公司行政部的职能及组织架构

发布 2019-06-29 19:24:00 阅读 5605

行政部草拟)

公司行政部是管理企业“物”的部门,是一个企业的三大支柱(资源、执行力、发展战略)之一。行政部的工作主要包括日常办公、行政接待、会议管理、公关事务、安全保卫、总务后勤等六大部分。每部分详细说明如下:

职能1:日常办公。主要包括制定本部门的工作目标,拟订本部门的月度、年度工作计划;组织编写公司办公事务管理规章制度起草工作,报请上级领导审批后严格执行并组织实施和监督、检查制度的落实情况;管理企业的财产物资,建立行政财产物资账册并定期盘点;按照公司月度、年度财务预算,对办公费用支出进行审核与控制,并确认费用分摊范围;管理企业的档案、印信、图书及各种公文、信件;拟定公文(函)及信件;办公设备的清洁、保养及维修报废程序。

职能2:行政接待。主要包括来宾登记、接待和引见;接收****及信件,将工作信息记录、整理并建档;分发企业文件、通知,做好分发记录并及时归档;制作、打印、复印通讯录等办公文件;预定机票、火车票及酒店;接收、反馈并处理工作**现的各种问题。

职能3:会议管理。主要包括会议前的准备工作:

根据需要安排适当的会议场所;备齐会议所需设备,并进行调试,确保其能够正常使用;将准备好的议事日程分发给与会者;复印会议所需的相关文件资料;准备出席人员的登记簿、会议记录本等会议所需用品;与无法出席会议的人员进行必要的沟通,为其提供帮助;做好开会过程中的各项安排:带齐会议所需品,提前到会;安排好会议座次,备齐茶水;安排与会者在出席登记簿上签名;协助提供会议所需的相关文件资料;做好会议记录;会议结束后相关事务的处理:将会议中使用的所有文件资料收回存档;整理会议记录,由会议主席或上级领导签字后分发各个会议成员或相关部门;复印归档会议中产生的文字资料。

职能4:公关事务管理。主要包括协调公司内外各方面的关系;开展公众关系调查,及时掌握内外部客服动向;开拓、维护媒介资源,掌握信息传播的渠道和方式;审阅公司对外发布的稿件,配合其他部门开展公关活动;参与处理公司的突发危机事件等。

职能5:安全保卫。主要包括贯彻执行公司的安保制度和安保程序;规划并建设公司的安全设施,同时做好防护工作;组织开展安检活动,及时发现安全隐患并向上级汇报;处理各种突发安全事故;进行日常的安保管理工作,重点检查容易存在安全隐患的办公场所和部位。

职能6:总务后勤。主要包括拟定总务后勤管理制度,并组织实施和监督、检查制度的落实情况;编制总务后勤的经费支出预算,并对经费的使用进行必要的控制;管理公司车辆的安排、保养、维修、车辆手续办理等;负责员工食堂的日常管理工作;负责员工宿舍的日常管理工作(现公司还未设立员工宿舍);负责公司环境卫生和绿化工作;管理企业其他的后勤保障事务。

行政部组织架构。

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