2、记录指令
对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己看，所以记录可灵活简洁一些，如使用些缩写或符号；如果过于专注于写笔记本身，就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时，要注意以下几点：
a、要准确写出要点。
b、不要照搬口头用语，应高度概括成有文章特点的语句。
c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。
d、根据需要可做些省略和简化。考试用书
2、服从指令
上司在对秘书作指示时，有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当面顶撞。如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一种职业自杀行为，因为秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。
为了工作需要，上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母亲从外地来探望儿子，但上司又要主持一个重要的会议，他只好让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情，有些秘书就会嘟起嘴，显得很不情愿。
这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你，那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受，并做到让他满意。事实上，对于秘书来说，“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。
六、请示与汇报工作
1、请示的方法
秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：
a、上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；按5w1h原则作重点记录。
5w1h原则是：
什么时候？（when）
什么地方？（where）
是谁？（who）
结果是什么？（what）
为什么？（why）
过程如何？（how）
b、如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了之后再问。
c、对于上司指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请上司确认。
d、对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说出来给上司作参考。
e、如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。
秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。
2、汇报的方法
秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。
在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：
a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；
b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；
c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；
d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。
e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用**信寄走了”就可以了。
f、汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。
下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子：
“关于上海分公司召开营销工作会议的事，我在给您的报告里己简单写明了；作为重点，主要是这么两点，一是我公司的新产品展示会，将在上海和杭州举行；再一点就是商品的电视广告制作，我公司决定由天地广告公司负责，经费问题由他们先提出预算，他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题，我己在报告中作了说明，请您指示。”
有很多人有这样一种毛病，在向上司汇报时，喜欢把汇报内容的各种背景扯进来，而且背景又有背景，前300年后500年，以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实，你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情，所以，几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅”。
怎样才能做到言简意赅呢？其实，只要坚持“5w1h”原则，即可。如果让上司明白了以上几条，汇报也就可以了。
假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下，那你才可以在最后作些补充说明。
在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到越好，这样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题，多出选择题。比如，上司在与客户谈判时，另一个客户来**，要求更改合同条款，并尽快给予答复。
改还是不改，如果改，那又怎么改，当你把这个问题汇报给上司时，就不能让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难；如果你让上司做选择题“合同改还是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情来得很突然，上司也可能犹豫不决，他有可能会来征询你的看法，所以，“改还是不改”，你一定要准备好自己的答案，给上司做参考。
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