工程法律实务——日常法务。
建设工程合同纠纷中很多证据来自日常文件。在日常法务中会出具函件、会议纪要、备忘录、咨询意见等等文件。本文就日常法务中的相关问题进行论述。
1、形式。文件的形式包括函件、工作联系单、会议纪要、备忘录、补充协议等等形式。在法律意义上，上述文件的形式不重要。
法院在认定文件的效力上，主要依据文件的内容。《合同法》第一百二十五条规定：“当事人对合同条款的理解有争议的，应当按照合同所使用的词句、合同的有关条款、合同的目的、交易习惯以及诚实信用原则，确定该条款的真实意思。
”所以，对于合同的名称依公司的规定即可。
2、盖章与签字。文件起草完要经过工程公司内部项目施工、商务、法务部门会审后盖章发出。不同公司内部的流程不同，有的要求相关负责人签字，有的只要求加盖公司公章。
在法律上，加盖公司公章的文件确定具有法律效力。经公司负责人签字的文件一般也会认定具有法律效力，但需要有其他证据证明该签字人确定是该公司某事务的负责人。一般而言，这种证据比较好取得。
数页文件可盖骑缝章，签字则最好每页都签字。
3、送达。文件的签收送达方式包括：签字确认、电子邮箱送达、发文本签收、邮政局ems邮寄送达、邮寄公正送达。这几种送达方式各有特点。
签字确认有确定的法律效力，能证明对方确定收到。签字人包括对方相关的现场负责人，代收人等等。在实践中，有经验的工程相关人员对签字都格外谨慎，不会轻易签字。
所以想取得签字确认的文件难度很大。另外代收人的签字能否确定效力有待商榷。在建筑工程中，文件往往都是发给项目上的责任人，项目负责人再转交回公司。
如果没有项目负责人，项目上指定的代收人签收具有法律意义。
电子邮箱送达，一般而言电子邮件发送后会有发送成功的的提示。《民事诉讼法》第八十七条第二款规定：采用前款方式送达的，以传真、电子邮件等到达受送达人特定系统的日期为送达日期。
此处，提示的时间与到达特定系统时间比较接近。目前，法院也在尝试以电子邮件形式送达诉讼文书。一般而言，远距离办公的业务大多采用电子邮件的方式沟通。
而且电子邮箱有去有来，可以作为诉讼中的证据。
发文本签收，是指使用qq或微信等工具进行的文件发送，其情况与电子邮件类似，也可以作为诉讼中的证据。此处须指出的是即使作为最终文件版本的pdf文件是可以通过adobeillustrator进行修改的，包括印章部分也可以修改。
邮政局ems邮寄送达，鉴于邮政局具有官方权威，通过ems的送达是具有法律效力的送达方式。所以，一般的正式法律文件都通过该方式送达。此送达方式可以得到送达回执，该回执具有法律效力，能证明对方收到所寄文件。
邮寄公正送达，这种送达一般用于仅一份的原件的送达。在送达前先公证复印件与原件一致，再将寄出过程进行公证。这种送达方式有法律效力。
4、内容完整。文件内容一般包括收件方名称，发件方名称，发件时间，基本事实，发件原因，发件诉求等等。上述内容一般都要求齐备。
如果缺少内容则会造成表达意思不完整。此处，须注意如下几点：发件时间，对方发函时往往要求己方在几日之内回复，否则视为如何结果。
此处对方的发函时间限制往往是自说自话，不用太在意。但是如果是涉及到扣留工程款之类的文件，可以先行对该约定进行异议回复。对于基本事实和发文诉求的描述注意不要成为对方的有利证据。
5、常见问题。
自认：自认是文件中记述对己方不利的事实，并且文件发给对方，成为对方抗辩反证。一般而言，明显的对己方不利事实都不会写在文件中。
但是在双方都有过错时，难免会有分寸把握失当。有时觉得对方有举证责任所以故意抛砖引玉，但实际上先由自方承担举证责任。所以，文件中自认是文件审查的重要注意事项。
规范称谓：在实践中一个机构存在着几个称谓。几个称谓不同，在法律上是不同的法律主体。
文件一定要写明双方就沟通事项的特定名称。另外，在法律上，x公司和x****，两个名称差有限二字，在日常工作中不会太注意。但在法律意义上，两个名称是不同法律主体。
所以，在称谓上要填写完整名称。
数据不清楚：在日常工作中对工程款等数据没有记忆清楚，但是在文件中必须把数据精确表述出来。除非是实际很难确认，要使用大约、暂定之类的含糊概念。
另外，对于事实或请求中可以量化的数据应当尽量量化。例如： “多次变更”应当“x次变更”，将变更次数数清楚。
没有闭环：闭环是指对事情描述来龙去脉，有收尾。不要让事实发展变成不了了之。
如果对方拒绝某事项，一定要写清楚是对方的谁在哪日哪时已何种形式作出何种意思表示。如果是对方无回复，则要记述清楚最后一次提交或催告过程。对于闭环节点而不能简单一笔带过。
在时间上，有起始时间就应当有终止时间。有停工时间，就应当涉及开工时间。有工程量变更就应当涉及造价变动。
6、笔迹鉴定。
在诉讼中，对关键文件的笔迹会提出笔迹鉴定申请。笔迹鉴定结果是法院判决的重要依据。笔迹鉴定须注意一点就是申请笔迹鉴定不仅要提供待鉴定文件，还需要提供在待鉴定文件签署同时间段，该笔迹人在其他不同情况下签订的其他文件笔迹作为鉴定依据，而且至少五份。
如果缺少鉴定依据，或者鉴定依据数量不足、或者非该时间段、或者文件种类类似则有可能无法鉴定。作为鉴定申请方应当注意该事项。
7、文件之间的衔接。
在文件中应当注意本文件与之前其他文件的衔接问题。例如在工程各方就工程工期造价进行协商的文件中须考虑之前违约金是否继续适用的问题。在实践中，有最高法院判决认为在该协议中未对该违约金进行约定是对违约金请求的放弃。
尽管个案不能成为后续判决的依据。为避免类似的争议，须在文件中做出特别约定。
8、消极回复。
在收到文件后，书面文件回复是常见做法。另外，不回函或口头回复也是可以考虑的做法。因为，文件起草审查盖章都有大量工作量。
如果不回复或者口头回复如果不会对我方造成不良影响，也不失为一种选择。另外，这种消极做法可以有效避免留下反证。
综上所述，鉴于日常法务在工程类案件的重要性和专业性。做好日常法务管理工作才能在诉讼中争取对己方有利的结果。更多工程法律中的法律问题可以与本人沟通，****请微信小程序或搜索“赵江华律师”。
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