一、 什么是秘书、秘书组织。
秘书是直接为领导服务的办公室人员、协调领导处理政务和日常办公事务，是领导的参谋和助手。它的从业范围很宽，凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书。
秘书的层次：在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。
秘书组织是通过内部分工和职能的划分，为实现辅助领导实施管理的共同目标而协调行动的秘书群体。主要是为公司的运营管理和内部的协调发展而存在的。它是将整个单位联系在一起的一条动力链接。
二、 秘书、秘书部门的职能和职责。
一）秘书的职能。
1、辅助决策。
就是在决策的过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方。
给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
辅助决策的三个原则：超前原则、定位原则、信息原则。
辅助决策的过程：协助领导确定目标、设计方案、评优选优、实施反馈。
2、协调关系。
就是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化。以实现组织目标的行为过程。
协调关系的五个原则：政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度。
协调关系的过程：摸清情况、找出症结、恰当协调、督促落实、检查反馈。
3、处理信息。
信息试着客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
处理信息的原则：及时性、保真性、适用性、**性。
处理信息的内容：历史信息、上级信息、内部信息、公众信息、社会信息。
处理信息的过程：收集、加工、传递、反馈、储存。
4、办理事务。
事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
办理事务的原则：被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范。
办理事务的程序：自然程序、理论程序、指令程序、法定程序、技术程序、习惯程序。
二）秘书的职责。
1、日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
2、接待事务（来访接待、安排服务等）
3、会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
4、行政事务。
5、信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
6、调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
7、文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
8、写作事务（各种文体的写作）
9、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）
10、督查工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
11、其他领导临时交办的任务。
三、 秘书应具备的素质能力。
秘书能力素质就是指在担任秘书职务的时候应该具备的能力和素质。包括业务素质、智能素质、心理素质、职业道德素质。业务素质包括秘书办事的能力（调查研究的能力、理解和领会的能力、口语表达的能力、应变的能力、交际能力）、较强的文字处理能力、熟练掌握办公自动化设备的技能。
智能素质包括完善的知识结构、思维能力（语言表达能力、逻辑能力、思维能力、认识能力、领会能力）临机处事能力、记忆能力、自省能力。心理素质包括坚毅的意志，随和的性格、平稳的情感、应变的兴趣。职业道德素质包括忠于职守、兢兢业业，甘于做无名英雄，谦虚谨慎、办事公道，遵纪守法、廉洁奉公，恪守信用、严守机密。
四、秘书与会议。
会议是某一社会群体未解决某一问题而吸收有关人员进行讨论、商讨或表决的一种组织形式。它是人类社会一种有组织的正式活动形式。会议是组织存在的表现，是领导活动（决策）的有效手段，是发扬民主、统一思想的表现方式，也是群体沟通、集思广益的渠道。
一）会议准备。
1、筹划会议，即制定会议计划。
2、拟定会议日程。
3、会议费用预算。
4、发布会议通知。
二）会前的事务工作。
1、会场的准备工作。
2、会议文件的制发。
3、会前的接待和检查工作。
三）会议中的组织和服务工作。
1、会议的主持和掌控。
2、会议期间的信息工作。
四）会后工作。
1、安排与会人员的离开。
2、做好会议的整理和摘要等。
3、做好会场和会议文件的整理工作。
五、秘书与公文。
公文是指在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，也包括总结、计划、简报、调查报告、规章、讲话稿等国内常用事务文书。
文书的作用：法规作用、领导和指导作用、联系和知照作用、宣传和教育作用、凭据和记载作用。
公文写作的基本要求：及时、准确、安全、精简、统一。
文书运行分为收文和发文两种主要的程序。
行文方式：单独行文、联合行文、逐级行文、越级行文、多级行文、普法行文。
公文写作的特点：代表单位立言，非个人意愿；集体成果，非个人创作；内容真实、实用、客观，符合政策；语言要求流畅、平实、简洁、规范；讲究文体格式。
文书写作的要求：指示性强、措施具体；语言表达准确、实用；用材精要，深入浅出。
六、文书立卷。
立卷就是把本组织在工作活动中形成的、办理完毕的、有查找价值的文件、电报、记录、图标等材料，按照它们在形成过程中的联系和一定规律组合起来，装订成案卷。
文书立卷的原则：立卷的文书材料要齐全、完整；遵循文书材料的自然形成规律；以本组织形成的文书为主；立卷要便于保管和检索利用。
七、秘书礼仪。
1、**礼仪。
接听**、拨打**、转接**的姿势、用语、语气，婉拒**的接听。
2、接待礼仪。
引导客人进门、进电梯、进汽车；引导客人出门、上（下）楼梯、下车。
3、传递名片的礼仪。
分发名片、接收名片。
八、信息资料管理使用。
1）电报，特快专递、航空信等急件；
2）**部门或上级公司文件；
3）业务往来公函；
4）写明上司亲启的信函；
5）汇票、汇款单。
6）包裹、印刷品；
7）报纸、杂志、私人信件。
九、印章管理。
属于秘书管理的印章一般有：
1）单位的公章：即自单位成立之日起，由上级机关办法的机构全称公章。
2）单位主要领导人因工作需要刻制的个人签名章或图章。
3）秘书工作专用印章，如收发章、办事章、校对章、封条章。
十、办公设备和用品的管理。
1、办公用具的种类。
办公室文具、打字机、口授录音设备、文字处理机、订书机、信封启口机、信封封口机、信件折叠机、油印机、速印机、微型胶印机、复印机、**机、电传机、传真机、电子计算机、打印机
2、办公设备的管理。
1.办公设备的维护保养工作应实行明确的责任制。
2.机器的操作必须严格遵循规定的程序和方法，建立起安全操作规程。
3.平时注意机器保养和机器保养的环境，发现故障及时检修。
4.建立办公设备的档案登录制度，保证有关资料的完备。
5.秘书要积极配合有关专业技术人员，共同开发现代化办公用品的各种潜能，提高各种办公设备的利用率，扩展它们的应用范围和功能。
十。一、日程安排。
1）服从于组织的总目标和整体计划。
2）区分轻重缓急。
3）随时补充、调整。
4）提示和督促。
5）酌留弹性、劳逸结合。
6）适当保密。
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