文稿录入排版技巧更新

发布 2023-06-04 21:28:28 阅读 9761

word2003文稿录入排版技巧。

大侠**。2023年2月22日更新。

word2003文稿录入排版技巧目录。

1 word中正文的输入 1

1.1 普通文字 1

1.2 上下标及公式的输入 1

快捷方式的调出方法 1

输入方法 3

1.2 特殊符号的输入 4

1.3 格式刷的使用 5

2 文档排版技巧 5

2.1 设置首行左缩进 5

2.2 设置标题字体、样式(无需生成目录的操作) 6

2.3 打印b4拼页16开文件(带页码格式) 6

2.4 设置标题(可用来生成目录) 7

2.5 自动生成目录 9

2.6 文本框及**混排技巧 9

3、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用 12

3.1 网页内容快速转入word 12

3.2 文档内查找替换空行的操作 13

4、word中**的处理 14

4.1 **调整及表内数据的处理 14

4.2 三线表的设置 16

5 毕业**的排版技巧 18

5.1 毕业**的常规格式 18

5.2 不同页码格式的设置 19

5.3 不同页眉格式的设置 20

5.4 毕业**目录的设置与更新 21

6、word**的处理方法 22

7、灵活使用word中的快捷键按钮 22

7.1 绘图技巧及常用快捷键 22

7.2 组织机构图的绘制技巧 23

word2003文稿录入排版技巧。

大侠**。摘要:以word2003为例,简要介绍了文稿录入、排版的技巧,并对某些功能进行了独家详细介绍。

2023年修订增加了关于毕业**的排版技巧、word**的使用技巧等内容。

关键词:word;上标;下标;公式编辑器;排版;**处理;折页打印设置技巧;文档目录自动生成技巧。

使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事,如果不掌握技巧,就不是那么简单了,为此本人在2006-2023年就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳,想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。2023年2月12日春节后,抽空对大家感兴趣的毕业**排版及**处理技巧进行了整理。

使用各种输入法正常输入正文,无需对排版等进行设置(要使用两端对齐的基本设置,不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象),打字完成后再进行排版。

推荐使用的输入法有:拼音加加5.2,搜狗输入法,再有就是五笔字型(适用于专业人员),以上输入法均可以在**上**安装使用。

本文作者推荐使用《拼音加加集合版》+自定义的特殊符号输入,在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用,效果同样好用,并有其它一些特殊功能,如自动保存词组、人工删除词组(ctrl+词组序号)、直接输入特殊字符(非插入方式)、直接输入字母无需转换(回车直接上字母)、查生字]。

可以通过菜单调出上下标,方法为:在工具栏的任意位置单击鼠标右键→弹出菜单后选择最后一行的“自定义”→然后在“命令”→“格式”选项中找到x2和x2,并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置,当出现“i”标志时,松开左键,上下标的快捷方式设置成功。如图1、图2所示。

图1 上下标快捷、方式的调出步骤①

图2 上下标快捷、方式的调出步骤②

公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出,也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置(如图3所示)。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器,就需要在使用这个功能时进行安装,系统会有提示,如果当时已经安装,就可以正常使用了。

图3 公式编辑器快捷方式的调出步骤。

如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后,选中2,然后单击快捷方式x2,即可转为上标,其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后,选中该上标格式,用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即:

先设置a2为上标,然后选中2,然后双击格式刷,就可以到其它地方刷上标了。

如果用到公式录入,就要使用公式编辑器,打开后出现图4的公式界面,单击选择格式,详细的对应关系见图5。这些格式可以组合使用,如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。

图4 公式编辑器菜单栏。

图5 公式编辑器全部输入格式对照图。

一般根据输入法来确定如何输入特殊符号,如和外国人名中间的小点·等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号,紫光拼音可以单独定义符号,微软拼音、智能abc和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些需要转换,而有些则可以直接输入无需进行转换,如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换,而是有一些特殊的设置,如自然码(可以引入拼音加加使用),以字母o开头,可以输入odozotoh:

各种希腊字母;oe:各种俄文字母,or:各种日文符号;oi:

各种编号用户还可以自己定义或增加特殊符号,这样就可以像输入正文文字一样的快速录入,从而提高办公效率。

格式刷属于常用工具栏的命令,其图标为,可用来简化批量重复操作,如设置标题为黑体,3号字,只要完成了一个标题的设置,就可以在选中该内容之后双击格式刷图标,然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式,作者在使用中经常用格式刷处理标题样式(如字体、字号、行距等)、段落缩进、设置上下标、**内统一样式等,学会了格式刷,以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。

由于工作用纸多为16开或b5,因此纸张一般设置成16开的。正文字体、字号一般使用宋体、小四号,标题可以适当大一些,如三号字或小二号字,一般设置成黑体字。文件内容输入完成后,一般按下面操作进行排版。

首行左缩进就是第一行开始空两格,设置方法为:选中全部文字,快捷操作方法是ctrl+a,或者在打字区域的左侧,出现如图所示的箭头时,三击鼠标左键。[其实,快速选中文字另有几种快捷方式,选中一行:

单击鼠标左键;选中一段,快速双击左键;选中全文:快速三击左键;选中文章中的部分内容,鼠标点到开始点,然后移动鼠标到目标位置,暂不点击,先按住shift,再点击鼠标左键,该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多,而且方便操作]。

然后单击“格式”菜单项的“段落”,设置首行缩进2个字符。这样之后全文即完成了首行缩进。

图6 快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态。

先设置文章的大标题字体、字号,它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择,字号系统提供了1~1638点阵的字号,标题一般选择三号或者小二号,以示与正文区别。如打印特大字,会用到人工输入字符点阵的情况,如打印50号、300号字等,可以试试看。

文章内部的各级小标题字体、字号设置,可以在设置好一个后,用格式刷进行快捷设置。

在打印页数较多的文件时,如想打印蜡纸,没有页号是相当麻烦的事情,一般使用16开(b5)的纸张格式,而打印时又想打印成8开(b4)的,还想保留原有的页号格式(如第x页,共y页),怎么办?折页打印,不行,没有单独的页号!我们可以这样操作(如图7所示):

先按b5或16开纸张正常输入文字,并设置好页码样式(页眉、页脚);然后将页面设置成b4纸张(相当于8开),横放,在页面设置→页边距→页码范围选项中选择“拼页”,这样设置后就可以打印出8开纸张,左右都是16开,且都有页码格式的文件了。根据打印机的不同,蜡纸一般都是纵向放入打印机,有商标的一侧先装入。如使用epson-lq1600系列的打印机,装蜡纸后,可以通过调整纸张装入打印机的默认位置,按住控制+微调进纸,直到打印机出现声音提示,不再能够微调为止,打印机的装纸初始位置设置完成(在本次使用而未关打印机的过程中,每次装纸,自动进纸到此位置),为打印蜡纸,还应在每次自动进纸后人工微调进纸8下(点动),这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内。

这样就减少了人工调整蜡纸进纸位置,可能引起的打印位置不准确或纸张损失。这种拼页排版打印进纸调整方法,已经在我公司推广使用很长时间,效果很好。

图7 b4拼页16开文件打印设置。

在编辑讲义、成册的技术或管理文件时,总想快速查找到指定章节,同时还要自动生成目录(序号——章节——页号),这就用到了“标题”概念,在word的“格式”工具栏的最左侧,单击样式的下拉箭头,出现标题样式(如图8所示)。

图8 标题下拉菜单图9 设定标题样式。

下面简要介绍标题设置方法:鼠标选定需设置的标题行(以设置1级标题为例),单击样式出现图11所示的下拉菜单,鼠标移至标题1,单击鼠标左键,完成第一个标题设置,然后修改标题1的字体、字号、行间距,完成后再执行一次图8下拉菜单出现图9的对话框,单击图9中箭头所指位置“标题1+黑体,小四,……标题设置即告完成,其他同级标题可用格式刷刷一遍,二级及下级标题设置步骤同上,超过**标题后,需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”,然后应用提升标题或降低标题的命令(如图10所示)来设置标题样式。

图10 大纲视图页面提升、降低标题操作。

使用word2000设置标题的操作与上述步骤有所不同,在选定一个作标题的行后,单击“样式”下拉菜单,单击标题1(仍以设置标题1为例),进入编辑状态后,修改标题1的字体、段落等格式,选中标题行后,光标单击并移到样式下拉菜单的标题1一行,回车或单击确认,在出现的对话框中,选择第一行“更新样式,以反映最近所做修改”,这样对标题1样式的修改及设定就完成了,其余等级的标题操作类推。

标题设置完成后,执行插入“引用——索引和目录”命令(office2000可直接插入索引和目录),光标移至目录选项(如图11所示),将格式调整为作者希望的格式后,单击确定,完成目录插入。

图11 插入索引和目录对话框。

有时插入目录后,还需对文件内容(如正文、标题等)进行修改,这就会使部分章节的名称、页号发生变化,这样目录就需要进行更新,否则修改过的内容就无法正确显示。更新目录时,只需在文件内容修改后,在目录区域单击鼠标右键,在出现快捷菜单中选择并单击“更新域”,在弹出的对话框中,“选择更新整个目录”(如图12所示),目录立即被更新。

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