目前，消防部队的档案资料建设任务相当繁重，因为消防工作涉及面广，量大，包括防火、灭火、部队管理、灭火救援等方面的工作，每一项工作都是非常繁锁，由于任务重、工作量大，加上有的单位管理不善，方法不当，使得我国消防部队在档案资料建设方面存在很多问题。俗话说：“档案是我党的珍贵财福”，档案建设好了，对于促进单位工作有着重要的作用，提高单位工作效益，理顺单位工作思路也颇有益处。
1、消防档案资料建设存在的问题：
1.1、档案错误多，不真实。有的单位在消防档案资料建设中，尽管量很多，一年一个消防大队行政处罚卷达到近百份，消防安全管理档案达到几百份，他们追求的是在量上有所突破，从而为争先创优奠定基础，但是他们所作的档案大部分都是伪造的，因此在文书编号、当事人签名、询问笔录、时间控制等方面漏洞百出，然而，上级领导来考评和检查时，有时只是粗略的看一下，有时对于存在的问题只是“争一只眼闭一只眼”，只要数量上有所突破，说明单位在工作上就有亮点，就可以评上先进，从而形成恶性循环。
使得一些真实的档案体现不出来，而一些假冒的档案文书却随处可见，错误也难以避免。
1.2、分类不详细，存在大杂烩现象。有的单位没有单独的档案柜，所有的档案文书都放在内勤人员的抽屉里面，包括现场检查笔录，责令限期整改通知书，复查意见书，重大火灾隐患整改通知书，建筑审核意见书，建筑工程验收意见书，重点单位消防档案，火灾事故档案等，加上有的内勤人员懒惰，不及时地将这些档案资料归档装卷，也不知道如何分类、如何编号、如何装订等，如果遇到年终再进行统一的装订，使得一些档案资料被误编，将行政处罚档案整理为消防安全管理档案，将消防安全重点单位档案整理为火灾事故档案等。
2、分析存在问题的原因：
2.1、内勤人员工作不认真，无专人负责。有的内勤人员面对繁锁的档案资料建设在工作上不能够认真细致地进行整理，不能够静下心来整理档案资料，对于白天干不完的工作就让他睡大觉，不能够做到案无积压。
有的单位无专人负责内勤工作，有的防火参谋负责防火检查、建审、火调、消防重点单位管理、内勤等方面的工作，因此，任务和工作量相当大，因此他们就不能够抽出更多的时间来整理档案资料，不能够对档案资料进行认真细致地分类，不能够使得档案资料更加完善。
2.2、档案资料不真实，造假现象严重。因为目前提出在消防执法质与量上实现双突破，有的单位为了争先进，使得单位在执法量上走在同行业的前列，因此将一些本来没有实施处罚的单位场所建立为行政处罚档案，伪造当事人的签名，因此在文书编号、领导审核、法律条文运用等方面存在着错误。
有的由于以赞助代处罚，本应处罚一万元的用一千元赞助代替，因为存在腐败现象及地方保护主义等现象，使得一些处罚不能够到位，因此一些未有按照要求整改的单位场所而建立成消防安全管理档案，到期复查时意见书内容填写为都按照要求整改完毕。
2.3、内勤人员素质低，不懂如何对档案资料进行分类。有的单位内勤人员是从地方聘请过来的，由于他们对于消防工作了解不够，不知道消防档案的分类，不知道消防档案的装订顺序，使得在消防档案资料建设方面问题很多。
而有的单位内勤人员是从地方大学生刚分来的干部或者从其他兵种部队转行到消防部队工作的干部等。因为他们刚刚界入消防工作，对于消防工作很生疏，因此在消防档案资料建设也存在着很多问题。
2.4、档案资料不能够及时地归档。由于内勤人员懒惰，使得一些档案资料不能够及时地归档，有的该建档的资料由于时间一长而忘记归档，甚至保管不当而丢失，如果再用时就难以找到，为了应付检查和考评，只好重新造假，失去了档案资料的真实性。
2.5、内勤人员调换频繁，交接手续不全。有的单位一年甚至几个月就更换一个内勤人员，使得一些刚刚熟悉业务的内勤人员流失掉，因为培养一名合格优秀的内勤人员需要至少半年时间，一个人刚刚熟悉业务又被换走，有时因为交接手续不全，使得一些还未及时归档或者到期应该建档的消防档案资料不能够很好的归档。
从而将一些珍贵的档案资料不能够得以很好的保存。
3、解决的方法：
3.1、加大档案资料的投入，由专人负责消防档案资料的建设。单位应该设立专门的档案室，购买***、样式好、数量足的档案柜，要分类齐全，分别放置。
目前在消防部队存在着警力严重不足的现象，如何解决这种矛盾呢？可以采取如下两种措施：首先，可以聘请地方专门从事内勤工作的人员来进行档案资料的管理，在选择人员时应该择优选取，选择比较优秀、工作责任心强、心细、文字功底强的人员来从事内勤工作；其次，目前每年各地都要从地方大学里招收一批大学生，在招收的时候，可以招中文系或者艺术系等相关专业的人员从事内勤工作。
在一些大单位，包括支队机关和工作量较大的单位，一个人不够可以聘请两个或者多个人员从事内勤工作，对于内勤人员较多的单位要健全组织、完善机制、分工负责，由专人负责档案资料的填写，由专人负责档案的制作，由专人负责档案资料的审核，由专人负责档案资料的整理装订。
3.2、提高内勤人员的业务素质，进行专门的业务培训。对于内勤人员不光应有良好的工作作风、思想素质，而且还应有较高的业务素质。
因此要定期地组织人员进行业务培训，培训形式多样，也可以组织内勤人员到档案工作开展好的单位或者档案局、图书馆参观学习。在培训过程中应向他们讲授消防档案的分类和装订顺序。内容可以参照如下：
消防档案可以分为建筑工程消防监督审核验收卷，消防安全检查卷，消防监督检查卷，火灾事故调查卷，消防行政处罚卷，举报投诉卷。另外，还应向他们讲授档案的装订顺序，比如消防安全检查卷的装订顺序如下：消防安全检查意见书，消防安全检查申报表，建筑消防设计防火审核意见书、消防验收意见书复印件，消防安全组织、消防安全责任制度，消防安全管理制度、消防安全操作规程等，员工经过消防安全培训证明材料，灭火和应急疏散预案，现场消防安全检查记录，录像、**资料目录及其索引，其他相关资料；火灾事故调查卷卷内法律文书及装订顺序如下：
火灾事故调查报告，火灾原因认定书，火灾事故责任书，火灾损失核定通知书，火灾现场勘查笔录、火灾现场图，火灾现场物证提取清单，讯问笔录和询问笔录，技术鉴定结论，专家意见，火灾直接财产损失申报表及其受理凭证，火灾直接财产损失核定表，火灾现场录像、**及其索引，其它应当订入案卷的材料；举报投诉卷按照下列顺序建立案卷：举报投诉案件查处情况报告，下发举报投诉人及其有关人员的文书、文件，举报投诉资料及其受案凭证，调查证据资料，集体讨论意见，其他资料。在装订的过程中，每个省消防总队可能都下发有关于《消防档案管理暂行规定的通知》，我们可以参照通知的要求进行整理装订。
3.3、实行奖惩分明，建立奖惩机制。总队及支队和大队都要层层制订详细的奖惩措施，并将消防档案纳入消防监督工作考核的范围，并制定考评标准，保证消防监督管理工作的落实；在消防档案管理工作中，对档案的建立、归档、管理和提供使用等工作作出显著成绩的，单位应该给予表彰奖励；在消防档案管理工作中，由于没有落实管理制度和措施，造成档案破损、丢失和其他影响档案管理、使用的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
3.4、及时归档更新。行政处罚卷在结案后，要及时地将其装订成册，按照装订顺序编号。
对于消防安全管理档案、火灾事故调查卷、建筑审核卷、举报投诉卷都要按照规定和顺序进行装订。对于消防安全重点单位档案，由于每年单位的法定代表人及消防安全管理人和规章制度都要发生变化，因此我们一定要根据变化及时地进行更新，以便让单位领导和其他人员知道变化，并有针对性地开展工作。
3.5、尽量避免过度调换内勤人员。在选取内勤人员时，应该选取一个比较固定，最好选取当地的人员和愿意长期从事本单位内勤工作的人员来干内勤，另外，在选取内勤人员时，要和他们签订一份长期合同，合同不到期，不允许他们离开工作岗位，即使内勤人员必须要更换，在更换时要履行交接手续，把档案资料要写一个完善的台帐和明细表，哪些已经装订成册，哪些还没装订的，都要移交给下一任内勤人员。
3.6、文书档案管理和电子管理并存。一份文书档案如何能够长期的保存？
当然前面所说的好的管理方法是很必要的，但是当前科技日益发展，特别是电子科技，象电脑软件、u盘、办公操作系统等，这些都为档案资料的建立和完善提供了很好的方法，并且通过这些电子处理可以长期保存，档案资料不易丢失。因此，我们也应采取电子管理，每个单位可以装订消防管理系统及其他方面的消防办公软件，使得消防档案更加完善。
消防档案管理规定
目的。建立消防档案，对火灾隐患 消防设备状况 重点消防部位等都要记录在案，以便随时查阅。适用范围。适用于物业的消防档案管理。职责。物业服务中心经理负责消防档案建立的组织工作，并进行日常检查和指导 物业服务中心的秩序主管负责日常消防档案材料的收集和有关记录的填写。规范要求基本档案包括 由工程维修人员负...
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如何选择档案管理系统
1.档案系统介绍。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化 光盘存储 计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。金锐档案影像化管理系统严格遵循国家档案管理标准，适用于企事业单位的档案管理。档案管理系统中集成了主题词自动标引 影像图象的压...