采购业务的内部控制制度（试行）
一、采购业务的授权。
公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。
二、采购计划的制定和审批
公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。
财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）：
三、采购业务的执行。
1、**商的管理。
1）、采购人员应随时调查**商的动态及产品质量。凡欲与公司建立**关系而且符合条件者应填具“**商调查表”（见表1），作为选择**厂商的参考。“**商调查表”呈采购部经理核准后存档。
2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的**商档案库，**商档案包括：**商名片、**商调查表、**商审批表、**商资信档案、**商所提供的合格证明、**表及相关资料。
3）、每批材料供货结束后，**商的实绩转记于“**商资信档案”（见表2），作为评审**商业绩的资料。
4）、采购人员依据“**商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。**商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。**商调查表应每月报一份给财务部存档。
5）、物流配送中心应对**商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“**商审批表”（见表3），提请主管领导审批：a、原有**商被撤点；b、开发新产品和新项目投资需引进新的**商；c、原有**商由于种种原因拒绝供货需更换**商；d、新**商的物资更适合公司的需求。
2、商品样品的检验：
1）、对通过初审的**商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。
2）、**商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。
3）、对通过初审和提供样品检验合格的**商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求**商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选**商资格。
3、请购申请单的处理。
1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。
2）、紧急采购申请单应优先办理。
3）、无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。
4）、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。
4、询价及洽谈：
1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。
2）向**商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。
3）同规格产品的**商至少对比三家（注明**商的地址**，填写采购询价表（见表4），执行询价程序。
4）寻求其他更适合的替代品。
5）有没有****、**因素，经成本分析后，设定议价目标。
6）询价单应注明与**商议定的成交条件。
7）如果是紧急需求临时购买，采购人员可以参考以往之类似的**，免询价、比价手续。
5、招标及采购合约的审核会签。
1）、公司集中采购的大宗材料物资如pe管、气表等应采用招标形式采购。
2）、公司招标流程如下：
a、成立招投标小组：招投标小组由公司总经理、副总经理、各中心总监、采购部经理、相关专业工程师组成。
b、招标小组专业工程师编制招标文件（可对中标原则予以明确），发招标公告（或邀请函），并对报名投标者进行资格预审。
c、招标小组专业工程师对合格的投标者发招标文件、设计施工图、技术资料、材质要求等并负责组织现场踏勘及招标答疑工作。
d、招标小组制定评标、定标办法，组长召开开标会议，审核投标书，组织评标，确定中标单位。
e、采购项目负责人发中标通知书，并负责完成与中标单位的合同签订工作。招标工作流程（见流程图2）：
3）、凡应以合约方式进行采购的物资，采购项目负责人应与**商签订合同。合同的签订应按公司规定的合同会签流程进行会签后盖章。合同会签流程（见流程图3）及合同汇签审批表（见表5）：
6、采购。1）、物流配送中心根据与**商签订的采购协议所约定的具体条款落实到货时间、交货地点、品种、数量等。采购人员应对**商所提供物资进行详细检验，确认是否与普通采购申请单（见表6）与工程物资采购申请表（见表7）（专项采购）所列内容一致。
2）采购员应向**商索取必要的合格证明、使用说明及**商名片等资料。
3）采购物资到达公司后，采购人员应及时赶到仓库；工程类物资采购时，需经采购员、工程师等两人以上的人员随同购货并会签采购申请单。
7、采购流程。
基于公司目前的运作模式和现状，为保证物资流、资金流、信息流的合理运转，采购业务应严格执行具体流程如下：（见流程图4）
1、公司下属各经营实体（分、子公司）每月底向总部物流配送中心报送次月采购计划表（见表89）。采购计划按审批流程批准后由物流配送中心执行。
2、公司物流配送中心只是作为公司集中采购的执行者、组织者，并不是采购签约的主体，采购签约的主体应是各个材料物资请购单位，即各经营实体（分子公司）。
3、公司物流配送中心向**商发出订货单通知单（见表9），一式三联：一联给**商，一联传请购单位，一联留底。订货单应注明：
（1）、采购的品种、规格、数量、金额；（2）、收货人、交货地点、验收方式、交货时间；（3）、发票上应开具的购货单位名称等。该订货单应及时传至请购单位。
4、购货合同签订（或订货单发出）后，公司采购中心及各分、子公司根据合同有关规定应适时跟踪订货单的处理情况，及时沟通，作好收货准备。
采购与付款内控管理制度
第13条物流部门负责编制请购单 询价与 谈判 签定合同 采购物资 请求付款等。第14条财务部门负责结算采购款项，登记存货及应付款项账。第15条财务部门在确保采购业务的真实性 合理性以及符合付款手续后，积极组织资金付款。第16条付款及审批执行公司的货币资金管理制度 1 采购资金支出需要先编制物资采购计...
2023年小学财务管理内控制度
2013.2 学校财务内控制度，是根据国家及上级主管部门制订的有关规章制度，结合学校的实际情况而制定的学校内部财务工作的行为规范 行为准则，是学校财务工作统一要求 协调行动 健全网络的依据。按照财政部 国家教委 中小学财务制度 及区教育局的有关要求，根据量力而行 勤俭办校的精神，为确保我校教育教学的...
2023年小学财务管理内控制度
2013.2 学校财务内控制度，是根据国家及上级主管部门制订的有关规章制度，结合学校的实际情况而制定的学校内部财务工作的行为规范 行为准则，是学校财务工作统一要求 协调行动 健全网络的依据。按照财政部 国家教委 中小学财务制度 及区教育局的有关要求，根据量力而行 勤俭办校的精神，为确保我校教育教学的...