集团档案库房搬迁方案

集团总部定于2023年12月份整体搬迁，档案库房搬迁是信息部2023年一项重要工作，按照公司领导的有关要求，必须保质保量按时完成，为保障档案库房的顺利搬迁，保障搬迁过程中各类档案资料的安全，为更好的细化工作内容。确保各项工作任务的落实，特制订此方案。

一、成立搬迁工作领导小组：

组长：江林。

副组长：张三。

组员：李。四、朱又停（待定）

职责：1．组织公司搬迁的全面工作；

2．讨论制订公司搬迁的工作方案并组织实施；

3．协调搬迁工作**现的矛盾和问题；

4．领导小组成员要对各自责任区域的搬迁工作负责。

二、搬迁方式：公司雇佣大吉大利搬家公司进行打包、搬运和上架。

三、搬迁的具体工作：

一) 在档案库房临时存放点确定合格后开始准备2023年11月15日——11月30日

1 按照平面图对档案库房新址进行分配；

2 确定搬迁的具体时间、成立搬迁工作领导小组，确定成员；

3 组织小组成员到新址进行实际场地考察；

4 相关搬迁物件准备：记号笔、封口胶、纸箱、螺丝刀、锤子、钳子、裁纸刀、报纸、泡沫等；

5 档案室领取搬迁包装所需的纸箱、标签贴等打包工具；由罗爱萍、冯琳负责组织搬运打包工人提前对搬迁物品进行打包，并贴上标有部门、档案编号名称等标签。

6 拟定搬迁工作安排表：包括搬迁车辆每日搬迁部门的时段安排、搬迁人员安排、用餐安排等；

工作包括：a. 参照平面图档案临时存放各区域进行统一编号、粘贴标识、此编号一旦确认，所有的打包箱外统一使用该编号，以便手动工人在卸货后能迅速找到搬运过来的档案的具体位置，并且摆放在该密集架上面，为接下来整理打包箱堆放提供最便利的准备工作。

b. 、对公共区域按预先设定的功能进行统一编号，在现场和图纸上标明。同样该编号一旦确认，旧址该区域的打包纸箱也将统一使用该编号，以确保工人能够迅速准确地找到每一箱各类型档案的归宿。

(例如文书、人事、财务档案等进行分门别类地编号)

c. 对搬迁档案提前做好准备工作，清点、编号及装箱，装箱后要贴上标有序列号码的封条；装箱档案搬运到临时存放地点后，即对箱子封条进行验收，并将包装箱内档案逐一进行查验、存放；

二) 搬迁实施：2023年12月15日——12月20日。

1、在搬迁过程中，搬迁部门负责人需组织人员全程跟踪，在装车、运车、卸车、临时存放点入口以及内部摆放等环节都需要组织人员做好跟踪工作；

搬迁日期、顺序安排：

时间：2023年12月15日——12月20日

上午：9：00，下午：16：00

2、搬迁顺序：

1）首先搬迁集团本部基建档案67箱、实物档案50箱、空档案盒44箱、产品档案、实物档案120件、、**档案800张、录像带200盒、光盘28张及各类特种载体档案目录50册（搬迁时间预计1-2天）。

2）其次搬迁2006-2023年文书档案2000卷、专业档案、人事档案4000件、1991-2023年会计档案4900件、1951-2023年文书档案及厂内文件1000卷、实物档案150件及各类档案目录（搬迁时间预计2-3天）。

3）最后搬迁会计档案及档案目录（搬迁时间预计1-2天）。

三) 档案临时存放点档案排列。

档案库房摆放基建、实物、声像档案、科技档案和专业档案、文书、会计档案，具体分配如下：

1号集装箱：基建、实物档案；

2号集装箱：科技、专业档案；

3号集装箱：文书、人事档案；

4号集装箱：财务档案；

5号集装箱：空档案盒及备用。

档案排列顺序按年代，由远及近，由左向右排列，具体见平面图。