序言。物资是支撑企业运行的重要资源，有效供给、合理使用、妥善保管和准确盘核是企业管理的重要行为。实现高效率、高质量的系统化管理才有可能使有限资源无限利用，实现资源价值最大化。建立一本实用性强、便于操作、有广泛指导作用且适合于新奥集团艾力枫社酒店****（以下简称酒店公司）的《物资管理手册》是持续提升酒店公司综合经济效益的需要。
经过对原有物资管理方面制度、流程的全面梳理，在征求各方意见的基础上编制的这本《物资管理手册》，即可满足物资管理专业人员的业务需要，也可支持酒店公司各经营板块物资申购、使用、销售和管理的需要，手册中涉及到物资管理的各项工作既有制度流程，又有规范标准，是酒店公司全面物资管理的唯一依据，可谓是生正逢时，简便实用。
任何一个规章、流程或标准都有它的时效性，这本手册也不例外。随着管理理念的变革，管理方法的更新，管理手段的调整，这本手册的内容也会相对处于动态之中，新的内容、方法会得到及时补充和完善，但新版本出炉之前，这本手册就是唯一有效的。
第一章总则。
第一节物资管理方针。
预算控制集权采购大宗招标货比三家安全保管。
合理使用责任区分失责追究支持服务指导监督。
第二节物资管理组织架构。
酒店公司物资**部和财务部是物资管理、监督的职能部门，使用物资的部门（部位）是该物资的管理部门。物资**部是实施采购、存储和**、监督物资使用过程、分析物资利用效果的职能部门；财务部是预算内控制，预算外把关、审核和履行报销手续、监督物资盘核和使用过程的职能部门；物资使用部门是所辖物资合理使用保管、加工销售、依规盘核和日常管理的责任部门。职能部门和使用部门均需接受上级的指导与检查。
物资管理组织架构图。
第二章基本职责。
第一节物资**部职责。
物资**部是酒店公司非工程性物资采购、存储、**及客户关系维护及牵引、检查酒店公司各部门物资使用价值最大化的直接管理部门。其主要职责是：
1. 负责酒店公司物资管理方向控制、体系建设，制度流程的实施与优化。
2. 负责酒店公司物资采购计划的收集、汇总、审核与执行，计划外与紧急物资采购的实施；负责采购招投标的组织，采购合同的编制、会签、签订与履行；负责所采购物资售后服务的联系与执行。
3. 负责酒店公司采购物资的验收、办理出入库手续、存储管理、库存物资的盘点以及积压物资、过期物资的处置。
4. 负责酒店公司经营性资产的集中管理，维护资产的完整，监督检查各资产使用部门对资产申购、调拨、使用、报废等过程的合理性，以及维护公司资产管理台帐，最大限度发挥资产的使用价值。
5. 负责**商的开发、评价及关系维护；负责处理采购票据、收集信息、登记帐款。
6. 负责对物资使用部门物资管理、使用状况的监督；负责对经营站点商品物资的检查与处置；负责公司各部门废旧物资的统一处理。
第二节财务部职责。
财务部是指导、监督酒店公司各部门物资管理与使用情况的职能部门、是物资使用效率的牵引部门。其主要职责是：
1．负责按照集团规定并结合公司的经营情况，与物资管理及使用部门共同制定并完善各类制度、流程。
2.负责组织编制、汇总、审核酒店公司年度预算；根据年度预算对月度采购计划进行审核。
3.负责审核物资的采购计划、发票、出入库等相关单据的合理、合法性进行相应的账务处理，保证帐帐相符。
4.负责指导物资管理及使用部门按照公司规定建立帐薄、台帐、报表，规范其日常的基础管理。
5.牵头负责对物资的**进行管理，制定统一的管理办法；负责审核销售物资的**，并对执**况进行检查。
6.负责对物资的管理情况进行检查，确保帐帐、帐实相符；对超储积压或过期物资提出处理意见，盘活资金，减少积压。
7．负责对物资的使用或管理情况进行专项分析，上报总经理及相关部门， 发挥参谋作用，提高物资的使用效率。
第三节物资使用部门职责。
物资使用部门是所管辖区域所有类型物资的日常管理、使用、销售等过程的直接责任部门，最大限度的提高物资的使用效率和使用价值。事业部总经理为物资管理的第一责任人，各物资使用终端单位负责人为物资管理的直接责任人。物资使用部门有义务配合物资**部门完成物资的采购与**，具体职责是：
1. 负责明确所申请采购物资的用途、质量、功能、规格、到货时间及库存等指标；负责履行应有的物资申请审批程序。
2. 配合物资**部对采购过程中物资的成本（**）进行控制；配合物资**部草拟合同，提供专业技术支持；具有紧急物资实施采购的权力。
3. 负责物资出库手续的办理，以及领出物资的日常管理，最大限度的发挥物资的使用价值，严禁出现遗失、责任损坏、浪费等现象的发生。
4. 负责对本部门库房的日常管理，确保物资安全、帐实相符；负责对代销商品建立台帐，定时进行销售统计；提出对库房积压物资和过期物资处置意见。
5. 负责部门实物资产的日常管理、台帐维护及报表管理。
6. 接受公司物资管理部门的监督和检查。
第三章物资采购操作细则。
物资采购实行预算管理，财务部是区分预算内、外的决定部门。预算内物资的采购由事业部总经理审批后，物资**部实施采购；预算外（超预算）物资由使用部门向酒店公司总经理申请预算后，物资**部实施采购。
年度预算内物资：是指年初通过酒店公司批准的年度预算内包含的各类物资。
年度预算外物资：是指年度预算内不包含的物资和超出预算的各类物资。
月度计划内采购：是指物资使用部门根据下月物资使用计划，于本月25日之前将所需采购的物资明细上报酒店公司物资**部实施审核并执行的采购。
月度计划外采购：是指物资使用部门在月度计划内未包含的物资需求，需要经过相关部门领导审核批准后执行的采购。
特殊物资采购：是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。（例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资；各部门可直接向物资**部指定**商联系供货，由固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资**部采购员按月与**商核实结算）
紧急采购：是指月度计划外需求，并且情况紧急，必须立刻执行物资采购以保证公司的正常经营，同时，确保物资的采购金额不超过500元，种类不属于资产和员工福利劳保类物资的采购。
第一节物资采购管理办法。
1总则。1.1目的。
为了明确新奥集团艾力枫社酒店****（以下简称酒店公司）的采购管理体制，规范采购程序，使酒店公司的采购管理达到透明化、可控化、数据化，并最大程度的控制成本、提高效率、提升服务，特制定本办法。
1.2原则。
集中采购原则、计划采购原则、采购创收原则、成本控制原则、服务优先原则。
1.3执行方针。
酒店公司采购工作执行以下“五适”方针：以适当的价位，在适当的时间，从最适合的地点，购置适当品质及适当数量的物资。
1.4适用范围。
本办法适用于符合酒店公司所有非工程性物资的采购行为。
2管理体系及组织权责。
2.1 酒店公司物资采购的归口管理部门为物资**部。
2.2 酒店公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采购资料管理及**商关系管理四个方面。
2.3 采购管理执行根据物资专业分类相对集中的原则，打破部门物资分类的局限，真正实施集中、规模、专业化的采购。
2.4 各业务部门以及物资**部的组织权责如下表：
说明：上表中由各业务部门直接执行的紧急采购是指月计划外500元以下日常消耗及维修配件（资产类物资除外）的采购行为，这类物资的审批在一定程度上进行下放，并符合紧急采购的状况要求。
3职业要求及罚则。
3.1业务部门不得以化整为零的方式规避紧急采购的金额限制（500元）自行采购，否则采购行为无效，相关负责人承担责任。
3.2持续降低采购成本是采购行为的首要职责，酒店公司领导及物资**部主任应积极应用采购创收原则激励采购人员、提升其绩效。
3.3所有专职采购员不得以权利之便谋取任何私利，不得有任何导致采购成本上升、采购质量不佳的懈怠职责行为。
3.4严禁任何无权采购人员自行接洽**商，收取或使用非规定渠道采购的物资。
3.5严禁所有面客人员私自与**商互通、向客人推销而谋取私利。
3.6凡违反职业要求的，当事人及其主管领导承担损失，并处以通报批评、开除直至移交司法机关之责任。
4采购程序及规定。
4.1月度计划内物资采购的申请及审批程序。
4.1.1采购严格执行计划采购原则。
以月度计划申请为主，填报《月度计划内采购申请单》。原则上不发生计划外申购，遇到特殊情况，做特殊申请，财务部、物资**部对计划外采购有考核权，考核权重视具体工作情况和管理情况而定。
4.1.2每月25日（不包括25日）之前（如遇到国家法定假日，则提前进行），各部门应将部门负责人审批后月度采购计划报物资**部，其月度采购计划包括各部门所有的物资需求。
以上各部门月度采购计划经物资**部汇总后，按照职能要求履行审批手续如下：
部分物资。说明：属于新奥集团资产管理办法中规定的资产类物资，各部门更应提前作好月度计划，直接填写到“月度计划内采购申请表”，物资**部代各需求部门完成资产申购程序，各部门不需要再直接填写资产申购单。
4.2月度计划外物资采购的申请及审批程序。
4.2.1 各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，物资**部不代为各部门完成审批手续，需求部门自行填写《月度计划外采购申请单》，正常情况下的月度计划外物资采购的申请工作程序如下：
说明：以上工作程序中的阴影部分如不需要，可以省略直接进入下一工作程序。未列入月度采购计划的资产类物资，物资**部视为计划外采购项目，由需求部门自行完成审批手续，财务部、物资**部对其进行考核。
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