笔、本等文具用品；桌椅、台布；茶具；扩音设备、照明设备、通风及空调设备；各式姓名卡片和证件；横幅、花卉等物品；选举性会议需要投票箱、选票等；表彰会需要奖品及颁奖时的**；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备等。
7）拟定会议的后勤保障方案。
8）提出会议预算
9）其它（人员分工、会场布置方案等）
3、报批手续。
4、明确分工，落实会议方案 （重点是：文件、物品、食宿的落实）
秘书实务复习
秘密 组织或个人为保护自身的利益和安全，在一点时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。保密工作 组织及其成员为保守秘密所采取的手段和措施。密级 绝密，最重要的国家秘密 机密，重要的国家秘密 秘密，一般的国家秘密。保密期限 绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。秘书与保密工作的关系 ...
秘书外事管理实务复习
什么是办公室封闭式布局？封闭式布局即将分工不同的各职能部门，独立地安排于一间或一套房间内，组成一个个小办公室，各个部门办公室一般集中于一栋楼内，或一层楼内。优点 有利于保持环境安静，便于实行分级管理。缺点 各部门之间信息沟通不及时，1 什么是办公室封闭式布局？封闭式布局即将分工不同的各职能部门，独立...
秘书实务考试复习汇总
秘书实务考试复习资料。一 名词解释 1.秘书 狭义的秘书 直接辅助雇主，直接为领导服务的人员 广义的秘书 泛指中枢部门，即办公厅 室 的工作人员。2.协调工作 调整和改善部门与部门之间 工作与工作之间关系的工作。3.督查工作 对决策实施 中心工作 重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。4.决策 领...