简报的写作。
一、简报的概念和作用。
简报,是党政机关、人民团体和企事业单位及时反映情况的一种内部文件。“动态”、“简讯”、“快报”、“情况反映”、“内部参考”等都属于简报。有的在“简报”二字前面加上单位或地区的名称,如“北京师范学院简报”、“海淀简报”;有的在简报”二字前面加上表示内容区别的词语,如“工作简报”、“青工轮训简报”。
简报的名称有各种叫法,没有统一的规定。
简报虽属内部文件,但它不是公文,不具有一般公文的约束力。它是一种具有汇报性、交流性和指导性的书面材料。
简报的应用范围很广,通过简报,领导机关可以及时掌握情况,有利于制定政策,指导工作;平行机关可以互通信息,交流经验,加强协作;下级机关可以向上级汇报工作,反映情况,并争取领导的支持与帮助,从而更好地开展工作。它的作用可以简单地概括为:沟通情况、反映问题、交流经验、推动工作。
二、简报的特点。
简报的特定作用规定着它有两个显著的特点:
(一)简明扼要。
简报的内容简要,反映问题集中,一般是一事一报。一份简报只宜刊登一份材料,文字尤其要简洁。报道情况要开门见山,直截了当。篇幅力求短小,一般为“千字文”。
(二)迅速及时。
简报类似新闻报室中的消息,编发速度越快越好。快,才能充分发挥其沟通信息,交流经验,指导工作的作用。
三、简报的种类。
简报的种类较多,就其内容而言,大体可以分为三类:
(一)综合简报。
这是为了推动日常工作而编写的。主要是反映工作的进展情况、经验和问题。综合简报不是有闻必报,它要求在全面了解情况的基础上,围绕中心,突出重点,既要有面上的情况概述,给人以总的印象;又要运用典型事例,给人以活生生的感性认识。
(二)专题简报。
这是为了配合某项重要工作成针对某项中心任务而专门编发的。它要求更及时、更敏锐地反映工作中的新情况、新经验、新问题,以充分发挥它对工作的指导作用。
(三)会议简报。
这是会议期间为反映会议情况而编发的。主要是报道会议的筹备过程、进展情况、主要发言以及会外花絮等等,借以沟通会议情况,并可供领导机关参考和与会者作为传达的文字根据。
按发简报的目的来划分可把简报分为情况简报和经验简报两种。情况简报主要是给领导和有关部门提供情况,作为参考之用。经验简报主要是为了交流经验,互通信息。
按阅读范围来划分,简报可分为机密和非机密两种。机密的只供有关的同志阅读,非机密的,则大家都可以看。
按时间来划分,有定期的和不定期的两种。
四、简报的格式。
简报的种类虽然很多,但格式都较为一致。简报可分报头、正文、报尾三部分。
(一)报头。包括简报的名称、期数、编发单位和日期。
1、在报头中间写上“简报”二字。字体要大一些。一般用红字,显得醒目。印刷条件不允许的话,可用黑字。
2、在“简报”二字下面中间,写上“第×期”,表示期数。
3、在期数下面的左边顶格,写主编单位的名称,如果“简报”二字前面已有主编单位的名称,这里就不再写了。右边写印发的日期。
4、在单位的名称和日期的下边,划一长线,颜色与标题所用的一致。如果用于机密的简报,在长线下边左边顶格,写上“机密”二字,下边再写正文。
(二)正文。包括标题、开头、主体、结尾。
三)报尾。正文结束后,在这一页的下方适当的地方划一长线,颜色与上边的一致。长线的下边的左边,分两行写上报送单位和分送单位。
然后再划一长线,长线的下边的右边,写上“共×份” (机密的简报必须写)。如果不写报送单位和分送单位,这两条线可以不划。
五、简报的写法
一)标题。简报的标题是很重要的。简报发下去后,人们是否愿意看,与所拟的标题的好坏有一定的关系。
有人说,标题是文章的“第一吸引力”,拟简报的标题,更要注意发挥它的“第一吸引力”的作用,要让人一见到标题就想看下去。
简报的标题基本要求是:贴切、简明、醒目。所谓贴切就是能确切地揭示出内容来;所谓简明,就是简洁明快,不拖泥带水;所谓醒目,就是使人一看,就能抓住简报所写的主要内容,不必猜想。
如《点滴节约见精神》、《把农业科学技术送给干家万户》、《送医送药上门,搞好优质服务》等标题贴切、简明、醒目,它贴切简明地揭示了简报的内容,让人一看就知道简报所写的是什么。有的简报的标题就不符合要求,如《××公司党委召开工作会议》,这个标题只是使读者知道什么单位开了个工作会议,而这个会议讨论了什么问题?研究了什么工作?
提出什么要求?从标题上看不出来。
简报的主要内容,在标题中不足以表达出来的时候,可加个副标题。副标题的作用,是对正标题的内容加以补充说明的,如下面这个标题:
巩固成绩,开创新水平。
——北京橡胶公司召开第六次“质量月”小结表彰大会。
(二)开头。简报的开头和新闻的导语相似,要求用简短的文字准确地概括全文的中心或主要事实。一般应把问题发生的时间、地点、人物、事件、结果交代清楚,结人一个总的印象,切不可“绕大弯子”,“戴大帽子”,空发议论。
开头的方式很多,或记叙式,朴实明白;或提问式,引人注意;或结论式,总结全篇;或描写式,生动活泼。怎样为好,应据情而定。
三)主体。这是简报的中心部分,写好这—部分是写好简报的关键。要用鲜明的观点,精当的材料,清晰的条理,简洁的语言,围绕一个中心来精心组织安排。
主体和导语要做到上下衔接,不得相违。主体部分要用典型的实际材料来表现导语所概括的内容,使导语具体化。
主体的结构安排,通常有两种方式:一是按时间顺序,一是按逻辑顺序。前者是按照事件的发生、发展和结果的先后顺序来安排;后者是按照事物内在联系的关系(或因果,或主从、或递进,或正反,或点面等)来安排;这两种顺序都不是绝对的,在实际写作中常常交叉使用,主要还是根据内容来定。
(四)结尾。结尾是内容发展的自然结束,应根据需要,用简明的语言,或概括主旨,或指明趋势,或发出号召,或提出任务。如果文体部分已言尽意止,就不必另加结尾。
(五)按语。有的简报是**其他材料的,这就需要在简报的前面加上按语,以说明**的原因、目的;或对编写的内容加以必要的说明、评议。评议性的按语多数是转达领导意图的。
重要的按语应由领导亲自写。按语更要提纲挈领,简明、扼要。
六、编写简报应注意的问题。
(一)简:简明扼要。简报的一个主要特点是“简”, 一般简报大体写一千字到两千字,简讯则仅有几百字几十字。
要注意内容的单一性,抓住一个事件、一个问题,或一个方面写即可,不要面面俱到,写成综合报告;要抓住核心,突出重点;语言要简练,用最少的文字,表达丰富的内容。
(二)实事求是。反映情况要符合客观事实,要真实可靠。简报中的人名、地名、时间、数字、情节、引语等都要准确无误。
对事实的分析、判断,要恰如其分,符合事物的本来面目。不要以偏概全,不要拔高或贬低,更不能歪曲事实,无限上纲。“实事求是”是简报的力量所在。
(三)新:新情况,新问题,新经验。这是领导和群众所关心的事。写简报要在“新”字上下功夫,做到有针对性,能解决实际问题。
(四)快:迅速及时。发现新情况、新问题、新经验等,要及时发简报,否则就会延误时机,失去简报的作用。即使时间性不太强的事情,也要早一点告诉群众为好。
附录1:简报的格式。
简报。第 × 期。
×市支银办公室编年×月×日。
标题。正文)
末页)报:(指上级单位或领导)
送:(指平级或不相隶属的单位印数:××份。
发:(指下级单位)
附录2:会议简报报头样式。
机密0051
× 会议。
简报。第×期)
×会议秘书处年×月×日。
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