目录。第一章书信。
第一节书信概论。
第二节英文书信格式。
第三节私人书信。
第四节商务书信。
第二章通知启事便条。
第一节通知便条类。
第二节启事类。
第三章广告。
第一节广告媒介。
第二节怎样写英文广告。
第四章名片与卡片。
第一节请柬。
第二节贺卡。
第三节便条。
第四节留言。
一、书信概论。
书信作为信息的使者、感情的纽带、友谊的桥梁，在日常生活和社会交往中有着不可忽视的作用。一封得体的书信，不仅可以传递信息、沟通思想，有助于人们促进交流，增进了解和加深友谊，而且还有助于人们开展社会交际，节省时间，减少冒犯与不便。
随着对外交流的进一步发展与扩大，英文各类信函的运用范围越来越大。但究竟如何拟就这些信函，这里边学问很大。它不光要求写信人掌握书信的格式和行文准则，还要求他们勇于实践并根据具体情况对这些格式和准则加以灵活运用。
一）英文书信结构（the structure of an english letter）
正规的英文书信一般由6个部分组成：信头、封内地址、称呼、正文、结尾礼词和签名。
1. 信头（heading）
信头包括写信人的地址和写信日期。书写信头的目的在于让收信人一看便知该信来自何处、何日写就，便于收信人复信时参考。
1）信头写法（the layout of heading）
分平头式和缩行式两种。信头一般写在信笺的右上角。先写写信人地址，后写日期。日期与写信人地址之间可空一行。
a. 平头式，每行靠左对齐，行末无标点。例如：
3903 w .-43 **enue
bonnyville, alberta
canada, t9n 2k1
august 8,1999
b. 缩行式，每行向右缩进1-3个字母。行末用逗号，最后一行用句号。但现代英语中，已倾向于行末不用标点符号。例如：
admission office
anhui university
no. 1,longhe road
hefei, anhui province 230039
p. r. of china
january 21,1999
2）日期书写（date line）
日期一般位于写信人的地址下方。即写在信笺的右下角。若书信格式是完全平头式，则写在左上角。常见的日期写法有：
a. 8th march, 1999或8 march ,1999(英式)march 8th,1999或 march 8,1999(美式)
日期写法宜遵从以下规则：
a. 年份必须完全写明，不可用’99代替1999；
b. 年份需用英文拼出或采用公认的简写，即january (jan. )february (feb.
),march (mar.) april (apr.)，may, june, july, august (aug.
),september (sep.),october (oct.),november (nov.
),december (dec.);
c. 日期可用序数词（ordinal numbers）。例如：
1st, 2nd, 3rd, 4th…, 也可用基数词（cardinal numbers）。例如：1， 2， 3，4，…。
但美式书信大多采用后者；
d. 在年份与月日之间必须用逗号隔开；
e. 日期不可全部采用如7.12.
1999或7/12/1999的阿拉伯数字书写，否则回引起误解。因为英美在这方面的习惯用法不同。按美国人的习惯，上述日期为2023年12月7日，而按英国习惯则是2023年7月12日；写信人的名称、地址，信中可省略写信者的地址，只需写明写信日期。
2. 封内地址（inside address）
封内地址是指收信人地址。除了发信者使用窗口信封（window envelope）以外，一般封内地址靠信笺左边顶格写在写信日期的下方。收信人地址与写信日期之间，一般空一二格。
封内地址通常包括对收信人的礼节性称呼以及收信人的姓名、头衔和地址。例如：
1） july 7,2000
dr. peter mackaye
deputy director of
the international education service
washington state university
seattle , w a 96732
usa2) july 7,2000
prof. james brown, ph. d.
president of london education college
london , england ,e. c. 4
3) february 2, 2000
mr. wang zhao ming
head of hefei chemicals factory
hefei ,anhui province 230056
p. r. of china
4) mr. michener
c/o the chair of law department
anhui university
hefei, p. r. of china 230039
如果收信人是某单位，一般不写个人名字，而写该单位负责人的职务名称。例如：the manager, the director, the chairman等。
封内地址既可采用平头式也可采用缩行式。在同一封信中，封内地址的书写格式应与写信人地址的书写格式一致。
私人书信一般比较随便，不是很正规，因此有时也可不写封内地址。
3. 称呼（salutation）
称呼是指写信人对收信人的称呼，通常低于封内地址两行，从两边顶格写起并自成一行。称呼后面需加标点，英国人习惯于用逗号，而美国人则习惯于用冒号。在非正式的社交信中，常用逗号。
称呼中的每个词的开头一个字母必须大写。
写信者一般根据与收信人的关系程度以及书信的类别，选用称呼用语。如在社交书信中，普通朋友之间，美国人用my dear,而知己朋友之间则用dear。与美国人相反，普通朋友之间，英国人用dear,知己朋友之间，则用my dear。
有时只写收信人的姓，若对方是一位陌生人，则应用全名。情书中，可用“my dearest”或“dearest”。一般公务书信中，很少用my dear，而是根据对方的职务，职称，头衔来选用称呼。
例如：prof.(教授)，president(校长)，director(主任，处长)，dr.
(博士)等。商业书信中，除了在业务往来比较熟悉的朋友之间可以用mr., mrs.
或miss称呼外，一般来说，英国人常用dear sir(s)[sir(s)不能单独使用，必须与dear或my dear一起使用]，dear madam(madam后面不能加s),美国和加拿大常用dear gentlemen或gentlemen(gentlemen不能用单数)。
如果信是写给某单位的，可直接写上负责人的职务名称。例如：the manager, the president等。
如果不知道收信人的姓名，则用dear madam(用于对女子的称呼)，dear sirs或dear mesdames。
mr.(mister)用在人名前，esq.(esquire)用在人名后，并用逗号与姓名隔开。
两者不能同时使用。例如：mr.
wang xiaowei; zhang haihua, esp.。
常见的收信人的称呼（汉英对照）如下：
收信人称呼。
先生（男人mr./esq.
夫人（以婚mrs.
小姐（未婚miss
夫人，小姐统称ms
夫妇俩人mr. and mrs.
两位或两位以上男子messrs
两位或两位以上女子（已婚mesdames
两位或两位以上小姐（未婚misses
常见的头衔（汉英对照）如下；
教授professor
博士doctor(dr.,
医学博士medical doctor(
**或校长president
主席或董事长chairman
副主席或副董事长vice chairman
副**或副校长vice president
首相prime minister
总理premier
省长或州长governor
市长mayor
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