图3－10最后单击确定按钮，完成合并计算。合并计算的结果如图3－11所示。
图3－11如果在合并计算对话框中选定了创建连至数据源的链接选项，则存放合并数据的工作表中存放的不是单纯的合并数据，而是计算合并数据的公式。这时在工作表的左侧将出现分级显示符号。可以根据需要显示或是隐藏源数据。
如图3－12所示。
图3－12这时的合并数据与源数据建立了链接关系，也就是说，当源数据变动时，合并数据会自动更新，保持一致。
如果待合并的工作**式不完全相同，例如有可能各月份销售的产品不完全相同，这时不能简单地采用上述按位置合并的方法。而需要按分类进行合并。按分类合并的操作与按位置合并大致相同，其基本步骤如下：
首先选定要存放合并数据的“全年汇总”工作表为当前工作表，并选定存放合并数据的单元格区域。与按位置合并不同的是，这时应同时选定分类依据所在的单元格区域。如果不能确切知道有多少类，可以只选定单元格区域的第一行。
如图3－13所示。
图3－13单击数据菜单中的合并计算命令。这时将弹出合并计算对话框。
指定需要使用的函数，添加各工作表需要合并的源数据区域。与按位置合并操作不同的是，除了要选定待合并的数据区域外，还需要选定合并分类的依据所对应的单元格区域，而且各工作表中待合并的数据区域可能不完全相同，需要逐个地选定。如图3－14所示。
图3－14与按位置合并不同的还有需要指定标志位置，即分类合并的依据所在的单元格位置。这里选定最左列。
根据需要决定是否选定创建连至与源数据的链接选项。为了与按位置合并对照，这里不选定该选项。单击确定。
按分类合并计算的结果如图3－15所示。请注意，由于没有选定创建连至与源数据的链接选项，所以工作表的左侧没有出现分级显示符号，而且合并数据的单元格中存放的合并计算的结果，而不是有关的公式。
图3－15当需要对明细数据做全面分析时，数据透视表是最佳工具。它有机地结合了分类汇总和合并计算的优点，可以方便地调整分类汇总的依据，灵活地以多种不同的方式来展示数据的特征。excel 2000还新增了数据透视图报告功能，使得将数据透视表的分析结果用图表方式提交更为方便。
为了分析方便，首先将1月～12月的数据复制到一个新工作表“全年数据”中。为此，可利用offfic 2000提供的新功能：多重剪贴板。
多重剪贴板可以同时存放12份复制的内容，根据用户的需要将其中的任意一项或是全部粘贴到指定的位置。具体操作步骤如下：
选定“1月”工作表，选中整个数据清单。右击任意单元格，在弹出的快捷菜单中，单击复制命令。也可单击复制工具按钮，或是按[ctrl]+[c]复合键。将1月份的数据复制到剪贴板中。
按照类似的方法，将“2月”、“3月”、…12月”工作表的数据复制到剪贴板中。在进行第2次复制操作时，将弹出剪贴板对话框。多重剪贴板最多可存放12份不同的内容。
当复制完12个月的数据后，剪贴板对话框如图3－16所示。
图3－16创建一个新的工作表“全年数据”，并选定a1单元格为当前单元格。单击剪贴板对话框中的全部粘贴按钮，复制的12个月的数据依次粘贴到新工作表中。如果次序不对，可将该工作表按日期项排序。
创建数据透视表的操作是比较复杂的，但是excel 2000为此提供了数据透视表和数据透视图向导。在该向导的指导下可以轻松地创建数据透视表。其操作步骤如下：
选定数据清单中的任意单元格，单击数据菜单中的数据透视表和图表报告命令。
这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1对话框，如图3－17所示。
图3－17该步骤主要确定数据源类型和报表类型。这里指定默认选项，即数据源类型为excel数据清单，报表类型为数据透视表。单击下一步。
这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2对话框，如图3－18所示。
图3－18该步骤选定数据源区域。由于数据清单都是位于某个连续的单元格区域，所以，一般情况下excel会自动识别数据源所在的单元格区域，并填入到选定区域框中。单击下一步。
这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3对话框，如图3－19所示。
图3－19该步骤指定数据透视表显示的位置。这里选定新建工作表，单击完成。
这时，excel 2000自动创建一新的工作表，在该工作表中显示创建的数据透视表的雏形，同时自动显示数据透视表工具栏。如图3－20所示。
图3－20这时应根据分析要求，设置数据透视表的版式。该步骤也是创建数据透视表的最关键的一步。假设要分析各销售员不同时期的销售业绩，可以日期作为行字段，销售员作为列字段，而将金额作为数据项。
从数据透视表工具栏中，将相应的字段拖放到行字段、列字段和数据项位置。
这时创建的数据透视图如图3－21所示。其中最右一列有每天的销售合计，最下一行有每个销售员的销售合计。
图3－21数据透视表的突出优点是可以利用它对数据进行透视分析，可以根据不同的分析要求，对数据透视表进行各种操作。例如进行不同级别的概括汇总，添加或删除分析指标，显示或隐藏细节数据，改变数据透视表的版式等。
1. 调整分析步长。
对于日期型字段可以根据需要调整分析的步长，可以指定其按月、季度或年重新进行分组。例如，对于图3－21所示的数据透视表，为了更清楚地比较企业的月度销售数据，指定其按月进行分类汇总。其具体操作步骤是：
右击日期字段中的任一日期数据单元格，在弹出的快捷菜单中指向组及分级显示命令，单击其中的分组子命令。
这时将出现分组对话框，如图3－22所示。
图3－22在依据列表框中指定月，单击确定。
按月分类汇总的数据透视表如图3－23所示。
图3－23如果需要分析更宏观的情况，可以在分组对话框中的依据列表框中，清除月选项，选定季度选项。如果希望同时查看月度和季度的数据，也可以同时选定月和季度选项。图3－24是按季度分类汇总的数据透视表。
图3－242. 添加/删除字段。
当需要分析不同的指标时，不需要重新制作报表，只需在原数据透视表的基础上，根据需要简单地添加或删除字段即可。例如对于图3－24所示的数据透视表，需要进一步分析不同产品类别的销售情况，即可以将产品类别字段添加到数据透视表的行字段或列字段中去。将产品类别字段添加到行字段的具体操作步骤如下：
选定数据透视表中的任意单元格，这时的数据透视表工具栏出现源数据清单的各个字段按钮。当鼠标指针指向产品类别字段按钮时，自动弹出有关的操作提示。如图3－25所示。
图3－25将产品类别字段按钮拖放到行字段区域，即可将该字段添加到数据透视表的行中。
添加了产品类别字段的数据透视表如图3－26所示。
图3－26类似地，如果要将某个字段添加到列字段时，则将相应字段拖放到列字段区域。如果要从数据透视表中删除某个字段拖放到数据透视表工具栏即可。在用鼠标拖动某个字段时，鼠标指针会随着鼠标指针所处的位置变化，提示用户这时放开鼠标按键时的操作结果。
各种鼠标指针的形状如图3－27所示。
图3－273. 分类显示数据。
在excel 2000的数据透视表中，对所有的行字段、列字段都增加了分类选项箭头。如果只是希望了解数据透视表中某个分类的数据，可以单击相应字段的下拉箭头，然后选择需要显示的分类数据。例如，如果要只显示影碟机产品类别的数据，可以单击产品类别字段的下拉箭头。
如图3－28所示。清除彩电选项，然后单击确定按钮。
图3－28有关影碟机产品类别的销售数据，如图3－29所示。
图3－294. 显示或隐藏汇总数据。
从图3－29可以看到，这时的产品类别只有一类，所以相应的汇总行已无意义。数据透视表中的行、列汇总数据，实际都是可选项。用户可以根据需要决定显示还是隐藏某个字段的汇总数据。
要显示或是隐藏某个字段的汇总数据时，首先选定该字段，再单击数据透视表工具栏的数据透视表按钮，在弹出的下拉框中选字段设置命令。或是右击相应的字段，在弹出的快捷菜单中选字段设置命令。这时将出现相应字段的数据透视表字段对话框。
如图3－30所示。
图3－30选定分类汇总选项中的无，单击确定。隐藏了分类汇总数据的数据透视表如图3－31所示。
如果要显示或是隐藏总计数据，可单击数据透视表工具栏的数据透视表按钮，在弹出的下拉框中选表选项命令。或是右击数据透视表，在弹出的快捷菜单中选表选项命令。这时将出现数据透视表选项对话框。
选定或清除其中的总计选项即可。
图3－315. 显示明细数据。
数据透视表中的数据一般都是由多项数据汇总得来的，如果需要，可以方便地查看明细数据。例如，从图3－31所示的数据透视表可以看到，销售员“方一心”一季度的销售金额较高，如果希望查看其明细数据，可以双击该数据。这时，excel将自动创建一个新的工作表，显示该数据所对应的明细数据。
图3－32是双击“方一心”一季度销售数据后excel自动新建的明细数据工作表。
图3－326. 调整显示方向。
在图3－26所示的数据透视表中，日期和产品类别是作为行字段，其数据分别显示在不同的行；称作行方向显示；而销售员是作为列字段，其数据显示在不同的列，称作列方向显示。此外，还也可以设置页字段，让指定的数据按页方向显示。例如要详尽地分析每个销售员的业绩，可以设置销售员字段以页方向显示。
其操作方法是直接用鼠标将销售员字段从列字段处拖放到页字段处即可。以销售员作为页字段的数据透视表如图3－33所示。
目前显示的是销售员“杨韬”的销售业绩。单击销售员字段右边的下拉箭头，可以选择显示其他销售员，或是选择全部，可以显示其他销售员或是全体销售员的销售业绩。
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