excel函数应用

发布 2022-06-29 12:49:28 阅读 1624

一、数学和三角函数。

将以某单位工资表为例重点介绍sum(计算一组参数之和)、sumif(对满足某一条件的单元格区域求和)的使用。(说明:为力求简单,示例中忽略税金的计算。)

图1 函数求和。

sum1、 行或列求和。

以最常见的工资表(如上图)为例,它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。

比如,求该单位2023年5月的实际发放工资总额,就可以在h13中输入公式:

sum(h3:h12)

2、区域求和。

区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。此时你可以让单元格指针停留在存放结果的单元格,然后在excel编辑栏输入公式"=sum()"用鼠标在括号中间单击,最后拖过需要求和的所有单元格。若这些单元格是不连续的,可以按住ctrl键分别拖过它们。

对于需要减去的单元格,则可以按住ctrl键逐个选中它们,然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。当然你也可以用公式选项板完成上述工作,不过对于sum函数来说手工还是来的快一些。比如,h13的公式还可以写成:

sum(d3:d12,f3:f12)-sum(g3:g12)

3、注意。sum函数中的参数,即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。换句话说,sum函数括号**现的分隔符(逗号)不能多于29个,否则excel就会提示参数太多。

对需要参与求和的某个常数,可用"=sum(单元格区域,常数)"的形式直接引用,一般不必绝对引用存放该常数的单元格。

sumifsumif函数可对满足某一条件的单元格区域求和,该条件可以是数值、文本或表达式,可以应用在人事、工资和成绩统计中。

仍以上图为例,在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。

要计算销售部2023年5月加班费情况。则在f15种输入公式为。

sumif($c$3:$c$12,"销售部",$f$3:$f$12)

其中"$c$3:$c$12"为提供逻辑判断依据的单元格区域,"销售部"为判断条件即只统计$c$3:$c$12区域中部门为"销售部"的单元格,$f$3:

$f$12为实际求和的单元格区域。

二、与函数图像有关的函数应用。

我想大家一定还记得我们在学中学数学时,常常需要画各种函数图像。那个时候是用坐标纸一点点描绘,常常因为计算的疏忽,描不出平滑的函数曲线。现在,我们已经知道excel几乎囊括了我们需要的各种数学和三角函数,那是否可以利用excel函数与excel图表功能描绘函数图像呢?

当然可以。

这里,笔者以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。

图2 函数图像绘制。

1、 录入数据--如图所示,首先在表中录入数据,自b1至n1的单元格以30度递增的方式录入从0至360的数字,共13个数字。

2、 求函数值--在第2行和第三行分别输入sin和cos函数,这里需要注意的是:由于sin等三角函数在excel的定义是要弧度值,因此必须先将角度值转为弧度值。具体公式写法为(以d2为例):

sin(d1*pi()/180)

3、 选择图像类型--首先选中制作函数图像所需要的表中数据,利用excel工具栏上的图表向导按钮(也可利用"插入"/"图表"),在"图表类型"中选择"xy散点图",再在右侧的"子图表类型"中选择"无数据点平滑线散点图",单击[下一步],出现"图表数据源"窗口,不作任何操作,直接单击[下一步]。

4、 图表选项操作--图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤,在"图表选项"窗口中进行(如图3),依次进行操作的项目有:

标题--为图表取标题,本例中取名为"正弦和余弦函数图像";为横轴和纵轴取标题。

坐标轴--可以不做任何操作;

网格线--可以做出类似坐标纸上网格,也可以取消网格线;

图例--本例选择图例放在图像右边,这个可随具体情况选择;

数据标志--本例未将数据标志在图像上,主要原因是影响美观。如果有特殊要求例外。5、完成图像--操作结束后单击[完成],一幅图像就插入excel的工作区了。

6、 编辑图像--图像生成后,字体、图像大小、位置都不一定合适。可选择相应的选项进行修改。所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分,再单击右键弹出快捷菜单,通过快捷菜单中的有关项目即可进行操作。

至此,一幅正弦和余弦函数图像制作完成。用同样的方法,还可以制作二次曲线、对数图像等等。

三、常见数学函数使用技巧--四舍五入。

在实际工作的数**算中,特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然,excel的单元格格式中允许你定义小数位数,但是在实际操作中,我们发现,其实数字本身并没有真正的四舍五入,只是显示结果似乎四舍五入了。如果采用这种四舍五入方法的话,在财务运算中常常会出现几分钱的误差,而这是财务运算不允许的。

那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢?其实,excel已经提供这方面的函数了,这就是round函数,它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。

在excel提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为round(number,num_digits)的函数,它的功能就是根据指定的位数,将数字四舍五入。这个函数有两个参数,分别是number和num_digits。其中number就是将要进行四舍五入的数字;num_digits则是希望得到的数字的小数点后的位数。

如图3所示:

单元格b2中为初始数据0.123456,b3的初始数据为0.234567,将要对它们进行四舍五入。

在单元格c2中输入"=round(b2,2)",小数点后保留两位有效数字,得到.23。在单元格d2中输入"=round(b2,4)",则小数点保留四位有效数字,得到.

2346。

图3 对数字进行四舍五入。

对于数字进行四舍五入,还可以使用int(取整函数),但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值。因此,用int函数进行四舍五入还是需要一些技巧的,也就是要加上0.5,才能达到取整的目的。

仍然以图3为例,如果采用int函数,则c2公式应写成:"=int(b2*100+0.5)/100"。

最后需要说明的是:本文所有公式均在excel97和excel2000中验证通过,修改其中的单元格引用和逻辑条件值,可用于相似的其他场合。

附注:excel的数学和三角函数一览表。

二逻辑函数。

用来判断真假值,或者进行复合检验的excel函数,我们称为逻辑函数。在excel中提供了六种逻辑函数。即and、or、not、false、if、true函数。

一、and、or、not函数。

这三个函数都用来返回参数逻辑值。详细介绍见下:

一)and函数。

所有参数的逻辑值为真时返回 true;只要一个参数的逻辑值为假即返回 false。简言之,就是当and的参数全部满足某一条件时,返回结果为true,否则为false。

语法为and(logical1,logical2, .其中logical1, logical2, .表示待检测的 1 到 30 个条件值,各条件值可能为true,可能为 false。

参数必须是逻辑值,或者包含逻辑值的数组或引用。举例说明:

1、 在b2单元格中输入数字50,在c2中写公式=and(b2>30,b2<60)。由于b2等于50的确大于30、小于60。所以两个条件值(logical)均为真,则返回结果为true。

图1 and函数示例1

2、 如果 b1-b3 单元格中的值为 true、false、true,显然三个参数并不都为真,所以在b4单元格中的公式=and(b1:b3) 等于 false

图2 and函数示例2

二)or函数。

or函数指在其参数组中,任何一个参数逻辑值为 true,即返回 true。它与and函数的区别在于,and函数要求所有函数逻辑值均为真,结果方为真。而or函数仅需其中任何一个为真即可为真。

比如,上面的示例2,如果在b4单元格中的公式写为=or(b1:b3)则结果等于true

图3 or函数示例。

三)not函数。

not函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时,可以使用 not 函数。简言之,就是当参数值为true时,not函数返回的结果恰与之相反,结果为false.

比如not(2+2=4),由于2+2的结果的确为4,该参数结果为true,由于是not函数,因此返回函数结果与之相反,为false。

二、true、false函数。

true、false函数用来返回参数的逻辑值,由于可以直接在单元格或公式中键入值true或者false。因此这两个函数通常可以不使用。

三、if函数。

一)if函数说明。

if函数用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,因此if函数也称之为条件函数。它的应用很广泛,可以使用函数 if 对数值和公式进行条件检测。

它的语法为if(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中logical_test表示计算结果为 true 或 false 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。

value_if_true显示在logical_test 为 true 时返回的值,value_if_true 也可以是其他公式。value_if_false logical_test 为 false 时返回的值。value_if_false 也可以是其他公式。

简言之,如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话,则执行第二个参数value_if_true的结果,否则执行第三个参数value_if_false的结果。if函数可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。

excel 还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数,则可使用 countif 工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和,则可使用 sumif 工作表函数。

二)if函数应用。

1、 输出带有公式的空白表单

图5 人事分析表1

以图中所示的人事状况分析表为例,由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写,在总计栏(以单元格g5为例)公式为:

sum(c5:f5)

我们看到计算为0的结果。如果这样的**打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢?

你可能会说,不写公式不就行了。当然这是一个办法,但是,如果我们利用了if函数的话,也可以在写公式的情况下,同样不显示这些0。如何实现呢?

只需将总计栏中的公式(仅以单元格g5为例)改写成:

if(sum(c5:f5),sum(c5:f5),"

通俗的解释就是:如果sum(c5:f5)不等于零,则在单元格中显示sum(c5:f5)的结果,否则显示字符串。

几点说明:1) sum(c5:f5)不等于零的正规写法是sum(c5:f5)<>0,在excel中可以省略<>0;

2) "表示字符串的内容为空,因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。

图42、 不同的条件返回不同的结果。

如果对上述例子有了很好的理解后,我们就很容易将if函数应用到更广泛的领域。比如,在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。

图6某班级的成绩如图6所示,为了做出最终的综合评定,我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的,否则记作不合格。

根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格b12为例):

if(b11>60,"合格","不合格")

语法解释为,如果单元格b11的值大于60,则执行第二个参数即在单元格b12中显示合格字样,否则执行第三个参数即在单元格b12中显示不合格字样。

在综合评定栏中可以看到由于c列的同学各科平均分为54分,综合评定为不合格。其余均为合格。

3、 多层嵌套函数的应用。

在上述的例子中,我们只是将成绩简单区分为合格与不合格,在实际应用中,成绩通常是有多个等级的,比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗?可以使用多层嵌套的办法来实现。

仍以上例为例,我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90时,评定为优秀。如图7所示。

excel函数应用

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