县档案馆档案安全工作情况汇报

按照市档案局《关于开展档案安全专项检查的通知》的要求，12月份，我局对照档案安全检查内容及评分表逐项进行了落实、完善，并认真进行了自查，自查评分为94分。现将有关情况汇报如下：

一、xx县史志档案局（馆）基本情况。

xx县史志档案局是2023年全县机构改革时由原县党史办、县志办、县档案局、县档案馆四个单位合并而成，局内现设有办公室、党史县志科、业务指导科、保护利用科四个科室，其中业务指导科在县政务服务中心办公，兼有“xx县现行文件服务中心”功能。另有“中共xx县地方史编辑部”、“xx县志办公室”、“xx县年鉴编辑部”三个临时机构。主要负责中**史征集、编纂、宣传的日常工作；负责续修《xx县志》的日常工作；负责监督指导本行政区域内机关、团体、企事业单位的档案工作，依法查处档案违法行为；负责收集和接收、保管本行政区域范围内对社会有保存价值的档案。

全局共有干部职工17人（其中**雇员2名），班子成员一正二副三名。

xx县档案馆成立于2023年12月。现馆建于2023年，建筑面积1820平方米，保存着1949—2023年全县党、政、群团机关的全部档案资料，以及部分明、清、**时期的档案。现有馆藏档案及资料20万余卷（册）。

馆藏档案中最早的有明朝嘉靖年间的《长沙府志》，清乾隆年间的《xx县志》，有清朝满、汉文字的《圣旨》和2023年（光绪三年）的《善化县志》原件20册等价值较高的档案资料。

二、档案安全工作开展情况。

（一）加强组织领导，着力制度建设。

安全工作无小事，档案安全更是至关重要，确保档案安全是档案局(馆)和档案工作者的天职。一直以来，我局(馆)领导班子一直都十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，成立了档案安全工作领导小组，明确由局长全面负责，分管副局长主抓，并将各项工作落实到人，健全了档案安全工作网络，保障了档案安全工作的顺利开展。按照档案安全工作的有关要求，我们及时清理登记了馆内的接收、利用、鉴定、查（借）阅、档案库房安全检查等十余项统计台账，建立健全了档案安全责任制、档案安全定期检查制度、档案实体安全管理制度等20多项制度，并严格实行档案安全隐患整改工作跟踪督办制度、重大档案安全事故逐级上报制度和责任追究制度，进一步完善了档案安全应急处置预案。

由于制度健全，狠抓落实，执行到位，因此我馆一直没有发生任何档案安全事故。

（二）夯实基础设施，改善保管条件。

一是档案馆库建设符合标准。县档案馆按照2023年《档案馆建筑设计规范》进行设计、建设，2023年建成，为钢筋混凝土结构的独立建筑，建筑面积1820平方米，共7层，一楼为局馆办公用房，共300平方米，二—六楼为库房，面积为1500平方米。库房顶层有隔热层，每层库房内均有封闭外廊，采取了保温隔热、防潮、防光、防尘、通风等措施。

办公用房、技术用房等功能性用房与库房严格分开，均符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

二是档案库房设施设备完好。为了加强档案的安全保管，全面推进档案馆内工作以及全县档案事业的发展，我局积极争取县委县**的重视与支持，近几年来共计投入资金70余万元，购置了集电动、手动、电脑控制于一体的智能型密集架24组计130立方米，安装了省档案局推荐的温湿度自控系统一套（有2个节点），添制了计算机6台、空调7台、去湿机2台、静电复印机1台、防磁柜1个、摄像机1台、消毒柜1个、目录柜4张、刻录机1台、扫描仪1台等现代化的设施设备，较好地满足了档案馆内当前工作的需要。目前所有设备状况良好，运行正常。

三是档案保管保护措施得力。为了保管保护好馆藏档案资料，县档案馆严格实行了“九防”措施：每层库房均安装了金属防盗门，以确保防盗；每层库房及走廊过道内放置了干粉灭火器、泡沫灭火器等消防设备，明确专人每天上班后对库房认真进行检查，下班前及时关好电源，以确保防火；库房位于位置较高的二—六层，七楼顶层有隔热层。

库房内无给排水设施，安装了温湿度自控系统，配备了2台去湿机、2台3p空调，并按照有关标准将库房温度控制在14—24℃之间，湿度控制在45—65%之间，从而实现了防水、防潮、防高温；2楼密集架每格内及其它档案柜内均放置了防虫防霉药，库房内备有消毒柜，及时对接收进馆的档案资料进行了杀菌消毒，以实现防虫、防霉、防鼠；库区内有环形封闭走廊，窗户面积小于墙面面积的1:10，并配有纱窗、窗帘，以确保防光、防尘、防污染。库房内东西向消防走道经常保持了畅通。

每年我们都邀请了省消防协会的教员来局里讲授消防安全知识的课程，档案工作人员更全面地了解了消防知识，掌握了灭火器材的性能和使用方法，安全工作意识得到明显增强。

四是档案保管保护经费有保障。档案保管保护费按照每卷2元的标准纳入县财政预算，全年合计40万元。每年县财政将5万元房屋维修费纳入预算，及早排除了一切不利于档案安全的隐患。

县委县**还特别重视音像档案收集保管工作，已明确将5万元的音像档案保管保护费纳入了每年财政预算范围。

（三）切实采取措施，加强库房管理。

为了加强库房安全管理，我们切实做到严把“三关”：一是严把库房“进出关”。建立了库房管理制度，对库房实行专人管理，明确规定除档案馆工作人员，其他人员都不允许进入库房。

二是严把库房“检查关”。建立并执行了档案馆库房检查登记制度，做到日常检查与定期全面清查相结合，有检查记录，对存在的问题进行了及时处理。档案馆明确一名专人每天对库房进行日常检查，法定节假日期间则安排1名局领导和1名干部职工专门值班，局领导每季度对档案库房安全、水电线路全面检查一遍，并不定期地进行抽查，发现安全隐患及时整改。

局领导班子多次在干部职工会议上强调安全工作的重要性，研究做好安全工作的方法，解决工作出现的问题，将隐患和问题消灭在萌芽状态，确保了档案馆各项工作的顺利开展。三是严把档案“质量关”。一方面，认真及时做好档案的接收进馆工作。

属于归档范围的文件材料，我们进行鉴定后及时接收进馆，2023年以来完成了各乡镇、县直机关各单位1984—2023年档案的鉴定移交工作（部分单位已移交至2023年），共接收文书档案3万多卷，并对全县改制企业的3万余册文书、会计档案进行了鉴定、整理和接收，将所有档案重新划分全宗号，科学分类。2009—2023年，我们集中人力对馆藏档案进行了一次全面检查，造册登记，对卷内文件目录、卷内文件是否一致以及缺失情况等进行了彻底清查和处理。另一方面，组织人员对破损、褪变档案进行了抢救。

根据清理过程中发现的档案破损、褪变等情况，集中组织人员进行了抢救。目前，县委、县**、县委组织部等90多个全宗内档案的抢救复制工作已基本结束，去年我们将征集进馆的珍贵档案《善化县志》送到省档案馆请专家进行裱糊、复制后收藏进馆。另外，我们还对征集进馆的房地产交易契约书6份进行了整理裱糊，对征集进馆的2本吴姓族谱、15本《红旗》杂志、22盒党史资料以及有关田汉的14件史料进行了整理装盒。

目前正在积极申请专项经费，拟将509件反映民风民俗的实物档案收藏进馆并进行整理抢救。此外，我们还严格执行档案查（借）阅制度，原则上一律不对外借阅档案，特殊情况下必须经局（馆）长批准并履行借阅手续。定期对馆藏档案缺失情况进行全面清查，对检查情况进行了登记，并有处理意见和结果。

2023年利用搬运档案上密集架的机会对所有档案的存放位置缺失情况进行了一次清理，共清查出缺失档案20余卷，均通过有关借阅手续追回。通过采取以上各项措施，有效地改善了馆藏档案的保管保护条件，确保了馆藏档案没有发生丢失、霉变现象。

（四）完善网络平台，确保信息安全。

随着信息化建设的日益发展，信息安全面临着严峻的考验。为进一步加强我局档案信息安全保密工作，堵塞网上泄密漏洞，我局进一步完善了《计算机网络安全制度》，着力加强了计算机信息安全的保密管理。2023年，斥资30万元开发建设的“xx县数字档案管理系统”在全县正式运行，全县20个乡镇、80多个县直机关均可通过政务网进入该系统，同时，xx县史志档案信息网也于2023年7月正式运行，实现了档案信息资源的共享。

为确保信息安全，我们将系统管理软件安装在县信息中心机房内的专用服务器上，设立了防火墙，安装了杀毒软件，并为每个县直机关和乡镇（乡镇）设立了用户名和密码，定期进行数据备份。局内每台计算机都安装了杀毒软件，利用计算机网络发布信息时，严格按照“谁主管谁负责”的原则，在网上对外发布信息，实行保密审批制度和登记制度。不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。

由于我县各乡镇（街道）、县直机关各单位已统一使用“xx县数字档案管理系统”，目前系统内案卷目录已有6万余条，卷内文件目录50多万条，归档文件目录20多万条，经数字化处理后上传的原文达2万多页，所以在查阅档案方面极为方便。根据档案公开的有关规定，对涉密不能公开的档案暂时没有进行上传。

三、存在的安全问题。

从此次安全工作自查的情况看，我馆档案安全工作还存在以下几个方面的安全问题：

1、设计落后，功能不足。由于县档案馆当时是按照老标准建造的，设计标准、功能用房、技术用房存在一定的不足，特别是近几年间，县档案馆陆续又接收了大批的实物、音像、**档案，随着馆藏档案种类的增多，档案库房的容量已达到饱和，不能再接收大批量的档案，至今仍有部分县直机关的到期应移交进馆的档案资料没有接收进馆。而且新建时安装的防火防盗报警系统由于技术原因等现在已不能使用。

2、电子文件保管工作起步较迟。我馆到现在为止所收集的电子文件数量不多，只有100多张光盘，因此还没有采取定期备份制度，也没有进行异质备份，但电子文件可读性状况良好。

3、档案信息化建设进展不快。由于现有档案馆面积较小，库房和办公场所都不能满足需要，因此无法进行大规模的档案数字化加工处理，导致目录数据库、原文数据库、多**数据库建设进展缓慢或者没有启动，给档案查阅利用带来了不便，也给档案安全保管保护带来了隐患。这项工作只能在新档案馆落成以后正式全面铺开。

通过此次档案安全自查，我们清醒地认识到我局（馆）在档案安全保管保护工作中存在诸多问题与不足。今后，我局将在市档案局的精心指导下，在县委县**的直接领导下，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，以档案安全保管保护为核心，以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的使命感和责任感，大力推进档案馆内各项业务工作发展与创新，为服务县域经济社会发展作出更大更多贡献而不懈努力。

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