数据表的构成
利用已有的数据，进行财务分析，用图表将数据的对比表现得更清楚，并可进行趋势**。
由于我们主要是教您如何更好地使用excel，而不是财务知识本身，所以对各类分析表的原理和构成不做详细介绍，只是告诉您在excel里是如何实现这些计算和分析功能的。 在这里我们给出一个宾馆2023年上半年的财务分析报告，主要包括每月经营情况分析表和损益分析表。
在“每月经营情况分析表”中，给出了2023年和上年1至6月的损益科目数据，除个别行外，大都取自外部的源数据。就是说这个表中的各种收入和支出数据取自相应的收入支出工作表中，那么所进行的分析也是动态的，只要原始数据进行了调整，分析的结果也随之更新。此表的作用为：
可以根据表中数据组织右部的“98-99收入费用利润分析”曲线，使人对这两年损益情况及其变化趋势有一个总体印象；第二是将分散的源数据在这里集中整理一下，以备今后使用。
“损益分析表”反映宾馆六月份及上半年经营情况，**部分除了主体的损益分析外，右侧还列出了经济效益指标。在表的下部给出了两个直方图，左边的一个反映六月份损益项目与上年同期损益项目的对比情况，其对应的数据在b3到c12单元格中（如下左图）。右边的一个图表反映本月损益项目累计与上年同期累计损益项目的对比情况，其对应的数据在d3至e12单元格中（如下右图）。
“损益分析表”中b3到b14中的独立数据取自“每月经营情况分析表”，关于这一点我们可以这样判断：选中b3单元格，就会有如下显示：
其他数据**也可照此处理，d3：d14中的独立数据由“每月经营情况分析表”中的有关数据求和得到，f3：f14数据直接由外部历史资料中得到。
g3：j14区域的数据均由计算公式得到。右侧的经济效益指标部分数据取自相关的经济效益指标分析表，这里我们没有给出此表，用户如果需要可以自行建立，用到的公式可在财会类书籍中查到。
数据的引用
我们说过，建立一张财务分析表，其中的一些数据是从原始表中引用来的，并且随原始数据的变化而及时更新，那么怎样引用数据源呢？我们就以“损益分析表”为例，看看它是怎样引用“每月经营情况分析表”中的数据的。
在“每月经营情况分析表”中，选中g16：g26数据，按下ctrl+c键进行复制，
切换到“损益分析表”中，在b3单元格中单击，然后选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令（如下左图），
在弹出的对话框中，单击“粘贴链接”按钮（如上右图），数据就被粘贴了。
单击一下b3单元格，可以看到编辑区内显示“=[经营情况表。xls]sheet1!g16”，表示当前工作表中的b3单元格中引用的数据是“经营情况表。
xls”工作簿“sheet1”工作表中的g16数据，由于是粘贴链接的数据，所以此数据是会随时更新的。
下面我们再看一下如何填充“损益分析表”中d3的值。在d3单元格中单击鼠标
左键，输入“=”然后单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮两下，这时系统
默认选定了数据源，我们不管它，切换到“每月经营情况分析表”中，
选定b16：b16单元格，按一下回车键，这时自动切换到“损益分析表”中，d3中已添入
了所需要数据。单击d3单元格，在编辑区内显示：“=sum([经营情况表。
xls]sheet1!$b$16:$g$16)”，表示当前单元格中的值为“经营情况表。
xls”工作簿“sheet1”工作表中b16到g16的所有数据的和。
好，看了上面两种数据引用的方法，您应该对数据引用有所了解了吧！其实只要您肯多试一试，还会发现其他引用方法的，甚至可以直接在单元格内输入这些复杂的引用式子。
公式的应用
在应用excel过程中，输入数据是很容易办到的，难的是很好地应用各种函数和公式。下面我们给出一些表中要用到的公式，并给出其使用方法。
在损益分析表中，g3：j14、b16：i16的数据都是由计算公式得到的，其计算公式为：
g3=b3-c3； h3=g3/c3；i3=d3-f3； j3=i3/e3； b16=b14/b3； b17=（b5+b8+b9）/b3； b18=b4/b3； b19=（b4+b5+b8+b9）/b3； 公式本身都很简单，在excel中实现起来就更简单了。以g3中所填公式为例，看一下公式是怎么完成的。
先确保b3到e14中已有数据，然后在g3单元格中单击鼠标，然后输入“=b3-c3”，敲一下回车键，计算结果就出来了，相当容易。
那么其他公式是怎么完成的呢？当然还是利用excel的自动填充功能实现的。在填好g3到j3的公式后，选中g3：
j3单元格，然后将鼠标光标移动到所选单元格的右下角，这时光标呈“十”字形，按下鼠标左键向下拖动，拖动到第14行时松开鼠标，自动填充就完成了。 这也很简单吧，这一节就到此为止，好戏好在后头，欢迎进入下一节。
格式的设置
我们可以看到，数据表中的所有表示金额的数据小数点后都保留两位数字，这是设置了单元格的格式的结果。实现起来也相当简单，以“每月经营情况分析表”为例，首先选中b3：g13单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“数值”项，确保小数位数为2位，选取“负数”列表框中的第四项——“1234.
10”，单击“确定”按钮，这时您在这些单元格内输入数据后，数据会自动转为小数点后保留两位的形式，比如输入“12”，单元格内就会显示“12.00”。 损益分析表”中的百分数也是进行了格式设置，方法为：
选中要进行百分数格式设置的单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“百分数”项，确保小数位数为1位，单击“确定”按钮，单元格中的数据就以百分数的形式表示了。
数据分析很多时候都是借助图表来实现的。下面以“每月经营情况分析表”中的折线图为例，讲解如何利用已有数据绘制图表。
单击图表中的第一条曲线，在编辑栏中可以看到其公式： =series(sheet1!$a$16,,sheet1!
$b$16:$g$16,4) 在此公式中，第一个参数“sheet1!$a$16”意思是曲线的标题单元，第二个参数省略了，第三个参数“sheet1!
$b$16:$g$16”是与曲线对应的数据区域，最后一个参数“4”是指该曲线的编号，注意图表下部的图例框，排在第四位的正是“营业收入99”。
好了，现在对图表还有什么不满意的地方，可以进行修改。比如，您觉得图例的颜色、线型看不清楚，就在图例框中单击，直到选中其中的一个图例标志，然后双击鼠标左键，在弹出的格式对话框中可以更改图例项或图例项标示的颜色和线型等格式。 怎么样，很容易吧，您应该有信心建立这样一个图表了。
趋势分析 对上面画的折线图，我们可以给它添加趋势线，来分析数据的发展趋势，以制定和调整经营策略。
添加趋势线的方法为：选取要添加趋势线的曲线，比如“营业收入99”曲线，单击鼠标右键，选取“添加趋势线”命令，弹出“添加趋势线”对话框。
选取一种趋势线类型，比如“线性”，单击“选项”选项卡，将“趋势**”前推两个。
周期，选中“显示公式”复选框，再单击“确定”按钮。看，在图表上出现了一条趋势。
线，并且有趋势线的公式，我们可以根据公式或直接看图表，推算出7月、8月的营业收入。
举一反三： 在这个例子中，我们只给出了每月经营情况分析表和损益分析表的例子，对更深入的分析而言，还可以建立经济效益分析表、部门完成任务情况分析表、费用计划执**况分析表等，这些表的建立方法大体是一致的，都包括原始数据的引用、公式的建立、根据数据绘制图表等内容。既然这些操作您已经掌握了，就可以根据自己行业的特点和要求，建立一系列工作表，进行财务分析和**，为投资和经营活动提供更准确、更详实的数据。
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