excel 做账使用。
1利用excel检索记帐凭证和核对帐证。
表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一，本文结合金蝶会计软件，利用数据接口将会计软件中的会计数据引入excel系统中，然后再利用excel软件就辅助检索记帐凭证和核对帐证数据是否一致。
一、利用excel软件检索记帐凭证。
正如大家所知，现代审计过程包括符合性测试和实质性测试，无论是在符合性测试阶段，还是在实质性测试阶段，都需要对记帐凭证进行抽样检查，特别是在实质性测试阶段，凭证抽样的原则之一就是重要性原则，即对重要的经济业务要重点检查。虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索，但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记帐凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记帐凭证数据引入excel系统，再利用excel软件提供的排序和筛选功能，就能非常方便达到这一目的。
具体操作如下：
第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入excel系统（假设存放在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。启动excel系统，打开“会计分录序时簿”工作表，结果如图1所示。
第二步，点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证发生金额的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目（如现金—人民币现金）发生额的排序情况。
第三步，点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。
第四步，点击“科目**”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于10101”，确定后得到一张“现金—人民币现金”按发生额由大到小进行排序结果，如图2所示。
如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况，只要将排序对象由“原币金额”改为“借方金额”或“贷方金额”。
如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序，可以利用会计软件对帐簿的查询功能，先生成会计帐簿（如10201明细帐簿），然后引入excel系统，选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”，点击“数据”下的“排序”，按由大到小进行排序；由于这时的排序结果包含了各期本月合计数、本年累计数等重复数据，所以还必须对排序结果进行筛选；点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，选择“自动筛选”，再点击“凭证字”旁的下拉箭头，选择“自定义”，将“凭证字”定义为非空白后即得所要结果，如下图所示。
二、利用excel软件核对记帐凭证与科目余额的一致性。
如果所有记帐凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记帐（即更新科目余额），那么记帐凭证与科目余额是肯定一致的，但是我们不能排除有人绕开会计软件，直接打开数据库修改科目余额，因此对电算化会计信息系统的审计，应当对现有系统中的记帐凭证与科目余额的一致性进行检查。现行的检查方法：一是利用会计软件提供的帐簿与记帐凭证的联查功能抽样核对；二是绕过计算机系统，直接通过人工抽样核对。
虽然抽样审计是现代审计的一大特点，但是这也是审计成本的一种制约，如果我们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化，借此在某一方面实现全面审核，显然要比抽样审核效果更好。全面审核的办法也有二：一是利用现行的会计软件进行验算，基本思路是重新建立一个帐套，引入被审帐套的全部会计数据，再利用会计软件提供的反结帐、反记帐功能，重新倒回后再演算一遍，看看与原来结果是否一致。
利用会计软件虽然技术可行，但其基本前提是会计软件的功能必须是正确，然而我们无法保证所使用的会计软件未被非法修改或被不正确修改过，所以必须在此之前，对会计软件功能作一测试；二是利用excel软件来验算，这种方法不仅能验算记帐凭证与科目余额是否一致，而且还能据此测试现行会计软件是否正确，因此更具有实用性。其具体操作过程如下：
第一步，从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年发生的记帐凭证，再引入excel系统（假设在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。
第二步，从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后，引入excel系统（假设在“验算”工作簿的“科目余额”工作表）中，并对引入的结果作如下调整：若本帐套为非年初建帐，这时需要考虑将建帐前本年已经发生的借、贷累计发生额单独列示。在本例中建帐日期为2月1日，为此将“科目余额”工作表中的本期发生额的借、贷方栏改为建帐前发生额的借、贷发生额栏，用来存放建帐前本年累计发生借、贷金额；考虑到金蝶会计软件是按期计算科目余额，而我们只需要年初借/贷余额、建帐前借/贷累计发生额和建帐后借/贷累计发生额，因此必须删除建帐之后的所有科目余额内容；清空所有会计科目本年累计发生额的借/贷栏的内容，结果如图3所示。
第三步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的g列和h列各单元的值（其中会计分录序时簿的h列为科目**，会计分录序时簿的q列为会计科目借方发生额，会计分录序时簿的r列为会计科目贷方发生额，单元行数为1000表示公式能够容纳足够的科目余额，实际可根据情况调整，101＊表示以101开头的所有末级科目）：
g2=sumif（会计分录序时簿！＄h＄2：＄h＄1000，“101＊”，会计分录序时簿！q＄2：q＄1000）+e2
h2=sumif（会计分录序时簿！＄h＄2：＄h＄1000，“101＊”，会计分录序时簿！r＄2：r＄1000）+f2
第四步，将“科目余额”工作表中的最后两列，修改为“期末余额”一列，并参照公式i2=c2－d2+g2－h2计算其他各单元值，结果如图4所示。
最后，将用excel软件计算的结果，与会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间内）相比较，核查会计软件内的会计数据是否正确，并以此来判断记帐凭证数据与科目余额数据是否一致。这里我们将会计软件中的科目余额（如图5所示）与上图excel计算的结果相比较后，我们可以认定该单位的记帐凭证数据与科目余额数据是一致。
怎样使用excel2000统计数据。
在一个大型的企业，化验室的数据是很多的，因此，计算量也相当大，采用传统的手工计算恐怕难以胜任，能否使用先进的软件来完成各种复杂的计算，回答是肯定的，用excel 2000可以很好地解决这个问题。
单元格c3到g3是输入数据的部分，c4是计算c3到g3的最小值，c5是计算c3到g3的最大值，c6是计算c3到g3的平均值，c7是计算数据的个数，空着的表示没有数据，无效。c7、c8是计算有效的数据，其条件是b8和b9.在c4、c5、c6、c7、c8、c9分别输入公式：
=min（c3：g3）、=max（c3：g3）、=**erage（c3：
g3）、=count（c3：g3）、=countif（c3：g3，b8）、=countif（c3：
g3，b9），就会自动计算出结果，是不是很方便呢？各位不妨一试。
excel小经验。
月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。
笔者使用excel制作的一个报表（模板）标题是"×市×局×月份在职职工工资表".这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：
1.将标题所占据的各单元格合并；
2.在合并的单元格中输入：="烟台市农机局"&month（now（））月份在职职工工资表".
这样，每月编写（修改）打印工资表时，函数month（）和函数now（）便自动将机内的月份数返回并写入标题中。
另一个报表的标题是"×月份收入支出情况表".与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。
笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=if（month（now（））1，12，month（now（））1）&"月份收入支出情况".这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示"12月份收入／支出情况表"；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是"1月份收入／支出情况表".
二、用excel的图表制作生成图表的方法。
图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。运用excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。
1、柱形图。
（1）点击"开始→程序→microsoft excel"，进入excel工作界面，先制作统计**，并拖拉选取要生成图表的数据区。
（2）单击"插入"工具栏中的"图表"，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击"下一步".
（3）进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击"下一步".
（4）进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息（如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择）。
（5）通常直接单击"下一步"进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与**工作区分开，选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称（本例使用默认状态）。
（6）如果以上各步骤的操作发生错误，可按"上一步"按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击"完成"按钮，就生成了比较数据的柱形图。
2、折线图。
在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击"确定"按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。
3、饼图 同折线图的生成步骤基本一样，只要从"图表类型"对话框中选择"饼图"，单出"确定"按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。
说明：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。
三、在excel中对特殊文字进行处理的方法。
你也许从不用excel来完成短篇文章或报告（其实excel也能做得很出色），但在excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。
除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项：
1、自动换行。
当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行（行高随之改变）。步骤：
（1）选中欲设定自动换行的单元格或范围；
（2）选中格式菜单单元格命令；
（3）在［单元格格式］对话框中选中［对齐］标签；
（4）确认［自动换行］复进框并确定。
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