第九章秘书工作管理。
教学目标：1、了解秘书工作管理的原则。
2、了解秘书工作过程管理的各项要领。
3、理解秘书工作成果的特殊性。
教学重点：1、秘书工作管理中的一般原则和人本原则。
2、秘书工作管理中的激励原则和能级原则。
3、秘书活动中的弹性分工与灵活调度。
教学难点：秘书工作管理中的一般原则和人本原则。
课时安排：4节。
第一节秘书工作管理的原则。
一、一般管理原则。
适用于各级各类组织。主要包括：
分工合作。有助于落实工作职责，提高工作效率，加强整体性。
权利和责任。二者互相联系，委与责任而不授予权利，是组织上的缺陷。
纪律。纪律是管理必不可上的。纪律应尽可能明确、公正。
统一命令。一个组织中的某一个人，只能接受一个上级的命令，否则秩序会被打乱，稳定难以维持。
统一指导。一个组织只能在一个领导和一个计划指导下协同力量，统一行动。
个人利益服从整体利益。
合理报酬。民主与集中。应根据单位规模、条件、领导人的素质、道德、品质，以及从属人员的可靠性等因素来确定。
等级链。建立关系明确的权威等级链结构，以保证上下沟通灵敏。
秩序。“人皆入位，人尽其职”。
工作稳定。人事应保持相对的稳定性，不断变动，影响工作顺利完成。
创新性。事业发展壮大、保持生机与活力的重要表现。
集体精神。保持团结、协作、融洽的关系。和谐。
二、人本原则。
对人要全面认识：生物人、社会人、职业人。对秘书活动的管理，要特别从秘书职业的特点出发，去认识、理解、尊重、体贴、关心、爱护、帮助秘书这种“职业人”。
三、能级原则。
骏马能历险，耕田不如牛；坚车能负重，渡河不若舟。”应知人善任，任人唯贤；人尽其才，用人所长。
四、激励原则。
运用多种管理手段，启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性。运用好物质和精神两大激励因素。
第二节秘书工作的过程管理。
秘书机构内的科学管理，是保证秘书部门的工作和组织机构的同步运转，充分发挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设， 积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质和秘书部门的工作效率的保证。
一、秘书活动的弹性分工与灵活调度。
在一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和秘书个人专长，进行合理分工，做到职责明确，各司其职。在突击任务时，则要强调机动性，加强配合，发挥整体功能。
二、为领导群体服务的周密安排。
一个组织内部，所有领导人的工作都需要秘书人员协助和提供服务。这种情况，就要求秘书活动要适应整个领导集团的工作需要，适应领导群体的多重需要。对秘书活动的计划和指挥既要突出重点，也要周密地考虑全面工作。
三、对常规性工作和突击工作的合理部署。
在正常情况下，秘书活动需要有长期的计划和稳定的部署，使秘书活动一环套一环地按常规运行。在突击性任务到来之际，秘书部门主管在调动主要力量，保证突击工作任务的同时，还要分配一定的力量，坚持常规性工作，以保持常规性工作的连续性和组织整体的正常运转。
四、掌握秘书工作有张有驰的工作节奏。
秘书部门的工作任务繁重，一年四季很少有空闲工夫。这就要求在秘书活动的计划和指挥过程中，把握好有张有驰的工作节奏，防止造成紧张时日夜加班，轻松是无事可干，时而超负荷运转，时而疲沓松懈，突击任务到来时被动地“打疲劳战”，较宽松时又一味地坐等任务的现象。
五、秘书工作的监督与控制。
组织领导不仅要以阻止普通成员的规范来制约秘书人员的行为，而且要根据秘书职能活动的特点，对秘书人员的职业行为进行监控。科学的监控机制是有效管理的重要环节，也是提高秘书工作效率的必要条件。
一）秘书活动范围的弹性控制。
二）秘书活动效率的定性监控。
三）秘书工作目标的考核监控。
秘书人员职责目标及考核参数（百分制）
办公室主任职责目标及考核参数（百分制）
小资料：办公室主任的工作艺术：
一、对自己定位要准。
1、过平平淡淡的生活。
2、处平平静静的心态。
3、干平平凡凡的工作。
4、留清请白白的名声。
二、对各方面协调要巧。
三、对落实抓住不放。
四、对环境保持清醒。
第三节秘书工作成果的认定和管理。
一、影响秘书成果因素的多元性。
个人因素：素质、作风、技术水平、责任感等；人际关系因素：信任度、和谐度、组织状况、社会环境等。
二、秘书成果测点的特殊性。
领导者对秘书辅助的满意程度作为测定标准。
三、秘书获取工作成果途径的特殊性。
参谋建议、协助管理、事务服务三个途径。
案例：上至领导下至办公室打字员都说秘书老张贡献大。老张和其他秘书一样，翻阅文件，校对文稿，抄抄写写，见领导有空就上前交谈几句。
刚上班的秘书小陈看不出老张有何不平凡之举。就问办公室主任。办公室主任笑着说：
他的贡献在于平凡中的不平凡，细小事务中的强烈责任感。他核稿，领导放心，小到标点，大到观点绝对不会有错；他撰稿，材料真、内容实，既合领导意图，又合方针政策，不需领导动笔修改；他发现疏漏失误，立即找机会提醒领导人，领导感到有他在身边放心，能少犯错误；他帮同事，总是不露形迹地稍加指点，从不卖弄自己的才干，同事们称他为活字典…… 他不为名利，多次谢绝提升；他甘居幕后，乐做无名英雄。
分析：秘书的成果包含在对领导的公务辅助与服务当中。老张的精神十分感人。我们表示由衷的敬意。
案例分析：一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的**商给他寄了一封非常无礼的来信。他让秘书记卢自己口述的回信：
我没想到会收到你这样的来信，尽管我们之间的一切已有那么长时间的往来，但是到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！
信的内容大致是这样。老板命令秘书立即将信打印寄走。
对于老板的命令，秘书现在有以下四种行为：
a “好，我马上就办！”说完，秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。
b 如果将信寄走，对公司和老板本人都十分不利。秘书向到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板说：“老板，这封信不能发，别发算了！”
c 秘书不仅没有退下去，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己没有一点值得反省的地方吗？”
d 当天快下班的时候，秘书将打印出来的信送到已经心平气和的老板：“老板，可以将信寄走了吗？”
作为秘书你认为以上四种行为，哪中行为最正确，哪种行为最恶劣？为什么？
思考练习：一、重点练习。
1、一般管理原则包括哪些内容？
2、何谓人本原则？
3、何谓能级原则？
4、何谓激励原则？
5、秘书如何处理常规工作与突击工作？
6、如何理解和处理秘书工作成果的特殊性？
二、思考。1、秘书如何做好为领导群体服务？
2、如何对秘书活动分为进行弹性控制？
3、如何对秘书活动效率进行定性监控？
三、案例分析。
上至领导下至办公室打字员都说秘书老张贡献大。老张和其他秘书一样，翻阅文件，校对文稿，抄抄写写，见领导有空就上前交谈几句。刚上班的秘书小陈看不出老张有何不平凡之举。
就问办公室主任。办公室主任笑着说：他的贡献在于平凡中的不平凡，细小事务中的强烈责任感。
他核稿，领导放心，小到标点，大到观点绝对不会有错；他撰稿，材料真、内容实，既合领导意图，又合方针政策，不需领导动笔修改；他发现疏漏失误，立即找机会提醒领导人，领导感到有他在身边放心，能少犯错误；他帮同事，总是不露形迹地稍加指点，从不卖弄自己的才干，同事们称他为活字典…… 他不为名利，多次谢绝提升；他甘居幕后，乐做无名英雄。
秘书老张友和可贵之处？你若担任秘书，怎样向他学习？
四、实践能力训练。
你若作为办公室主任，在突击完成会务筹备工作的同时又要保持办公室运转的情况下，如何安排办公室内的5位秘书的工作？
秘书工作内容
文秘的职能 文秘是一种职务名称，还是一种社会职业，其主要职能作用是助手 参谋。举个日常工作的例子。早上来了之后会先简单的把老板的办公室打扫一下。然后给老板泡半杯茶。把空调打开降低屋里的温度。等他来的时候再把茶杯倒满，让他可以喝到温茶。九点上班 1.上通下达，下情上报，分流 信件等。2.接待来访客人。...
人事秘书工作内容
秘书人员的职业定义是 从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事务，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。一 商务沟通。一 接待工作。1.全方面的收集来宾资料，为来宾接待工作做好准备 2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案 3.做好迎...
教学秘书工作职责
教学秘书行政上由学院院长 分管副院长领导，在业务上接受教务处的指导，是各院日常教学活动的组织者和管理者。其主要职责是 一 学籍管理。办理学生升 休 复 退 转学和留 降 级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况。二 教学管理。1 协助教学负责人组织安排日常教学方面的事务性工作，负责教学方面相关会议的...